Urządzenia pamięci masowej

Jak skonfigurować pamięć masową jako narzędzie do udostępniania plików?

Podobnie jak w przypadku e-maili, wdrożenie rozwiązania do udostępniania plików za pomocą urządzeń pamięci masowej nie wymaga żadnej dodatkowej konfiguracji. Jednak rozważenie, jakiego rodzaju urządzeń chcesz używać, może zająć Ci trochę czasu.

Urządzenia pamięci masowej

  • Dokonaj zakupu wymaganej liczby urządzeń
  • Udostępnij je swojemu zespołowi

Dropbox

  • Utwórz konto Dropbox
  • Pobierz aplikację Dropbox

Pojemność jest kluczową cechą, ale musisz także pamiętać, że urządzenia będą najprawdopodobniej przechodzić z rąk do rąk. To sprawia, że ​​urządzenia z ruchomymi częściami, takie jak dyski twarde inne niż SSD, są podatne na uszkodzenia.

Aby rozpocząć pracę z Dropbox wystarczy, że założysz konto i pobierzesz aplikację. Łatwość udostępniania plików przez internet sprawia, że te dodatkowe czynności nad wyraz się opłacają.


W jaki sposób mogę udostępnić plik członkowi zespołu?

Korzystanie z urządzeń pamięci masowej jako rozwiązania do udostępniania plików jest podobne do FTP. Tylko zamiast wysyłania i pobierania plików fizycznie krążysz wokół „serwera”. W związku z tym powstaje identyczny jak w przypadku FTP problem utrzymania synchronizacji plików.

Urządzenia pamięci masowej

  • Podłącz urządzenie do komputera
  • Skopiuj plik z komputera do pamięci masowej
  • Bezpiecznie wysuń urządzenie
  • Podejdź do członka zespołu i podłącz urządzenie do jego komputera
  • Skopiuj plik z pamięci masowej do jego komputera
  • Bezpiecznie wysuń urządzenie
  • Powtórz ten proces za każdym razem, gdy chcesz dokonać aktualizacji

Dropbox

  • Utwórz nowy folder wewnątrz swojego Dropbox, aby udostępnić dokumenty zespołowi
  • Kliknij prawym przyciskiem myszy folder i udostępnij go członkom zespołu
  • Umieść plik w udostępnionym folderze na swoim komputerze. Plik automatycznie pojawi się w folderach Dropbox Twojego zespołu
  • Gdy ktokolwiek dokona edycji pliku, kopia automatycznie się zsynchronizuje u każdego

Pamięci masowe są znacznie bardziej intuicyjnym rozwiązaniem niż system, jakim jest FTP, ponieważ nie wymagają specjalnego oprogramowania (ani nawet połączenia z internetem). Jednak urządzenia pamięci masowej mogą również być trudne we współpracy, gdy mają do czynienia z obszarami roboczymi opartymi na różnych platformach. Ponieważ komputery Mac i PC wymagają innego formatowania dysku, udostępnianie plików w obrębie różnych systemach operacyjnych czasem staje się niełatwe.

Konfiguracja folderu udostępnionego Dropbox wymaga trochę więcej wysiłku, ale gdy już się to zrobi, skutecznie zastępuje on urządzenia pamięci masowej. Ponadto automatycznie aktualizuje on pliki, gdy tylko Twoi współpracownicy coś w nich zmienią. Oznacza to, że nie trzeba już wstawać i wędrować przez całe biuro, gdy chce się przekazać jakąś aktualizację.


Jak udostępnić plik klientowi?

Urządzenia pamięci masowej mogą być dobrym rozwiązaniem do współpracy wewnętrznej, ale ich ograniczenia stają się widoczne podczas próby udostępniania dokumentów klientom, jeśli nie są oni fizycznie w tym samym miejscu co zespół.

Przekazanie klientowi pamięci USB lub karty SD jest dość proste. Ale jeśli potrzebuje on częstych raportów z postępu prac, wymagających jego fizycznej obecności podczas każdego transferu plików, to jest to bardzo niewygodne.

Urządzenia pamięci masowej

  • Podłącz urządzenie do komputera
  • Skopiuj wybrany plik na urządzenie
  • Bezpiecznie wysuń urządzenie
  • Przekaż urządzenie swojemu klientowi

Dropbox

  • Kliknij prawym przyciskiem myszki plik w swoim folderze Dropbox
  • Wybierz pozycję w menu Udostępnij łącze do Dropbox, aby wygenerować łącze do udostępnienia
  • Wyślij łącze do klienta. Może je wyświetlić lub pobrać w dowolnej przeglądarce

Dropbox umożliwia o wiele łatwiejsze udostępnianie dokumentów klientom. Ponieważ pliki są przesyłane przez internet, nie musisz odwiedzać swoich klientów, aby byli na bieżąco.


W jaki sposób mogę udostępniać duże pliki?

Obsługa dużych plików jest jednym z atutów urządzeń pamięci masowej. W przeciwieństwie do serwerów pocztowych, które nakładają ograniczenia co do rozmiaru plików lub serwerów FTP, które wymagają specjalnego oprogramowania, udostępnianie dużych dokumentów za pomocą urządzeń pamięci masowej jest bardzo intuicyjnym procesem.

Urządzenia pamięci masowej

  • Maksymalny rozmiar pliku na urządzeniach sformatowanych w systemie plików FAT32 wynosi 4 GB
  • Jedynym innym limitem wielkości pliku jest pojemność urządzenia
  • Duże pliki muszą być skopiowane w całości za każdym razem, gdy dokona się zmiany

Dropbox

  • Nie ma ograniczeń wielkości plików podczas przesyłania za pośrednictwem aplikacji Dropbox
  • Podczas aktualizacji uprzednio przesłanego pliku jedynie zmienione fragmenty są przesyłane do Dropbox

W przypadku pamięci masowych, z racji tego, że nie jest wymagane połączenie z siecią, transfery plików są bardzo szybkie, o ile osoba, której udostępniasz dane jest w pobliżu Ciebie. Komputery PC i Mac wymagają jednak innego formatowania dysku, przez co każdy format ma różne rozmiary pliku i ograniczenia wielkości woluminu.

Dropbox łączy w sobie zalety urządzeń pamięci masowej i wygody internetu. Obszerne dokumenty są traktowane tak samo jak małe dokumenty, dzięki czemu bez namysłu możesz współpracować przy dużych plikach. Choć początkowe przesyłanie może trwać dłużej niż kopiowanie pliku na urządzenie pamięci masowej, Dropbox przesyła tylko zmienione fragmenty, więc kolejne aktualizacje odbywają się sprawniej.


Jak mogę współpracować z innymi na tym samym pliku?

Gdy dwie osoby pracują na tym samym pliku jednocześnie, może to czasem doprowadzić do konfliktu - czyja wersja powinna być akceptowana jako ostateczna? Są bardzo różne sposoby radzenia sobie z tym problemem podczas pracy z urządzeniami pamięci masowej w porównaniu do pracy z Dropbox.

Urządzenia pamięci masowej

  • Pamięć masowa nie obsługuje rozwiązywania konfliktów wersji
  • Najnowsza kopia pliku nadpisuje pracę pozostałych
  • Rozwiązania oscylują wokół metody „sprawdzania” plików, dlatego też tylko jedna osoba może edytować je w danym momencie

Dropbox

  • W przypadku wystąpienia konfliktu Dropbox zachowuje obie kopie pliku
  • To pozwala zobaczyć zmiany u obu użytkowników i zdecydować, jak je połączyć

W przypadku pamięci masowych zarządzanie konfliktami kopii może być podatne na ludzkie błędy. Ponieważ istnieje tylko jedna „żywa” kopia dokumentu zapisanego na nośniku, łatwo jest utracić wprowadzone zmiany w przypadku nadpisania pliku. Twój zespół musi być bardzo uważny, aby mieć całkowitą pewność, że tylko jedna osoba edytuje plik w danym momencie.

Zachowanie kopii powodujących konflikt w Dropbox pozwala Ci zapomnieć o nadpisywaniu cudzej pracy. Jeśli dwie osoby edytują jednocześnie ten sam plik, Dropbox ostrzega Cię, że istnieje konflikt i pozwala Ci zdecydować, jak zintegrować zmiany z obu kopii.


Jak zarządzać starszymi wersjami plików?

Tak jak w przypadku serwera FTP, pamięć masowa nie śledzi wersji plików. To wprowadza ryzyko utraty ważnych zmian, ponieważ nie ma sposobu, aby przywrócić i odzyskać starszą kopię pliku, jeżeli omyłkowo została nadpisana.

Urządzenia pamięci masowej

  • Pamięć masowa nie obsługuje wersji plików
  • Najczęstszym rozwiązaniem jest kopiowanie pliku i zmiana jego nazwy na zawierającą numer wersji

Dropbox

  • Kliknij prawym przyciskiem myszki plik w swoim folderze Dropbox
  • Wybierz opcję Wyświetl poprzednie wersje, aby uzyskać listę historii pliku
  • Wybierz żądaną wersję i kliknij Przywróć

Dropbox oferuje wbudowaną obsługę wersji, dzięki czemu nie musisz się martwić o utratę informacji. Każda zapisana edycja jest rejestrowana za kulisami, a Ty możesz poznać pełną historię pliku za pomocą kilku kliknięć myszką.