Dropbox と Dropbox Sign を組み合わせれば、契約書の初稿から最終版 PDF への署名まで、すべてを迅速、簡単、そして安全に行うことができます。Dropbox アカウントから直接ファイルを共有して、電子署名をリクエストできます。ファイルに加えられた変更は共有フォルダに自動で反映されます。Dropbox 内に保存している同じドキュメントに複数の署名者を追加することもできるので、チーム全体で最新情報を簡単に共有できます。対応するソフトウェアの購入やダウンロードは不要です。Dropbox をファイル ビューアーとして活用すれば、さまざまな動画ファイル、オーディオ ファイル、テキスト ファイルをあらゆるデバイスからプレビューできるようになります。
堅固なセキュリティと強力な暗号化機能を備えた Dropbox のアーキテクチャが、電子署名されたドキュメントをしっかりと保護し、法的拘束力を持つ署名*を守ることができます。Dropbox を使うと 1 か所ですべてが完結します。署名用ドキュメントの作成と共同編集、信頼できるインテグレーションを利用した電子署名、さらに Dropbox への署名済みドキュメントの保存まで、すべてを 1 か所で行うことができる便利なプラットフォームです。
電子署名はワークフローを円滑にするだけでなく、二酸化炭素排出量の削減にもつながります。電子署名を利用すれば、不要な紙の消費を減らすことができます。さらに紙の書類を郵送する際に発生する温室効果ガスも削減できます。もちろん、備品の紙や郵便にかかる費用が不要になれば、時間と経費の節約にもつながります。電子署名によるコスト削減や効率性といったメリットについて詳しくは、こちらをご覧ください。
Dropbox を使用してオンラインでドキュメントに電子署名をする利点はたくさんあります。Dropbox と電子署名ツールを別々に使うこともできますが、両者が連携していればワークフローをさらに効率化できます。重要なドキュメントがすでに Dropbox に保存してあれば、署名依頼を Dropbox アカウントから直接送付でき、署名済みドキュメントの保存もファイルとフォルダの管理もすべて 1 か所で済ませることができます。また、特定ファイルへのアクセスの制限、ドキュメントの整理、タスクの管理、チームの作業内容のスムーズな同期も可能です。
デスクトップで Dropbox アカウントを開き、電子署名を依頼したいドキュメントをクリックします。［次のアプリで開く］プルダウン メニューをクリックして、Dropbox Sign を選択します。
iPhone または iPad で、Dropbox モバイル アプリを開きます。対象の PDF ファイルまで移動し、タップして開きます。プレビュー画面で編集アイコンをタップします。最後に［テキストまたは署名を追加］をタップします。
基本的に、法的な違いはありません*。電子署名も、手書きの署名と同様に法的拘束力があります。2000 年には米国議会にて国際および国内商取引における電子署名に関する法律（ESIGN、Electronic Signatures in Global and National Commerce Act）が可決され、電子的に締結された契約書の有効性と法的効力が保証されています。
*電子署名法は地域によって異なるため、当てはまらない場合もあります。
Dropbox Sign はすべての Dropbox プランで利用可能で、有効化するのも簡単です。まず Dropbox アカウントを開き、電子署名を依頼したいドキュメントを選択します。次に、ファイル名の右にある［その他］のプルダウン メニューをクリックして、［送信して署名をもらう］を選択します。最後に、ドラッグ & ドロップで項目を追加して［送信］をクリックします。電子署名依頼は毎月 3 回まで無料で利用できます。ご自身による署名の場合は、毎月無料で制限なく利用できます。電子署名用のドキュメントを送信または受信すると、そのファイルは Dropbox アカウントと同期されます。
Dropbox と電子署名ツールを別々に使うこともできますが、両者が連携していればワークフローをさらに効率化できます。Dropbox に重要なドキュメントをすでに保存していれば、Dropbox アカウントからの電子署名依頼の送信、署名済みドキュメントの保存、すべてのフォルダとファイルの管理が 1 か所でできます。また、特定ファイルへのアクセスの制限、ドキュメントの整理、タスクの管理、チームの作業内容のスムーズな同期も可能です。
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