Périphériques de stockage

Comment configurer des périphériques de stockage pour les utiliser comme une solution de partage de fichiers ?

Comme pour les e-mails, l'implémentation d'une solution de partage de fichiers à l'aide de périphériques de stockage ne nécessite aucune configuration particulière. Vous devez cependant réfléchir au type de périphériques de stockage que vous souhaitez utiliser.

Périphériques de stockage

  • Achetez le nombre requis de périphériques de stockage.
  • Mettez-les à la disposition de votre équipe.

Dropbox

  • Inscription à Dropbox
  • Téléchargement de l'application Dropbox

La capacité de stockage est un élément clé à prendre en compte, mais il ne faut pas oublier que les appareils vont probablement circuler dans l'entreprise. Cela augmente les risques de dommages pour les appareils contenant des parties mobiles, comme les lecteurs de disques durs.

Pour vous familiariser avec Dropbox, il vous suffit de créer un compte et de télécharger l'application. Il s'agit certes d'une contrainte supplémentaire, mais qui en vaut vraiment la peine pour profiter de la simplicité du partage de fichiers sur Internet.


Comment partager un fichier avec un membre de l'équipe ?

L'utilisation d'un périphérique de stockage comme solution de partage de fichiers ressemble beaucoup à celle d'un serveur FTP, à ceci près qu'au lieu de transférer et de télécharger les fichiers, vous contournez physiquement le serveur. En conséquence, ces périphériques présentent le même inconvénient que le protocole FTP : ils ne permettent pas la synchronisation des fichiers.

Périphériques de stockage

  • Connectez le périphérique de stockage à votre ordinateur.
  • Copiez le fichier depuis votre ordinateur sur le périphérique de stockage.
  • Retirez le périphérique de stockage en toute sécurité.
  • Allez voir votre collègue et branchez le périphérique de stockage sur son ordinateur.
  • Copiez le fichier depuis le périphérique de stockage sur son ordinateur.
  • Retirez le périphérique de stockage en toute sécurité.
  • Répétez la procédure à chaque fois que vous voulez partager une mise à jour.

Dropbox

  • Créez un dossier dans votre Dropbox pour partager des documents avec votre équipe.
  • Cliquez avec le bouton droit sur le dossier et partagez-le avec les membres de votre équipe.
  • Placez un fichier dans le dossier partagé sur votre ordinateur. Le fichier s'affiche automatiquement dans le dossier Dropbox des membres de votre équipe.
  • Dès qu'un membre modifie le fichier, la copie de tous les autres membres est automatiquement synchronisée.

Les périphériques de stockage constituent une option beaucoup plus intuitive qu'un système de type FTP, car ils ne nécessitent aucun logiciel spécifique (pas même une connexion Internet). Cependant, ces périphériques peuvent être difficiles à gérer dans les espaces de travail multiplateformes. Les PC et les Mac nécessitant des formats de système de fichiers différents, il n'est pas toujours facile de partager des fichiers entre différents systèmes d'exploitation.

La configuration d'un dossier Dropbox partagé représente un léger effort supplémentaire, mais une fois installé, il remplace efficacement vos périphériques de stockage. Les fichiers de vos collègues sont également automatiquement mis à jour dès que vous apportez une modification. Ainsi, vous n'avez plus besoin de vous lever pour aller à l'autre bout du bureau à chaque fois que vous souhaitez partager une mise à jour.


Comment partager un fichier avec un client ?

Les périphériques de stockage peuvent constituer une solution viable pour la collaboration en interne, mais leurs limites apparaissent lorsqu'il s'agit de partager des documents avec un client qui n'est pas physiquement au même endroit que votre équipe.

Il est facile de remettre une clé USB ou une carte SD à des clients, mais s'ils ont besoin de rapports de progression fréquents, la nécessité de leur présence physique pour chaque transfert de fichier représente un inconvénient majeur.

Périphériques de stockage

  • Connectez le périphérique de stockage à votre ordinateur.
  • Copiez le fichier souhaité sur le périphérique de stockage.
  • Retirez le périphérique de stockage en toute sécurité.
  • Donnez le périphérique de stockage à votre client.

Dropbox

  • Cliquez avec le bouton droit sur le fichier dans votre dossier Dropbox.
  • Sélectionnez l'option Partager le lien Dropbox pour générer un lien de partage.
  • Envoyez le lien à votre client, qui peut alors consulter ou télécharger le fichier avec n'importe quel navigateur Web

Dropbox simplifie considérablement le partage de fichiers avec vos clients. Les fichiers étant transférés sur Internet, vous n'avez pas besoin de vous déplacer chez vos clients à chaque mise à jour.


Comment partager des fichiers volumineux ?

La prise en charge des fichiers volumineux est l'un des principaux avantages des périphériques de stockage. Contrairement aux serveurs de messagerie, qui imposent des limites de taille de fichier, ou aux serveurs FTP, qui nécessitent l'utilisation d'un logiciel dédié, les périphériques de stockage permettent de partager les documents volumineux de façon très intuitive.

Périphériques de stockage

  • Sur les appareils formatés avec un système de fichiers FAT32, la taille maximale des fichiers est limitée à 4 Go.
  • La seule autre limite de taille de fichier est la capacité du périphérique de stockage.
  • Les fichiers volumineux doivent être copiés en intégralité dès qu'une modification est apportée.

Dropbox

Avec les périphériques de stockage, étant donné qu'aucune connexion réseau n'est requise, les transferts de fichiers sont ultra-rapides si la personne avec laquelle vous partagez les fichiers se trouve à proximité. Cependant, les PC et les Mac requièrent des formats de système de fichiers différents, et chaque format a ses propres limites en termes de taille de fichier et de volume.

Dropbox combine les avantages des périphériques de stockage avec ceux d'Internet. Toutes les tailles de documents étant prises en charge, vous pouvez collaborer sur des fichiers volumineux sans vous poser de questions. Même si le transfert initial peut prendre plus de temps que la copie d'un fichier sur un périphérique de stockage, Dropbox transfère uniquement les parties du fichier qui ont été modifiées, ainsi les mises à jour suivantes sont plus rapides.


Comment collaborer avec d'autres utilisateurs sur le même fichier ?

Lorsque deux personnes travaillent simultanément sur le même fichier, cela génère souvent un conflit : quelles modifications faut-il accepter ? Le mode de traitement de ce problème est très différent selon que vous utilisiez un périphérique de stockage ou Dropbox.

Périphériques de stockage

  • Les périphériques de stockage n'offrent pas de fonction de résolution des conflits.
  • La copie la plus récente du fichier écrase le travail de tous les autres utilisateurs.
  • Les solutions consistent à "emprunter" les fichiers (comme on emprunte un livre) ainsi une seule personne peut les modifier à la fois.

Dropbox

  • En cas de conflit, Dropbox conserve les deux copies du fichier.
  • Vous pouvez ainsi consulter les modifications des deux utilisateurs et décider comment les fusionner.

Avec un périphérique de stockage, la gestion des conflits est une source d'erreurs très fréquente. Puisqu'il n'existe qu'une seule copie "en cours" du document sur le périphérique de stockage, il est très facile de perdre des modifications en écrasant le fichier. Votre équipe doit éviter à tout prix qu'un fichier soit modifié simultanément par plusieurs personnes.

Grâce à la gestion par Dropbox des copies en conflit, vous n'avez plus à vous soucier d'un éventuel écrasement du travail d'un collaborateur. Si deux personnes modifient simultanément le même fichier, Dropbox signale le conflit et vous permet de choisir comment intégrer les modifications apportées aux deux copies.


Comment gérer les anciennes versions d'un fichier ?

Tout comme les serveurs FTP, les périphériques de stockage ne gardent aucune trace des révisions des fichiers. Le risque de perte de modifications importantes est donc très élevé, car il est impossible de revenir en arrière et de récupérer une ancienne copie du fichier si elle a été écrasée par erreur.

Périphériques de stockage

  • Les périphériques de stockage n'offrent pas de fonction de gestion des versions.
  • Une solution courante consiste à copier le fichier et à le renommer pour inclure le numéro de version.

Dropbox

  • Cliquez avec le bouton droit sur le fichier dans votre dossier Dropbox.
  • Choisissez Afficher les versions précédentes dans le menu pour voir l'historique du fichier.
  • Sélectionnez la version souhaitée et cliquez sur Restaurer.

Avec la fonction de gestion des versions intégrée à Dropbox, vous êtes certain de ne perdre aucune donnée importante. Chaque modification est enregistrée en arrière-plan, et vous pouvez dérouler l'historique complet d'un fichier en quelques clics.