Opret et organiseret teamområde

Konfigurer mapper for at hjælpe alle med at finde det, de leder efter. Denne vejledning indeholder bedste praksis og et par eksempler, så du kan oprette et enkelt, organiseret sted til dit teams filer.

Lær mere om, hvordan dit team fungerer

Før du begynder at oprette mapper, skal du bruge lidt tid til at forstå dit teams arbejdsgange. Oprettelsen en skalerbar struktur og navngivningsmetode til dit team betyder mindre vedligehold senere hen. Overvej:

  • Arbejder dine brugere generelt alene eller i teams?
  • Bliver hver fil arbejdet på af en enkeltperson, eller bidrager flere personer enkelt fil?
  • Forventer du, at filerne deles udenfor dit Dropbox Business team ofte?
  • Hvis Dropbox erstatter et eksisterende system, vil du kopiere den pågældende mappestruktur?
  • Hvordan foretrækker forskellige afdelinger at gruppere deres filer?

Konfigurerer grupper for at gøre det lettere at dele

Grupper lader dig dele mapper med forhåndsvalgte personer på et øjeblik. Konfigurer en gruppe til enhver afdeling, hvis medlemmerne regelmæssigt deler filer med hinanden. Grupper tillader dig hurtigt at dele mapper med en ny afdeling i stedet for at skulle invitere medlemmer ét ad gangen. Efterhånden som nye personer deltager og tilføjes til gruppen, så får de automatisk adgang til afdelingens delte filer.

Opret nyt mapper i dit teamområde delt med Business Development gruppen

Organiser med standardiserede mappenavne

Når du har oprettet din struktur og grupper, skal du kommunikere med dit team om, hvordan filer og mapper skal navngives. Etablering af en effektiv navngivningsmetode gør det nemmere for alle at finde, hvad de har brug for, især når antallet af filer i dit teamområde vokser.Her er et par tips:

  • Månedlige mapper skal navngives i formatet ÅÅÅÅ-MM, så de vises i kronologisk rækkefølge.
  • Hvis du organiserer efter kunder, og din virksomhed bruger klientkoder, kan det hjælpe folk at sætte et fortegn ud for hver klients mappens navn med deres kode, så folk ved, hvad de har behov for.
Klik i Marketing undermappen, omdøb den øverste mappe til Design og træk to filer ind i den

Administrer hvem, der kan se hvad

Mapper oprettet i dit teamområde er synlige for alle i teamet, men det betyder ikke, at alle kan tilgå dem. Fra administrationspanelet kan administratorer tilføje og slette personer og grupper fra mapper og vælge, om mapper kun kan redigeres eller vises.

Klik Administrer for at se, hvem der har adgang til en mappe og tilføj medlemmer, som har adgang til at se eller redigere mappen

Brug mapper til at styre adgangen

Blå mappe med bygningsikon

Teammappe

Denne deles automatisk med hele dit team, men du kan styre, hvem der har adgang til at redigere eller vise og også dele med personer udenfor dit team.

Blå mappe med minusikon

Begrænset mappe

Denne oprettes når du inviterer specifikke personer eller grupper til en mappe indenfor dit teamområde. Kun personer eller grupper, som du tildeler adgang kan vise eller redigere dette indhold.

Lilla mappe med personikon

Teammedlemmappe

​​Hvert teammedlem har en mappe med indhold, der er privat som standard. De er navngivet efter brugerne, og brugere kan vælge at dele filer og mapper heri.

Blå mappe med ikon med to personer

Delt mappe

Denne lader brugere dele indhold i deres teammedlem mappe. Når de inviteres, kan brugere tilføje denne til deres medlemsmappe for at holde det privat eller til en holdmappe for at holde andre opdaterede.

Vedligehold dit teamområde

Når du har inviteret teammedlemmer, og de tilføjer indhold til teamområder, er der her nogle tips, så I kan forblive organiseret:

  • Flyt færdige projekter til arkivmapper. Brug derefter Dropbox Smart Sync til at markere disse som "Kun Online" og frigør plads på teammedlemmernes harddiske.
  • Administratorer kan logge ind som et teammedlem for at få adgang til tilladelser for alle mapper, som brugeren har delt.
  • Opdater gruppemedlemskab, når folk flytter til forskellige hold.
  • Tilbagekald adgang til virksomhedsdata ved at suspendere eller slette  teammedlemmer, der har forladt virksomheden. 
Fremhæv flere filer og vælg Smart Sync > kun online, så de ikke optager plads på den lokale harddisk

Her er et eksempel:

Her er en mappestruktur inspireret af eksempler delt af Dropbox Business kunder. Blå personikoner er medlemmer af teamet, mens gå personikoner er eksterne medlemmer.

Mappehierarki til hele virksomheden med mapper organiseret efter afdeling, klienter og projekter og som viser, hvem der har adgang til hvad