Dropbox にドキュメントを保存

クラウド ファイル ストレージを使って、ドキュメントをオンラインで管理しましょう

オンラインのドキュメント ストレージ管理

オンラインの文書ストレージ

デジタル形式のファイルや写真、動画を 1 か所にまとめて保存し、整理、利用することは、決して簡単ではありません。膨大な書類を保管する物理的なスペースや書類管理の手間をなくして、ドキュメントを効率よく保存、共有しようとすると、さまざまな課題に直面します。

その結果、ドキュメント管理システムは、ドキュメント スキャン ツールやドキュメント保管機能を備えたクラウド ファイル ストレージ システムへと移行し、オンライン化が進んでいます。オフィスのペーパーレス化や業務でのクラウド利用が広がるにつれ、オンライン文書ストレージは、どこからでも必要なファイルにアクセスするための最適なソリューションになりつつあります。

どこからでもアクセス可能なドキュメント ストレージ

ドキュメントを保存するオンライン ストレージ ソリューション

Dropbox は、デジタル ドキュメントをオンラインで管理するためのソフトウェアです。個人でもチームでも活用できるように設計されています。ドキュメントの保存場所として便利なだけでなく、デジタル ファイルの整理や検索、作業の効率化にも役立ちます。

Dropbox をオンライン ドキュメント ストレージとして利用すると、次のようなメリットが得られます。

  • ドキュメントを 1 か所にまとめて整理し、共同作業を効率化
  • ファイルやフォルダ、その他ハード ドライブ内のデータを、オフサイトの安全なストレージにバックアップ
  • ファイル共有機能とアクセス制御機能でドキュメントを保護
デジタル ファイルで整理、検索、仕事がスムーズ

クラウド ファイルで作業を効率化

整理されたクラウド ファイル ストレージ システムでは、保存したデジタル ファイルに、いつでもどのデバイスからでもアクセス可能。このため、作業の効率と生産性が向上します。部署やクライアント、プロジェクトごとにチームの共有スペースを作成し、オンライン ドキュメントを管理できます。

Dropbox フォルダの整理方法についてはこちら

職場でオンライン ドキュメントを共有、管理

オンライン ファイルまたはオフサイトのドキュメント ストレージとは、アプリやウェブサイトを使用してデジタル ファイルを保存、整理するためのシステムです。オンライン ドキュメント ストレージなら、必要なファイルにいつでもどこからでもアクセスできます。

ドキュメントや記録の管理にクラウド ストレージを利用するメリットは多数あります。

1 つ目は、紙の書類での作業にかかる手間や、自宅やオフィスなどに大量の書類を保管するためのスペースを減らせることです。ペーパーレス化は、コストの削減と環境負荷の低減につながります。

2 つ目は、重要なファイルや機密情報がクラウド上の安全なドキュメント ストレージに保管されているという安心感が得られる点です。クラウド ストレージなら、自然災害など不測の事態が発生してもデータが守られます。最後に、共同作業に適した一元的なワークスペースを使用してワークフローを効率化できるという点も、大きなメリットとなります。

オンライン ドキュメント管理のためのデジタル ファイリング システムを導入するにあたっては、まず個人やチームがオンライン ドキュメントを使ってどのように作業するかを考える必要があります。それを明確にできれば、共有や共同作業のニーズに基づいて、Dropbox を簡単にカスタマイズし、オンライン ドキュメントを効果的に整理できます。

詳しくは、ファイル整理に関するアイデアをご覧ください。