Leitfaden zur Ordnerstruktur in Dropbox Business

Richten Sie in Ihrem Teambereich Ordner ein, um Ihre Inhalte so zu organisieren, dass sie für alle leicht zu finden sind.

Finden Sie heraus, wie Ihr Team arbeitet

Bevor Sie anfangen, Ordner zu erstellen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, die Arbeitsabläufe Ihres Teams zu verstehen. Wenn Sie Ihrem Team von Anfang an eine skalierbare Struktur und Benennungsregeln geben, haben Sie später weniger Arbeit mit der Pflege des Systems. Stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Arbeiten Ihre Nutzer eher allein oder im Team?
  • Werden Dateien nur von einzelnen Personen bearbeitet oder tragen mehrere Mitarbeiter dazu bei?
  • Gehen Sie davon aus, dass Dateien häufig auch außerhalb Ihres Dropbox Business-Teams freigegeben werden?
  • Falls Sie ein vorhandenes System durch Dropbox ersetzen: Möchten Sie die bisherige Ordnerstruktur übernehmen?
  • Wie gruppieren die unterschiedlichen Abteilungen ihre Dateien am liebsten?

Vereinfachen Sie die Freigabe mithilfe von Gruppen

Mithilfe von Gruppen können Sie Ordner sofort für eine vordefinierte Personengruppe freigeben. Richten Sie für jede Abteilung, deren Mitarbeiter regelmäßig Dateien füreinander freigeben, eine eigene Gruppe ein. Dann können Sie Ordner leicht für die abteilungsweite Gruppe freigeben, statt Nutzer einzeln einzuladen. Neue Mitarbeiter können einfach zu Gruppen hinzugefügt werden und erhalten dann automatisch Zugriff auf die freigegebenen Ordner ihrer Abteilungen.

Erstellen eines neuen Ordners im Teambereich, der für die Business Development-Gruppe freigegeben ist

Verwenden Sie Standard-Ordnernamen für die Organisation

Wenn Sie die Struktur eingerichtet und Gruppen erstellt haben, sprechen Sie mit Ihrem Team über die Benennung von Dateien und Ordnern. Einheitliche Benennungsregeln helfen Ihren Mitarbeitern, die benötigten Dateien schnell zu finden, auch wenn Ihr Teambereich sich immer mehr füllt. Ein paar Tipps dazu:

  • Benennen Sie Monatsordner im Format JJJJ-MM, damit sie in chronologischer Reihenfolge erscheinen.
  • Wenn Sie Ihre Ordner nach Kunden strukturieren und Ihr Unternehmen für jeden Kunden einen Code verwendet, setzen Sie diesen Code an den Anfang des Kunden-Ordnernamens. So finden Ihre Mitarbeiter leicht das, wonach sie suchen.
Klicken Sie in den Unterordner „Marketing“, benennen Sie den übergeordneten Ordner in „Design“ um und ziehen Sie zwei Dateien hinein

Verwalten Sie, wer was sieht

Ordner, die in Ihrem Teambereich erstellt werden, sind für alle Teammitglieder sichtbar. Das bedeutet aber nicht unbedingt, dass jeder darauf zugreifen kann. In der Verwaltungskonsole können Administratoren einzelne Nutzer oder Gruppen zu Ordnern hinzufügen oder daraus entfernen. Sie können auch festlegen, ob die Nutzer Ordner bearbeiten oder nur betrachten können.

Klicken Sie auf „Verwalten“, um zu sehen, wer Zugriff auf einen Ordner hat, und fügen Sie Nutzer mit Lese- oder Bearbeitungszugriff hinzu

Worin besteht der Unterschied zwischen Team-Ordnern und freigegebenen Ordnern?

Team-Ordner sind ideal für unternehmensverwaltete Inhalte, während sich freigegebene Ordner am besten für die Zusammenarbeit einzelner Kollegen an Projekten eignen.
Blauer Ordner mit Gebäude-Symbol

Team-Ordner

Dieser Ordner wird automatisch für Ihr ganzes Team freigegeben. Sie können jedoch festlegen, wer ihn bearbeiten oder nur betrachten darf, und ihn außerhalb Ihres Teams freigeben.

Blauer Ordner mit Minus-Symbol

Eingeschränkter Ordner

Dieser Ordner wird erstellt, wenn Sie einzelne Personen oder Gruppen zu einem Ordner im Teambereich einladen. Nur die Personen oder Gruppen, die Sie auswählen, können seinen Inhalt betrachten oder bearbeiten.

Violetter Ordner mit Nutzer-Symbol

Teammitglied-Ordner

​​Jedes Teammitglied verfügt über einen Ordner, dessen Inhalt standardmäßig privat ist. Diese Ordner sind nach den Nutzern benannt, die darin gespeicherte Dateien und Unterordner auch freigeben können.

Blauer Ordner mit zwei Nutzer-Symbolen

Freigegebener Ordner

Hier können Nutzer Inhalte aus ihrem Teammitglied-Ordner freigeben. Eingeladene Nutzer können Dateien in ihren Teammitglied-Ordnern speichern, damit sie privat bleiben, oder sie in einem Team-Ordner ablegen, um Kollegen auf dem Laufenden zu halten.

Verwalten Sie den Teambereich

Wenn Sie Teammitglieder eingeladen haben und diese anfangen, den Teambereich mit Inhalt zu füllen, können diese Tipps helfen, damit alles geordnet zugeht:

  • Verschieben Sie abgeschlossene Projekte in Archiv-Ordner. Kennzeichnen Sie diese mit Dropbox Smart Sync als „Nur online“, um Ihren Teammitgliedern mehr Speicherplatz auf ihren Festplatten zu geben.
  • Administratoren können sich als Teammitglied anmelden, um auf die Berechtigungen für sämtliche freigegebenen Ordner der Nutzer zuzugreifen.
  • Aktualisieren Sie die Gruppenmitgliedschaft, wenn Nutzer zu anderen Teams wechseln.
  • Entfernen Sie den Zugriff von Teammitgliedern, die aus dem Unternehmen ausscheiden, indem Sie ihre Konten sperren oder löschen
Markieren Sie mehrere Dateien und wählen Sie Smart Sync > „Nur online“, damit sie keinen lokalen Speicherplatz belegen

Sehen Sie sich ein Beispiel an

Diese Ordnerstruktur orientiert sich an Beispielen von Dropbox Business-Kunden. Blaue Nutzer-Symbole stehen für Teammitglieder. Graue Nutzer-Symbole stellen Nutzer dar, die nicht zum Unternehmen gehören.

Eine unternehmensweite Ordnerhierarchie mit Ordnern nach Abteilungen, Kunden und Projekten, die zeigt, wer worauf zugreifen kann