ファイルを整理して仕事をストレスフリーに

あらゆるコンテンツに適したシステム

チームのファイルを 1 か所で整理

コンテンツを検索してファイルを管理する時間を短縮し、作業効率の向上に貢献します。Dropbox ではすべてのコンテンツが 1 か所に整然とまとめられています。フォルダやファイルが整理されていると、必要なものが必要なときに、簡単に見つかります。

共同作業を行うプロジェクトでは、チームが複数のファイルにアクセスできるようにする必要があります。Dropbox では、メンバーを共有フォルダに招待することができ、フォルダ内の各ファイルに閲覧専用や編集などの権限を自由に設定できます。招待されたメンバーは各自の Dropbox アカウントからフォルダ、サブフォルダ、ファイルにアクセスして閲覧できるので、必要なものを簡単に探すことができます。

グループを作成してメンバーやフォルダを追加すれば、チームごとや部門ごとなど、自由にグループ分けしながらファイルやフォルダを整理できます。グループ全体を共有フォルダに招待すると、メンバー全員がそのフォルダ内にあるファイルの最新バージョンにすぐにアクセスできるようになります。別々のフォルダに保存してある複数のプロジェクト ファイルを共有する必要がある場合、Dropbox Showcase を使えば、レイアウトをカスタマイズして、クライアントに簡単にファイルを披露できます。もちろん、ファイルをあちこち移動させる必要はありません。

ファイル整理

フォルダ構造の設定

Dropbox では、フォルダ構造を作ることで整理された状態で簡単にファイルを見つけられます。フォルダやファイルの整理方法をあらかじめ決めておけば、チーム全員がデータの置き場所や検索方法をすぐに理解できます。ファイルの整理を複雑にしないことで、チームのテクニカル サポートに費やしていた時間が短縮され、仕事に集中できる時間が増えるはずです。

フォルダ構造

簡単、安全にコラボレーション

異なるバージョンがいくつもあるファイルをメール添付で共有するのは大変ですし、相手も混乱します。Dropbox では、ファイルを変更すると自動的にそのファイルを共有している相手と同期されるので、コラボレーションがシンプルになります。

加えて、他のユーザーによる閲覧、編集、削除、フォルダ間の移動など、ファイルに何らかの操作が行われたときに通知が送られるため、フォローアップも迅速です。また、メールでフィードバックを何度もやり取りするのではなく、作業中のファイルのすぐ隣で、チームでコメントを出し合うこともできます。

フォルダ内のいくつかのファイルだけをチーム メンバーと共有し、他のファイルは非公開にしたい場合もあるでしょう。フォルダ権限を細かく管理することで、フォルダ全体を共有せず、特定のファイルだけを共有することも可能です。

ファイルとフォルダのコラボレーション

フォルダ階層とは、ハード ドライブ、サーバー、または Dropbox アカウント内のフォルダを構造化する方法です。フォルダ階層はファイル リポジトリを整理し、すべてのファイルに決まった場所を指定します。フォルダ階層を使用すると、必要な情報やコンテンツをすばやく効率的に探すことができ、さまざまなユーザーにとってわかりやすい形で情報を整理することができます。 

Dropbox ではファイルやフォルダをシンプルに整理できるため、生産性が向上します。まず、チームの作業方法や、普段作業するコンテンツのタイプに基づいてフォルダを設定します。次に、ファイルやフォルダの標準的な命名規則を決定し、チーム内でのコンテンツ共有をシンプルにするためにグループを作成します。Dropbox で整理されたチーム スペースを作成する方法をご覧ください。

選択型同期を使用すると、Dropbox アカウントに残したまま、Windows または Mac デバイスからファイルやフォルダを削除することができます。ファイルが変更されると、Dropbox は通常、すべてのデバイスと dropbox.com の間でその変更を同期します。選択型同期では、パソコンと同期しないフォルダを選択することで、該当フォルダを dropbox.com アカウントに残したまま、パソコンの空き容量を増やすことができます。