创建井然有序的团队协作空间

创建文件夹以帮助每个人快速找到所需资料。本指南列举了一些最佳实践和示例,以帮助您创建单一有序的空间来管理团队文件。

了解您的团队的运作方式

开始创建文件夹之前,花点时间了解您的团队的工作流程。为您的团队创建一个可扩展结构及命名惯例,以便减少日后整理文件的工作量。请考虑以下问题:

  • 您的用户通常是独立工作还是与团队一起工作?
  • 每个文件是由一个人独自处理,还是由多人协作编辑?
  • 您是否希望能够经常与 Dropbox Business 团队外部的人员分享文件?
  • 如果 Dropbox 正在取代现有系统,您是否希望照搬该文件夹结构?
  • 不同的部门更倾向于采用何种方式为其文件分组?

创建群组,简化共享

群组让您可以立即与预先选定的一组人员分享文件夹。在一些部门中,成员经常需要与彼此分享文件,您可以为此类部门创建群组。通过创建群组,您可以快速与某个部门分享文件夹,而不用每次都邀请成员加入群组。并且随着新的人员的加入,将其自动添加至群组,他们便可以访问其部门的共享文件夹。

在团队协作空间内新建可以与业务开发组共享的文件夹

使用标准化文件夹名称进行管理

建立结构和群组后,与您的团队就如何命名文件和文件夹进行沟通。尤其是在您的团队协作空间内的文件数量日益增多的情况下,创建有效的命名惯例,可以让每个人更容易找到所需文件。 以下是一些建议:

  • 月度文件夹应按照年-月的格式命名,这样它们可以按照时间先后顺序排列。
  • 如果您按照客户创建文件夹,并且您的公司使用客户代码,您可以将代码作为各个客户文件夹的前缀,方便成员找到所需文件。
点击进入营销部子文件夹,将顶层文件夹重命名为“设计”,然后拖入两个文件

管理哪些人可以查看哪些内容

团队内的所有人均可看到 团队协作空间 内创建的文件夹,但这并不意味着每个人都可以访问这些文件夹。 管理员可以通过管理员控制台在文件夹中添加及删除个人和群组,还可以选择文件夹是否可以编辑或仅可以查看。

点击“管理”查看哪些人拥有某个文件夹访问权限,并为成员添加查看或编辑权限

使用文件夹控制访问权限

带有建筑图标的蓝色文件夹

团队文件夹

该文件夹由整个团队共享,但您可以控制哪些人员拥有查看或编辑权限,还可以与团队外的人员分享该文件夹。

带有减号图标的蓝色文件夹

限制性文件夹

当您在团队协作空间内邀请特定人员或群组加入文件夹时,就会创建此文件夹。只有您指定的人员或群组才可以查看或编辑此内容。

带有人形图标的紫色文件夹

团队成员文件夹

​​每位团队成员都有一个内容默认设为私密的文件夹。这些文件夹以用户的名字命名,用户可以选择分享其内的文件及文件夹。

带有双人图标的蓝色文件夹

共享文件夹

通过该文件夹,用户可以在其团队成员文件夹内分享内容。受到邀请时,用户可以将此文件夹添加至其成员文件夹以保证私密性或添加至团队文件夹以确保他人随时掌握最新动态。

管理您的团队协作空间

当您邀请了团队成员并且他们已在团队协作空间添加内容之后,不妨遵循以下建议以使内容保持井然有序:

  • 将已完成项目移至存档文件夹。然后使用 Dropbox 智能同步功能将这些文件夹标记为“仅在线保存”,便可以释放团队成员硬盘上的空间。
  • 管理员可以团队成员身份登录,查看用户分享的任何文件夹的访问权限。
  • 当人员移至不同团队时,对群组成员身份进行更新。
  • 通过 暂停或删除 已从公司离职的团队成员来撤销其对公司数据的访问权限。 
将几个文件夹突出显示并依次选择“智能同步” > “仅在线保存”,这些文件夹便不会占用本地硬盘空间

参考示例

以下文件夹结构的灵感源自 Dropbox Business 客户分享的示例。蓝色人形图标代表团队成员,灰色人形图标代表公司外部的成员。

文件夹按部门、客户和项目整理的公司级文件夹层次结构,显示哪些成员可以访问哪些内容