Технології та їхній вплив на наш звичний стиль роботи постійно змінюються.
Не дивно, що 58% працівників у Сполучених Штатах Америки, а це приблизно 92 мільйони людей, мають можливість працювати віддалено на умовах неповної або повної зайнятості. Або що, згідно з тим самим дослідженням, гнучкий графік роботи є одним із трьох головних чинників мотивації фахівців до пошуку нової роботи.
Але коли ми все більше віддаляємося від колег, проводячи менше часу разом, що відбувається з креативністю та співпрацею? Чи справді ви можете відтворити ту саму іскру, дивлячись у веб-камеру з домашнього офісу?
Коротше кажучи — так. Фактично, гібридна робота дозволила інструментам командної співпраці швидко розвиватися та вдосконалюватися, щоб задовольнити зростаючий попит.
Отже, як сприяти співпраці в нову, цифрову епоху розрізнених процесів? У цьому посібнику ми пояснимо все, що вам потрібно знати про інструменти для співпраці, такі як Dropbox Paper, а також надамо практичні поради, які можна спробувати разом із вашою командою вже сьогодні.
Перш ніж ми перейдемо до цього, почнемо з основ — що ж таке спільна робота над документами?
Що ж таке спільна робота над документами?
Спільна робота над документами являє собою систему спільного доступу учасників команди до сумісного створення та редагування документів. До спільних документів належать:
- Календарі
- електронні таблиці;
- Списки завдань
- Нотатки до наради
- Мозкові штурми
- Частини вмісту, такі як проєкти статей
Хмарна платформа для спільної роботи над документами, як‑от Google Docs або Dropbox Paper, допомагає оптимізувати керування проєктами для віддалених команд.
Замість трудомісткого процесу редагування та обміну документами через електронні листи або месенджери, ви можете спільно редагувати, призначати завдання та коментувати один документ разом з усіма своїми колегами.
Інструмент керування документами, як‑от Trello, або хмарне сховище Dropbox, поліпшує цей досвід, надаючи всій вашій команді централізовану базу знань для доступу до документів і спільної роботи над ними.
Навіщо співпрацювати над документами?
У багатьох сучасних компаніях, де гібридна та віддалена робота стають дедалі поширенішими, переважно цифровий робочий простір означає акцент на продуктивності та ефективності. У рамках цього програмне забезпечення для співпраці з документами допомагає командам легко обмінюватися документами для командного внеску, оптимізувати свої робочі навантаження та досягати найкращих результатів.
Існує чимало причин, чому спільна робота з документами може покращити робочий процес вашої команди. Ось їх приклади:
- Надання можливості розподіленим або віддаленим командам встановлювати зв'язок та інтегруватися
- Поліпшений обмін знаннями та спілкування між учасниками команди
- Командна співпраця над проєктними документами може підвищити залученість команди
- Краща організація та керування завданнями. Вам не доведеться прокручувати довгий ланцюжок електронної пошти, щоб знайти потрібний документ або поєднати кілька версій документа в один файл!
- Digital-first зменшує паперовий документообіг і полегшує обмін файлами в різних форматах і на будь-яких пристроях
Більш розширені функції дозволяють автоматично зберігати та відстежувати зміни, а також контролювати оновлення документів у режимі реального часу за допомогою історії версій та керування ними, що полегшує виявлення помилок та повернення до попередньої версії документа.
Заохочення спільного редагування документів у вашій команді
Залежно від характеру вашого бізнесу, можливості для співпраці безмежні. Працювати в творчій команді? Використовуйте спільний документ, щоб обговорювати ідеї, обмінюватися ними та розвивати їх. Працюєте в галузі, де деталі та точність мають першорядне значення? Використовуйте інструменти для співпраці, щоб перевіряти роботу один одного в рамках процесу контролю якості.
Хоча використання інструментів для співпраці є широким, існує кілька поширених способів інтеграції співпраці в будь-яку командну структуру, наприклад:
- Покращте свій робочий процес зворотного зв'язку — включіть сесії контролю якості та рецензування робіт один одного у свій процес, залишаючи коментарі та анотації до документів, де це необхідно.
- Ефективно керуйте проектами — призначайте завдання один одному, щоб деталі проектної роботи не губилися під час перекладу
Слідкуйте за всіма процесами за допомогою централізованих файлів проєкту — створюйте «живі» документи, такі як часові рамки та календарі контенту, щоб кожен член команди знав, що він робить і коли.
Використання засобів співпраці
Завдяки хмарним технологіям зберігання даних засоби співпраці стають повсюдними.
Ось, наприклад, три найвідоміші програми для спільної роботи з текстами:
- Dropbox Paper. Простий, практичний текстовий редактор без зайвої метушні
- Документи Google. Частина екосистеми Google Workspace
- Microsoft Word. Частина екосистеми Microsoft Office 365
Для команд, які працюють із кількома програмами, постійне перемикання між екосистемами може негативно позначитися на робочому процесі та загальній продуктивності.
Хіба не було б чудово, якби існував спосіб об'єднати кілька екосистем, щоб можна було співпрацювати над документами незалежно від того, в якому форматі вони створені?
Саме це дає змогу робити хмарне сховище Dropbox.
Незалежно від того, чи ви працюєте над документом Word, документом Google чи файлом у Dropbox Paper, увесь цей вміст можна створити та зберегти в Dropbox.
Усі ваші файли, нарешті, в одному місці.
На що слід звернути увагу в інструментах для роботи над документами
Тепер, коли ми розглянули деякі з найпоширеніших засобів спільної роботи, як дізнатися, який із них відповідатиме саме вашим потребам?
Точні функції співпраці, необхідні вашій команді, залежатимуть від низки факторів, зокрема від типу документів, над якими ви працюєте, вимог вашого проекту та ваших пріоритетів.
Незалежно від ваших конкретних потреб, варто врахувати та перевірити деякі фундаментальні характеристики співпраці:
- Автозбереження. Після закриття документа зміни не втрачаються
- Зручність у використанні. Вам дійсно потрібні розширені опції, чи вони лише створять плутанину та неузгодженість?
- Можливість вбудовувати та перетягувати різні медіафайли, такі як зображення, відео та GIF-файли, у документ
- Централізована бібліотека вмісту, що дає змогу кожному учаснику команди легко знайти потрібний для роботи документ
- Шаблони, що налаштовуються
- Сповіщення, щоб попередити учасників команди про нову діяльність над документом, яка потребує їхньої участі чи обізнаності
- Оновлення в режимі реального часу
- Журнал версій та керування
- Керування дозволами користувачів і файлів
- Доступ як із мобільних пристроїв, так і з комп'ютерів із програмами для пристроїв iOS та Android
- Безпека
- Синхронізація між користувачами та пристроями
- Додаткові можливості співпраці, як‑от можливість @згадувати або призначати завдання учасникам команди
Спільна робота над контентом та редагування документів у Dropbox Paper дозволяють вам ділитися всіма типами контенту — від таблиць, анімованих GIF-файлів, емодзі та файлів до кліпів SoundCloud та посилань на YouTube — з членами вашої команди лише в одному документі.
Узгодьте роботу команди
Треба зрозуміти одну річ: співпраця на робочому місці має важливе значення, але не менш важливо мати правильні інструменти. Завдяки Dropbox ваша команда має єдиний простір для будь‑якої співпраці над вмістом.
Гнучкість Paper може допомогти вашій команді пройти кожен етап процесу спільної роботи з документами. Можливості Paper для спільної роботи та редагування документів дозволяють вам ділитися всіма типами контенту з колегами та співробітниками лише в одному документі.
