Manajemen dokumen untuk kerja bebas stres

Sistem pengarsipan yang lebih baik untuk semua konten Anda

Simpan file tim secara teratur di satu tempat

Hemat waktu Anda untuk melacak konten dan mengelola file Anda, dan gunakan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan pekerjaan. Dengan Dropbox, semua konten Anda dapat diakses dari satu lokasi yang terpusat dan terstruktur. Bayangkanlah Dropbox sebagai sebuah lemari penyimpanan file online—tanpa kertas yang berserakan. Anda dapat mengatur struktur folder dan sistem penataan, sehingga memudahkan untuk mencari apa yang Anda perlukan ketika Anda membutuhkannya.

Berkolaborasi dalam proyek dan ingin memberikan akses file untuk tim Anda? Dengan Dropbox, Anda dapat mengundang seseorang ke folder bersama—dan Anda dapat menentukan akan memberikan izin untuk hanya melihat atau mengedit file dan subfolder yang terdapat di dalamnya. Setiap orang yang diundang dapat melihat dan mengakses folder, subfolder, dan file dari akun Dropbox mereka, sehingga memudahkan mereka untuk menemukan apa yang dibutuhkan.

Bantu tim atau departemen Anda untuk selalu menemukan apa yang sesungguhnya mereka perlukan. Buat folder grup dengan anggota yang ditunjuk untuk mengatur sistem pengarsipan yang lebih sederhana dan lebih berguna. Ketika Anda mengundang seluruh grup ke folder bersama, semua anggota akan memiliki akses langsung ke versi terbaru dari file yang terdapat di dalamnya.

pengaturan file

Tetapkan hirarki folder

Dengan hierarki folder Dropbox, Anda dapat membuat sistem pengarsipan dan struktur folder yang sederhana untuk dokumen Anda, sehingga tim Anda dapat melihat file dengan cara yang tertata. Pilih bagaimana Anda ingin menata file dan folder sehingga setiap orang di dalam tim Anda benar-benar mengetahui di mana harus menyimpan file dan di mana mencarinya. Sistem penataan file yang ringkas berarti lebih sedikit waktu yang terbuang untuk dukungan teknologi untuk tim Anda, dan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan pekerjaan.

struktur folder

Berkolaborasi dengan mudah dan aman

Membagikan berbagai versi file sebagai lampiran email dapat terasa membosankan untuk Anda dan membingungkan bagi penerimanya. Dengan Dropbox, setiap perubahan file yang Anda lakukan akan disinkronkan secara otomatis dengan setiap orang yang membagikan file, sehingga kolaborasi menjadi mudah.

Selain itu, Anda akan mendapatkan pemberitahuan ketika seseorang melihat, mengedit, menghapus, atau memindahkan file antar folder sehingga Anda dapat menindaklanjuti dengan cepat. Tidak perlu mengirimkan umpan balik berulang-kali melalui email, karena Anda dapat saling memberikan komentar dengan tim Anda langsung di sebelah file yang sedang Anda kerjakan.

Ada beberapa file yang perlu dibagikan kepada rekan tim, tetapi Anda ingin file lain dalam folder tersebut tetap menjadi milik pribadi? Tidak masalah. Amankan dokumen Anda yang paling penting dengan izin folder terpisah. Cukup bagikan file tertentu kepada seseorang sekaligus mencegah mereka mengakses folder atau struktur folder yang memuatnya.

kolaborasi file dan folder

Hierarki folder adalah cara Anda mengatur struktur folder yang terdapat dalam hard drive, server, atau akun Dropbox Anda. Hierarki folder mempermudah penataan file dengan memberikan tempat khusus untuk setiap file. Hierarki folder melancarkan sistem pengarsipan Anda, sehingga Anda dapat menemukan konten yang Anda inginkan dengan cepat dan mudah. Informasi juga akan ditata dengan cara yang mudah dipahami oleh pengguna lain.

Menata file dan folder dapat dilakukan dengan mudah di Dropbox. Pertama, Anda perlu mempersiapkan struktur folder berdasarkan bagaimana tim Anda biasanya bekerja. Contohnya, apakah mereka bekerja sendiri atau bersama tim, dan apakah file adalah milik pribadi atau milik beberapa kontributor. Berdasarkan hal ini, Anda akan menciptakan aturan penamaan untuk semua file dan folder Anda. Terakhir, Anda akan menentukan grup agar Anda dapat menyederhanakan cara konten dibagikan kepada tim Anda. Gunakan tip pengaturan kami untuk membuat ruang penyimpanan tim yang terstruktur di Dropbox.

Ya, Anda dapat menghapus file atau folder Dropbox dari perangkat Windows atau Mac tanpa menghapus file tersebut dari akun Dropbox dengan menggunakan fitur sinkronisasi selektif kami. Biasanya, Dropbox akan menyinkronkan setiap perubahan file di semua perangkat dan di dropbox.com. Dengan sinkronisasi selektif, Anda dapat mengosongkan ruang dengan memilih folder yang akan dihapus dari komputer Anda, sedangkan folder tersebut tetap ada di akun dropbox.com Anda.