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科技不斷變化，科技對工作習慣的影響也是如此。
美國有 58% 的就業者 (約 9,200 萬人) 能採取遠端工作 (無論全職或兼職)，這種情形算是在意料之中。同一份研究顯示，能否彈性安排工作，是專業人士尋找新工作時的三大動機之一。
但隨著我們與同事之間的距離越來越遠，彼此相處的時間越來越少，創造力和協作會發生什麼變化呢？當你從家庭辦公室盯著網路攝影機時，你真的能重現同樣的火花嗎？
簡而言之——是的。事實上，混合工作方式使得團隊協作工具能夠快速發展和改進，以滿足日益增長的需求。
那麼，如何在新的數位時代促進協作呢？在本指南中，我們將解釋您需要了解的有關 Dropbox Paper 等協作工具的所有信息，以及可與您的團隊一起嘗試的可行技巧。
在深入探討這個問題之前，讓我們先從基礎知識開始──文件協作到底是什麼？
文件協作是什麼？
所謂文件協作，是指團隊成員共同撰寫和編輯文件的共享存取機制。協作文件類型包括：
雲端文件協作平台 (例如 Google 文件或 Dropbox Paper) 有助於簡化遠端工作團隊的專案管理作業。
您可以與所有合作者共同編輯、指派任務和註釋單一文檔，而不必透過電子郵件鏈或訊息應用程式來回編輯和共享文檔的耗時過程。
無論是 Trello 這類文件管理工具，或是 Dropbox 的雲端儲存空間，都能為整個工作團隊提供集中式的知識庫，以便存取文件彼此協作，進而強化文件協作的體驗。
為什麼需要文件協作？
在許多現代企業中，混合和遠距工作變得越來越普遍，主要的數位化工作空間意味著強調生產力和效率。在此範圍內，文件協作軟體可協助團隊輕鬆共用文件以供團隊輸入，簡化他們的工作量並產生最佳工作成果
文件協作能改善團隊工作流程有有很多原因，例如：
- 讓分散式或遠端工作團隊得以彼此聯繫與整合。
- 改善團隊成員之間的知識共享與溝通。
- 團隊協作處理專案文件，有助於提高團隊參與度。
- 規劃安排與工作項目管理作業更加完善，想要找到正確的文件時，不必在一長串電子郵件之中翻找，或者也可以將多個版本的文件整合成一個檔案。
- 採取數位形式優先的措施，有助於減少紙本記錄，也更容易在不同裝置上共享不同格式的檔案。
更高級的功能可讓您自動儲存和追蹤更改，並透過版本歷史記錄和控制監控即時文件更新 - 這使得更容易發現錯誤或錯誤並回滾到文件的先前版本
鼓勵工作團隊採用協作文件編輯
根據您的業務性質，合作的可能性是無限的。在創意團隊工作？使用共享文件來討論想法、交換想法並在此基礎上進行建構。在細節和準確性至關重要的領域工作？作為 QA 流程的一部分，使用協作工具檢查彼此的工作。
雖然協作工具的用途非常廣泛，但有幾種常見的方法可以將協作整合到任何團隊設定中，例如：
- 改進您的回饋工作流程—將 QA 和彼此工作的審查會議納入您的流程，並在必要時在文件上留下評論和註釋
- 高效管理專案－相互分配任務，避免專案工作細節在翻譯中遺失
透過中央專案文件讓每個人都步入正軌——創建「動態」文檔，例如時間表和內容日曆，以便每個團隊成員都知道自己在做什麼以及何時做
可用的協作工具
多虧雲端儲存技術，協作工具的運用變得相當普及。
例如，以下是三個最著名的協作文字處理應用程式：
- Dropbox Paper：簡單實用、毫不費力的文字處理工具
- Google 文件：屬於 Google Workspace 生態系統
- Microsoft Word：屬於 Microsoft Office 365 生態系統
如果工作團隊在工作時需要使用到多個應用程式，在不同生態系統之間來回切換，可能導致工作流程中斷並降低整體生產力。
如果有一種方法可以將多個生態系統整合在一起，這樣無論文件是用什麼創建的，您都可以進行協作，這不是很好嗎？
Dropbox 雲端儲存空間就能在此派上用場。
無論所要協作的是 Word 文件、Google 文件 或是 Dropbox Paper 的檔案，都能在 Dropbox 中建立和儲存所有內容。
您所有的文件終於都集中到一個地方了。
文件協作工具的考量要點
既然已經探討了一些值得考慮的常見協作工具，接下來又該如何判斷哪項工具符合自己的需求？
您的團隊所需的確切協作功能將取決於一系列因素，包括您處理的文件類型、您的專案要求和您的優先事項。
無論您的具體需求是什麼，一些協作的基本功能都值得考慮和檢查：
- 自動儲存：不必擔心文件關閉時遺失任何變更
- 容易使用：真的需要用到進階選項嗎，太多功能會不會只是導致混亂和不一致？
- 能夠將不同的媒體（例如圖像、視訊和 GIF）嵌入並拖放到文件中
- 集中式內容庫：讓每位團隊成員輕鬆找出要處理的正確文件
- 可自行設計的範本
- 通知功能：文件上有新活動需要團隊成員提供內容或留意時，向成員傳送通知
- 即時更新
- 版本紀錄與版本控制
- 使用者與檔案使用權限控制
- 針對行動裝置與桌上型電腦的存取能力，提供 iOS 和 Android 裝置適用的應用程式
- 安全性
- 跨使用者和裝置的同步功能
- 其他協作功能，例如可用 @ 符號提及他人或指派工作項目給團隊成員
Dropbox Paper 的內容協作和文件編輯功能讓您可以在一個文件中與團隊成員共享所有類型的內容 - 從表格、動畫 GIF、表情符號和文件到 SoundCloud 剪輯和 YouTube 連結。
掌握一致進度
首先要釐清一個觀念：協作在工作環境中至關重要，但挑選正確工具也舉足輕重。Dropbox 可提供單一空間，滿足工作團隊內容協作需求。
Paper 的靈活性可以引導您的團隊完成文件協作流程的每一步。Paper 的文件協作和編輯功能讓您可以在一個文件中與同事和合作者分享所有類型的內容。
