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技术及其对我们工作习惯的影响不断变化。
58% 的美国上班族（约 9200 万人）能够远程兼职或全职工作也就不足为奇了。据同一项研究，灵活的工作安排是专业人士寻找新工作的三大动力之一，这也很自然。
但随着我们与同事之间的距离越来越远，彼此相处的时间越来越少，创造力和协作会发生什么变化呢？当你从家庭办公室盯着网络摄像头时，你真的能重现同样的火花吗？
简而言之——是的。事实上，混合工作方式使得团队协作工具能够快速发展和改进，以满足日益增长的需求。
那么，如何在新的数字化时代促进协作呢？在本指南中，我们将解释您需要了解的有关 Dropbox Paper 等协作工具的所有信息，以及可与您的团队一起尝试的可行技巧。
在深入探讨这个问题之前，让我们先从基础知识开始——文档协作到底是什么？
什么是文档协作？
文档协作是指团队成员共同供稿和编辑文档的共享访问系统。协作文档类型包括：
Google Docs 或 Dropbox Paper 等基于云的文档协作平台有助于简化远程团队的项目管理。
您可以与所有合作者共同编辑、分配任务和注释单个文档，而不必通过电子邮件链或消息应用程序来回编辑和共享文档的耗时过程。
Trello 等文档管理工具或 Dropbox 中的云存储空间可以为整个团队提供集中的知识库以访问文档进行协作，从而增强这种体验。
为什么要协作处理文档？
在许多现代企业中，混合和远程工作变得越来越普遍，主要的数字化工作空间意味着强调生产力和效率。在此范围内，文档协作软件可帮助团队轻松共享文档以供团队输入，简化他们的工作量并产生最佳工作成果
文档协作可改善团队工作流程的原因有很多。一些示例包括：
- 使分散式或远程团队能够互联和整合
- 改善团队成员间的知识共享与沟通
- 项目文档中的团队协作可提高团队参与度
- 组织和任务管理更佳—您无需滚动浏览长长的电子邮件链即可找到正确的文档，或将文档的多个版本合并到单个文件中！
- 数字优先策略减少了书面记录，使在不同设备上共享不同格式的文件更容易
更高级的功能允许您自动保存和跟踪更改，并通过版本历史记录和控制监控实时文档更新 - 这使得更容易发现错误或错误并回滚到文档的先前版本
鼓励团队协作编辑文档
根据您的业务性质，合作的可能性是无限的。在创意团队工作？使用共享文档来讨论想法、交换想法并在此基础上进行构建。在细节和准确性至关重要的领域工作？作为 QA 流程的一部分，使用协作工具检查彼此的工作。
虽然协作工具的用途非常广泛，但有几种常见的方法可以将协作集成到任何团队设置中，例如：
- 改进您的反馈工作流程——将 QA 和彼此工作的审查会议纳入您的流程，并在必要时在文档上留下评论和注释
- 高效管理项目——相互分配任务，避免项目工作细节在翻译中丢失
通过中央项目文件让每个人都步入正轨——创建“动态”文档，例如时间表和内容日历，以便每个团队成员都知道自己在做什么以及何时做
可供使用的协作工具
得益于云存储技术，协作工具正变得无处不在。
例如，以下是三个最著名的协作文字处理应用程序：
- Dropbox Paper—简单、实用的文字处理，告别慌乱
- Google Docs—Google Workspace 生态系统的一部分
- Microsoft Word—Microsoft Office 365 生态系统的一部分
对于跨多个应用工作的团队而言，生态系统之间的不断跳跃可能会破坏工作流程和整体生产力。
如果有一种方法可以将多个生态系统整合在一起，这样无论文档是用什么创建的，您都可以进行协作，这不是很好吗？
碰巧的是，Dropbox 云存储刚好能够让您做到这一点。
无论您是协作处理 Word 文档、Google 文档还是 Dropbox Paper 中的文档，它们均可在 Dropbox 中创建和存储。
您所有的文件终于都集中到一个地方了。
对文档协作工具的期望
现在我们已了解一些值得考虑的常见协作工具，您如何得知哪一款适合您的需求？
您的团队所需的确切协作功能将取决于一系列因素，包括您处理的文档类型、您的项目要求和您的优先事项。
无论您的具体需求是什么，一些协作的基本功能都值得考虑和检查：
- 自动保存—因此关闭文档时不会丢失任何更改
- 易用性—您真的需要高级选项，还是它们只会造成混乱和不一致？
- 能够将不同的媒体（例如图像、视频和 GIF）嵌入并拖放到文档中
- 集中式内容库，使每位团队成员均可轻松找到待处理的正确文档
- 可定制模板
- 通知，提醒团队成员需要提供意见或了解的文档新活动
- 实时更新
- 版本历史记录和控制
- 用户和文件权限控制
- 从移动设备和桌面进行访问，以及使用 iOS 和 Android 应用进行访问的可行性
- 安全
- 跨用户和设备同步
- 其他协作特性，例如 @提及或向团队成员分配任务的能力
Dropbox Paper 的内容协作和文档编辑功能让您可以在一个文档中与团队成员共享所有类型的内容 - 从表格、动画 GIF、表情符号和文件到 SoundCloud 剪辑和 YouTube 链接。
保持同步
让我们明确一点：协作在工作场所至关重要，但拥有合适的工具也同样重要。使用 Dropbox，您的团队可以在单一空间内满足所有内容协作需求。
Paper 的灵活性可以指导您的团队完成文档协作过程的每一步。Paper 的文档协作和编辑功能让您可以在一个文档中与同事和合作者共享所有类型的内容。
