Leitfaden zur Ordnerstruktur in Dropbox Business
Richten Sie in Ihrem Teambereich Ordner ein, um Ihre Inhalte so zu organisieren, dass sie für alle leicht zu finden sind.
Finden Sie heraus, wie Ihr Team arbeitet
Bevor Sie anfangen, Ordner zu erstellen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, die Arbeitsabläufe Ihres Teams zu verstehen. Wenn Sie Ihrem Team von Anfang an eine skalierbare Struktur und Benennungsregeln geben, haben Sie später weniger Arbeit mit der Pflege des Systems. Stellen Sie sich folgende Fragen:
- Arbeiten Ihre Nutzer eher allein oder im Team?
- Werden Dateien nur von einzelnen Personen bearbeitet oder tragen mehrere Mitarbeiter dazu bei?
- Gehen Sie davon aus, dass Dateien häufig auch außerhalb Ihres Dropbox Business-Teams freigegeben werden?
- Falls Sie ein vorhandenes System durch Dropbox ersetzen: Möchten Sie die bisherige Ordnerstruktur übernehmen?
- Wie gruppieren die unterschiedlichen Abteilungen ihre Dateien am liebsten?
Wählen Sie zwischen diesen drei Ordnerstrukturen
Nach Abteilungen
Diese Struktur ist gut geeignet, wenn Abteilungen in der Regel eigene Projekte leiten – im Gegensatz zu unternehmensweiten Projekten. Besprechen Sie mit den jeweiligen Managern, welche Unterordner das Team braucht. Zum Marketing gehören Ordner wie „Administration“, „Werbung“, „Budget“ und „Logos“. Das IT-Team braucht vielleicht Ordner wie „Installation“, „Netzwerk“ und „Inventar“.
Nach Kunden
Kundenorientierte Unternehmen (z. B. Beratungsunternehmen, Maklerbüros und Anwaltskanzleien) brauchen in der Regel übergeordnete Ordner für allgemeine Dateien in ihrem Teambereich und einen Ordner für einzelne Kunden. Innerhalb des Kunden-Ordners können Sie einen Unterordner für jeden Kunden anlegen, die wiederum projektspezifische Unterordner haben.
Nach Projekten
Wenn Ihr Unternehmen über mehrere Einnahmequellen verfügt, z. B. Vertrieb, Support und Beratung, kann eine Ordnerstruktur sinnvoll sein, die sich daran orientiert. Sie können die Unterordner in jeder Kategorie unabhängig voneinander strukturieren. In diesem Beispiel ist ein Projekt nach Jahren und das andere nach Quartalen organisiert.
Vereinfachen Sie die Freigabe mithilfe von Gruppen
Mithilfe von Gruppen können Sie Ordner sofort für eine vordefinierte Personengruppe freigeben. Richten Sie für jede Abteilung, deren Mitarbeiter regelmäßig Dateien füreinander freigeben, eine eigene Gruppe ein. Dann können Sie Ordner leicht für die abteilungsweite Gruppe freigeben, statt Nutzer einzeln einzuladen. Neue Mitarbeiter können einfach zu Gruppen hinzugefügt werden und erhalten dann automatisch Zugriff auf die freigegebenen Ordner ihrer Abteilungen.
Verwenden Sie Standard-Ordnernamen für die Organisation
Wenn Sie die Struktur eingerichtet und Gruppen erstellt haben, sprechen Sie mit Ihrem Team über die Benennung von Dateien und Ordnern. Einheitliche Benennungsregeln helfen Ihren Mitarbeitern, die benötigten Dateien schnell zu finden, auch wenn Ihr Teambereich sich immer mehr füllt. Ein paar Tipps dazu:
- Benennen Sie Monatsordner im Format JJJJ-MM, damit sie in chronologischer Reihenfolge erscheinen.
- Wenn Sie Ihre Ordner nach Kunden strukturieren und Ihr Unternehmen für jeden Kunden einen Code verwendet, setzen Sie diesen Code an den Anfang des Kunden-Ordnernamens. So finden Ihre Mitarbeiter leicht das, wonach sie suchen.
Verwalten Sie, wer was sieht
Ordner, die in Ihrem Teambereich erstellt werden, sind für alle Teammitglieder sichtbar. Das bedeutet aber nicht unbedingt, dass jeder darauf zugreifen kann. In der Verwaltungskonsole können Administratoren einzelne Nutzer oder Gruppen zu Ordnern hinzufügen oder daraus entfernen. Sie können auch festlegen, ob die Nutzer Ordner bearbeiten oder nur betrachten können.
Worin besteht der Unterschied zwischen Team-Ordnern und freigegebenen Ordnern?
Verwalten Sie den Teambereich
Wenn Sie Teammitglieder eingeladen haben und diese anfangen, den Teambereich mit Inhalt zu füllen, können diese Tipps helfen, damit alles geordnet zugeht:
- Verschieben Sie abgeschlossene Projekte in Archiv-Ordner. Kennzeichnen Sie diese mit Dropbox Smart Sync als „Nur online“, um Ihren Teammitgliedern mehr Speicherplatz auf ihren Festplatten zu geben.
- Administratoren können sich als Teammitglied anmelden, um auf die Berechtigungen für sämtliche freigegebenen Ordner der Nutzer zuzugreifen.
- Aktualisieren Sie die Gruppenmitgliedschaft, wenn Nutzer zu anderen Teams wechseln.
- Entfernen Sie den Zugriff von Teammitgliedern, die aus dem Unternehmen ausscheiden, indem Sie ihre Konten sperren oder löschen.
Sehen Sie sich ein Beispiel an
Diese Ordnerstruktur orientiert sich an Beispielen von Dropbox Business-Kunden. Blaue Nutzer-Symbole stehen für Teammitglieder. Graue Nutzer-Symbole stellen Nutzer dar, die nicht zum Unternehmen gehören.
