Crea uno spazio organizzato per il team

Crea nuove cartelle per aiutare tutti a trovare subito ciò di cui hanno bisogno. Questa guida fornisce delle best practice e degli esempi, per darti modo di creare un'unica posizione organizzata per i file del tuo team.

Pensa a come lavora il tuo team

Prima di iniziare a creare cartelle, prenditi un po' di tempo per comprendere i flussi di lavoro del tuo team. Creare una struttura scalabile per il tuo team e dare alle cartelle dei nomi convenzionali significherà meno lavoro di manutenzione durante il percorso. Valuta se:

  • I tuoi utenti, di solito, lavorano da soli o in team?
  • Ogni file è elaborato da una persona sola o in molti contribuiscono ad apportarvi modifiche?
  • Ti aspetti che i file siano condivisi in maniera frequente al di fuori del tuo team di Dropbox Business?
  • Se Dropbox sta sostituendo un sistema esistente, desideri copiare quella struttura?
  • Come preferiscono raggruppare i file i diversi reparti?

Configura gruppi per semplificare la condivisione

I gruppi ti permettono di condividere istantaneamente cartelle con un elenco di persone preselezionate. Configura un gruppo per ogni reparto all'interno del quale i membri condividono file regolarmente. In questo modo potrai condividere rapidamente le cartelle con i vari reparti: molto meglio rispetto a invitare i membri a unirsi uno a uno. Quando nuove persone si uniscono ai gruppi, acquisiscono automaticamente l'accesso alle cartelle condivise dei rispettivi reparti.

Creare una nuova cartella nello spazio di lavoro del team condiviso con il gruppo di sviluppo aziendale

Organizza le cartelle con nomi standardizzati

Quando avrai stabilito la struttura e i gruppi, spiega al tuo team come è necessario nominare i file e le cartelle. Stabilire una convenzione di nomi efficaci renderà più semplice trovare ciò che si sta cercando, soprattutto perché il numero dei file nello spazio di lavoro del tuo team è in continua crescita. Ecco alcuni suggerimenti:

  • Nominare le cartelle mensili nel formato MM-AAAA in modo che appaiano in ordine cronologico.
  • Se hai adottato un'organizzazione per cliente, e la tua azienda utilizza codici cliente, anticipare il nome di ogni cartella con il rispettivo codice aiuterà le persone a trovare ciò che stanno cercando.
Fai clic sulla sottocartella Marketing, rinomina la cartella superiore "Design" e trascina al suo interno due file

Gestisci chi visualizza cosa

Le cartelle create nello  spazio di lavoro del team  sono visibili a tutti nel team, ma ciò non significa che possano accedervi. Dalla Console amministratore, è possibile aggiungere o eliminare membri e gruppi dalle cartelle e scegliere quali possono essere modificate o solamente visualizzate.

Fai clic su Gestisci per vedere chi ha accesso a una cartella e aggiungere membri con diritti di visualizzazione o modifica.

Utilizza le cartelle per controllare gli accessi

Cartella blu con l'icona di un edificio

Cartella del team

È condivisa automaticamente con tutto il tuo team, ma puoi controllare chi ha accesso con diritti di visualizzazione o modifica e condividerla con persone al di fuori del tuo team.

Cartella blu con l'icona di un meno

Cartella limitata

È creata quando inviti determinate persone o gruppi in una cartella all'interno dello spazio di lavoro del team. Solamente le persone o i gruppi che hai selezionato possono visualizzare o modificare questo contenuto.

Cartella viola con l'icona di una persona

Cartella del membro del team

​​Ogni membro del team ha una cartella con dei contenuti che sono privati per impostazione predefinita. Il suo nome corrisponde a quello dell'utente e gli utenti possono scegliere di condividere file e cartelle al suo interno.

Cartella blu con l'icona di due persone

Cartella condivisa

Permette di condividere contenuti nella cartella membro del team. Una volta invitati, gli utenti possono aggiungere questa cartella a quella membro per mantenerla privata, o a una del team per mantenere le altre aggiornate.

Organizza lo spazio di lavoro del tuo team

Dopo che avrai invitato i membri del team e loro avranno aggiunto dei contenuti nello spazio di lavoro del team, ecco alcuni suggerimenti per rimanere organizzati:

  • Sposta i progetti conclusi nelle cartelle di archivio. Poi usa la sincronizzazione intelligente di Dropbox per contrassegnarli come "solo online" e liberare spazio sugli hard disk dei membri del team.
  • Gli amministratori possono accedere come membri del team per ottenere le autorizzazioni d'accesso per tutte le cartelle che l'utente ha condiviso.
  • Aggiorna l'iscrizione ai gruppi quando gli utenti si spostano da un gruppo a un altro.
  • Revoca l'accesso ai dati aziendali sospendendo o eliminando i membri del team che hanno lasciato l'azienda. 
Evidenzia numerosi file e seleziona SmartSync > solo online, affinché non occupino spazio sull'hard disk locale

Ecco un esempio:

Qui puoi vedere una struttura esemplificativa condivisa dai clienti di Dropbox Business. Le icone di persone blu sono i membri dei team, mentre quelle grigie sono membri esterni all'azienda.

Una gerarchia di cartelle a livello aziendale organizzata per reparto, clienti e progetti che mostra chi ha accesso a cosa