デジタル形式のファイルや写真、動画を 1 か所の安全なストレージ スペースにまとめて保存し、整理、利用することは、決して簡単ではありません。膨大な書類を保管する物理的なスペースや書類管理の手間をなくして、ドキュメントを効率よく保存しようとすると、さまざまな課題に直面します。
その結果、デジタル形式の文書管理システムは、ドキュメント スキャン ツールやドキュメント保管機能を備えたクラウド ファイル ストレージ システムへと移行し、オンライン化が進んでいます。オフィスのペーパーレス化や業務でのクラウド利用が広がるにつれ、オンライン文書ストレージは、どこからでも必要なファイルにアクセスするための最適なソリューションになりつつあります。
Dropbox は、デジタル ドキュメントを管理するためのクラウドベースのソフトウェア ソリューションであり、個人でもチームでも活用できるように設計されています。ドキュメントの保存場所として便利なだけでなく、デジタル ファイルの整理や検索、作業の効率化にも役立ちます。
Dropbox をオンライン ドキュメント ストレージとして利用すると、次のようなメリットがあります。
Dropbox を使ってドキュメントを保存すれば、どこでも、どのデバイスからでも、アクセスや検索ができるため、業務の効率と生産性が向上します。Dropbox Dash を使えば、すべての連携済みアプリを横断的に検索でき、関連するファイルやフォルダをまとめたスタックを簡単に共有したり、部署、クライアント、プロジェクト別にドキュメントを整理したりできます。Dropbox Dash は強力なデータ ガバナンス管理を提供します。チーム ビューを使えば、管理者が、誰がデータを閲覧、使用できるかをコントロールすることができます。これは、チーム メンバーが定期的にファイルを共有し合う場合に役立ちます。また、管理コンソールを使用して、権限設定、アクセス制御、共有フォルダ内の閲覧権限の管理も可能です。
オンライン ファイルまたはオフサイトのドキュメント ストレージとは、アプリやウェブサイトを使用してデジタル ファイルを保存、整理するためのシステムです。オンライン ドキュメント ストレージなら、必要なファイルにいつでもどこからでもアクセスできます。
デジタル形式のファイルを保存する方法はさまざまですが、最もシンプルで安全なのは、クラウド テクノロジーを利用する方法です。Dropbox のようなクラウド ストレージ プロバイダは、ファイルを安全に保管するだけでなく、保管しているファイルのシンプルな編集、共有、共同作業を実現します。
ドキュメントや記録の管理にクラウド ストレージを利用するメリットは多数あります。
1 つ目は、自宅でもオフィスでも収納施設でも、紙の書類での作業にかかる手間を減らすことで、リソースを節約してコストを削減できることです。ペーパーレス化は経済的にお得で環境にもやさしく、一挙両得です。
2 つ目は、重要なファイルや機密情報がクラウド上の安全なドキュメント ストレージにバックアップされているという安心感が得られる点です。クラウド ストレージなら、自然災害など不測の事態が発生してもデータが守られます。最後に、共同作業に適した一元的なワークスペースを使用してワークフローを効率化できるという点も、クラウド ストレージ サービスの大きなメリットと言えます。
オフサイトでのドキュメント管理を効率化するには、まず個人やチームがオンライン ドキュメントを使ってどのように作業したいかを考える必要があります。共有や共同作業のニーズを把握することで、それに基づいて Dropbox のフォルダやサブフォルダをカスタマイズし、ドキュメントを整理できます。
Dropbox では、権限の設定や、検索を容易にするためのドキュメントへのタグ付けが可能で、ドキュメントを自動でバックアップして同期するようにシステムを設定することもできます。こうすれば、常に最新のドキュメントにアクセスできます。効率的な電子ファイリング システムを導入することで、デジタル形式のファイルやドキュメントを簡単に管理できます。
詳しくは、ファイル整理に関するアイデアをご覧ください。
Dropbox にドキュメントを保存する場合のファイル サイズ制限は、ご利用の Dropbox プランによって異なります。たとえば、Dropbox Plus プランのストレージは 2 TB ですが、Advanced プランのストレージはチーム全体で 15 TB ～になっています。ファイル ストレージと 1 TB のストレージに何が保存できるのかに関する詳細をご覧いただき、お客様に適したプランをお選びください。
Dropbox なら、共有相手が Dropbox アカウントを持っていなくても、すばやく簡単に保存したドキュメントを共有できます。Dropbox デスクトップ アプリやモバイル アプリから共有リンクを作成し、チャット、メッセージ、メールなどで相手と共有するだけです。共有相手はリンクを使ってすぐにファイルを閲覧、ダウンロードできるため、共同作業やファイル共有がスムーズかつ便利になります。
