Panduan struktur folder Dropbox Business

Sediakan folder dalam ruang pasukan anda agar kandungan kekal tersusun, maka semua orang boleh cari dengan pantas perkara yang mereka perlukan.

Ketahui cara pasukan anda berfungsi

Sebelum anda mula mencipta folder, luangkan sedikit masa untuk memahami aliran kerja pasukan anda. Dengan mencipta struktur boleh skala dan menamakan konvensyen untuk pasukan anda akan mengurangkan kerja penyelenggaraan pada masa depan. Pertimbangkan hal berikut:

  • Adakah pengguna anda lazimnya bekerja sendiri atau bekerja dalam pasukan?
  • Adakah setiap fail dilengkapkan oleh seorang individu atau adakah beberapa orang menyumbang suntingan bagi setiap fail?
  • Adakah anda mengharapkan fail anda dikongsi luar pasukan Dropbox Business anda dengan kerap?
  • Jika Dropbox menggantikan sistem yang sedia ada, adakah anda mahu meniru struktur folder tersebut?
  • Apakah yang jabatan berlainan mahukan untuk menyusun fail mereka?

Sediakan kumpulan untuk memudahkan perkongsian

Kumpulan membenarkan anda berkongsi folder dengan senarai individu yang dipra-pilih secara serta-merta. Sediakan kumpulan bagi sebarang jabatan yang ahlinya kerap berkongsi fail dengan satu sama lain. Kumpulan membenarkan anda berkongsi folder dengan segera bersama jabatan, maka anda tidak perlu menjemput ahli pada satu-satu masa. Apabila orang baharu turut serta, mereka akan menerima akses ke folder kongsian jabatan mereka secara automatik setelah dimasukkan ke dalam kumpulan.

Cipta folder baharu dalam ruang pasukan yang dikongsi dengan kumpulan Pembangunan Perniagaan

Susun dengan nama folder yang standard

Sebaik sahaja anda sudah menetapkan struktur dan kumpulan anda, sampaikan tentang cara fail dan folder perlu dinamakan kepada pasukan anda. Dengan menetapkan konvensyen penamaan yang berkesan, maka lebih mudah untuk semua orang mencari perkara yang mereka perlukan, terutamanya apabila bilangan fail dalam ruang pasukan anda bertambah. Berikut merupakan beberapa tip:

  • Folder bulanan perlu dinamakan dalam format TTTT-BB agar folder muncul dalam susunan kronologi.
  • Jika anda menyusun mengikut klien dan syarikat anda menggunakan kod klien, anda boleh menggunakan awalan bagi setiap nama folder klien dengan kod mereka agar ahli boleh mencari perkara yang mereka perlukan.
Klik pada folder kecil Pemasaran, nama semula folder teratas kepada Reka Bentuk, seret dua fail masuk

Urus siapa yang melihat

Folder yang dicipta dalam ruang pasukan anda boleh dilihat oleh semua orang dalam pasukan, tetapi hal ini tidak bermakna semua orang boleh mengakses folder tersebut. Daripada konsol pentadbir, pentadbir boleh menambah dan menghapuskan individu dan kumpulan daripada folder dan pilih sama ada folder boleh disunting atau dilihat sahaja.

Klik Urus untuk melihat individu yang mempunyai akses ke folder dan masukkan ahli yang boleh melihat atau mengedit

Apakah perbezaan antara folder pasukan dan folder kongsian?

Folder pasukan sesuai untuk kandungan yang diuruskan syarikat, dan folder kongsian sesuai untuk kerjasama projek individu.
Folder biru dengan ikon bangunan

Folder pasukan

Perkara ini dikongsi secara automatik dengan seluruh pasukan anda, tetapi anda boleh mengawal individu yang boleh melihat atau mengedit dan berkongsi dengan individu luar pasukan anda.

Folder biru dengan ikon tolak

Folder terhad

Ini dicipta apabila anda menjemput individu atau kumpulan tertentu bagi folder dalam ruang pasukan. Hanya individu atau kumpulan yang ditetapkan boleh melihat atau menyunting kandungan ini.

Folder ungu dengan ikon orang

Folder ahli pasukan

​​Setiap ahli pasukan mempunyai folder dengan kandungan yang peribadi secara lalai. Folder ini dinamakan oleh pengguna dan pengguna boleh memilih untuk berkongsi fail dan folder di dalamnya.

Folder biru dengan ikon dua orang

Folder kongsi

Hal ini membenarkan pengguna berkongsi kandungan dalam folder ahli pasukan mereka. Apabila dijemput, pengguna boleh menambah kandungan ini ke folder ahli mereka untuk menjadikannya peribadi, atau pada folder pasukan agar ahli yang lain kekal termaklum.

Kekalkan ruang pasukan anda

Selepas anda menjemput ahli pasukan dan mereka menambah kandungan ke ruang pasukan, berikut merupakan tip untuk kekal teratur:

  • Alihkan projek yang lengkap ke folder arkib. Kemudian gunakan Penyelarasan Pintar Dropbox untuk menandakan projek ini sebagai "Dalam Talian Sahaja" dan kosongkan ruang pada pemacu keras ahli pasukan.
  • Pentadbir boleh mendaftar masuk sebagai ahli pasukan untuk mengakses kebenaran bagi sebarang folder yang dikongsi oleh pengguna.
  • Kemas kini keahlian kumpulan apabila individu bertukar pasukan lain.
  • Batalkan akses kepada data syarikat dengan menggantung atau menghapuskan ahli pasukan yang telah meninggalkan syarikat. 
Serlahkan beberapa fail dan pilih Penyelarasan Pintar > dalam talian sahaja, agar fail tidak memenuhi ruang pemacu keras tempatan

Lihat contoh

Di sini terdapat struktur folder yang diilhamkan oleh contoh yang dikongsi oleh pelanggan Dropbox Business. Ikon orang biru merupakan ahli pasukan manakala ikon orang kelabu adalah ahli luar syarikat.

Hierarki folder di seluruh syarikat dengan folder yang diatur mengikut jabatan, klien dan projek, memaparkan sesiapa yang mempunyai akses ke fail tertentu