建立井然有序的團隊協作空間

設立資料夾讓每個人都能快速找到需要的檔案。本指南說明最佳做法以及數項範例,方便您為團隊檔案建立單一且富有條理的空間。

瞭解您工作團隊的工作方式

開始建立資料夾前,請先花些時間瞭解您工作團隊的工作流程。為您的工作團隊建立可擴充的結構和命名慣例,未來便可減少維護工作。考量事項:

  • 使用者通常獨立工作,還是與工作團隊一起工作?
  • 每個檔案是由個人負責,還是有多位人員共同編輯?
  • 您是否經常與 Dropbox Business 工作團隊以外的人員共享檔案?
  • 若您想以 Dropbox 取代現有系統,是否會複製Dropbox 資料夾結構?
  • 不同部門是否有各自喜好的檔案分組方式?

設立群組簡化共享流程

群組可讓您與一組預選人員立即共享資料夾。針對成員會定期彼此共享檔案的部門,設立一個群組。群組可讓您快速地與部門共享資料夾,而無須逐一邀請成員加入。只要有新的人員加入,系統便會自動將其新增至群組,並授予所屬部門共享資料夾的存取權。

在與「業務開發工作團隊」群組共享的團隊協作空間中,建立新資料夾

以標準化資料夾名稱分類

建立您的結構和群組後,請與團隊溝通討論檔案和資料夾應採用的命名方式。建立有效率的命名慣例,可以讓所有人更輕易地找到他們需要的內容,這在團隊協作空間中的檔案數量增加時特別實用。以下是幾個小提示:

  • 月份資料夾應以「YYYY-MM」格式命名,以便系統依時間順序顯示資料夾。
  • 若您依客戶分類,且貴公司使用客戶代碼,則您可在每個客戶的資料夾名稱開頭加上代碼,方便人員找到需要的內容。
按一下 [行銷] 子資料夾,將頂層資料夾重新命名為「設計」,並將兩個檔案拖曳進去

管理成員瀏覽權限

您工作團隊的所有成員皆可查看在團隊協作空間中建立的資料夾,但這不表示所有成員都能存取這些資料夾。在管理員主控台中,管理員可從資料夾新增與刪除個人及群組,並選擇將這些資料夾設為可編輯或唯讀。

按一下 [管理] 查看具有資料夾存取權的成員,並新增具有檢視或編輯權限的成員

使用資料夾控制存取權

具有建造圖示的藍色資料夾

工作團隊資料夾

這會自動與您的整個工作團隊共享,但您可控制授予檢視或編輯權限的對象,以及和團隊以外的人員共享。

具有減號圖示的藍色資料夾

受限資料夾

這個資料夾會在您邀請特定人員,或群組至團隊協作空間中的資料夾時建立。僅有您任命的人員或群組,才可檢視或編輯此內容。

具有人員圖示的紫色資料夾

團隊成員資料夾

​​依預設,每位團隊成員皆有一個內含私人內容的資料夾。這些資料夾會以使用者的名稱命名,且使用者可選擇共享該資料夾裡的檔案和資料夾。

具有雙人圖示的藍色資料夾

共用資料夾

這可讓使用者共享其團隊成員資料夾中的內容。使用者若受到邀請,可將此資料夾新增至其成員資料夾確保維持個人狀態,或是新增至團隊資料夾讓其他人隨時存取最新內容。

維護您的團隊協作空間

您邀請團隊成員,而且他們將內容新增至團隊協作空間後,您可參考以下小提示讓內容保持井然有序:

  • 將已完成的專案移至封存資料夾。然後使用 Dropbox 智慧同步將資料夾標示為 [僅供線上存取],並釋放團隊成員硬碟的空間
  • 管理員能以工作團隊成員身分登入,針對使用者共享的所有資料夾存取其權限。
  • 在人員移至其他團隊時更新群組成員資格。
  • 若要撤銷已離職團隊成員的公司資料存取權,您可將該名團隊成員暫停權限或刪除
反白數個檔案,然後選取 [智慧同步] > [僅供線上存取],這些檔案便不會佔用本機硬碟空間

查看範例

以下是根據 Dropbox Business 客戶共享範例所建立的資料夾結構。藍色人員圖示代表團隊成員,灰色人員圖示代表公司外部的成員。

全公司資料夾階層當中的資料夾,會依部門、客戶和專案來分類,並顯示哪些人能存取哪些資料夾