ファイルを整理して仕事をストレスフリーに

コンテンツを検索してファイルを管理する時間を短縮し、作業効率の向上に貢献します。Dropbox ではすべてのコンテンツが 1 か所に整然とまとめられています。フォルダやファイルが整理されていると、必要なものが必要なときに、簡単に見つかります。

共同作業を行うプロジェクトでは、チームが複数のファイルにアクセスできるようにする必要があります。Dropbox では、メンバーを共有フォルダに招待することができ、フォルダ内の各ファイルに閲覧専用や編集などの権限を自由に設定できます。招待されたメンバーは各自の Dropbox アカウントからフォルダ、サブフォルダ、ファイルにアクセスして閲覧できるので、必要なものを簡単に探すことができます。

グループを作成してメンバーを追加すれば、ファイルやフォルダを論理的に整理できます。チームごとや部門ごとなど、自由にグループ分けできます。グループ全体を共有フォルダに招待すると、メンバー全員がそのフォルダ内にあるファイルの最新バージョンにすぐにアクセスできるようになります。別々のフォルダに保存してある複数のプロジェクト ファイルを共有する必要がある場合、Dropbox Showcase を使えば、レイアウトをカスタマイズして、クライアントに簡単にファイルを提示できます。もちろん、ファイルをあちこち移動させる必要はありません。

異なるバージョンがいくつもあるファイルをメール添付で共有するのは大変ですし、相手も混乱します。Dropbox では、ファイルを変更すると自動的にそのファイルを共有している相手と同期されるので、コラボレーションがシンプルになります。

加えて、他のユーザーによる閲覧、編集、削除、フォルダ間の移動など、ファイルに何らかの操作が行われたときに通知が送られるため、フォローアップも迅速です。また、メールでフィードバックを何度もやり取りするのではなく、作業中のファイルのすぐ隣で、チームでコメントを出し合うこともできます。

フォルダ内のいくつかのファイルだけをチームメイトと共有し、他のファイルは非公開にしたい場合もあるでしょう。フォルダ権限を細かく管理することで、フォルダ全体を共有せず、特定のファイルだけを共有することも可能です。