檔案整理功能讓工作不費力

適用所有內容的優秀檔案系統

在單一位置將團隊檔案整理得井井有條

縮短追蹤內容和管理檔案的時間,處理工作的時間更充裕。使用 Dropbox,即可在在結構清晰的單一位置存取所有內容。可以想像成線上檔案櫃—但是不會有一大堆紙。只要設定資料夾結構和組織系統,就能隨時輕鬆找到需要的檔案。

在專案協作時,需要讓您的工作團隊存取檔案嗎?Dropbox 讓您可以邀請其他人加入共享資料夾,由您來決定給予對方檔案和其中的子資料夾唯獨或編輯權限。您邀請的所有成員皆可使用各自的 Dropbox 帳戶檢視並存取指定的資料夾、子資料夾和檔案,讓大家輕鬆找到所需的檔案。

協助您的工作團隊或部門隨時找到需要的內容。建立指定成員的群組資料夾,組織更精簡實用的檔案系統。如果您邀請整個群組使用共享資料夾,每位成員均能立即存取資料夾中最新版本的檔案。

檔案整理

建立資料夾層級

您可利用 Dropbox 資料夾層級來建立簡單明瞭的檔案系統和整理文件的資料夾結構,讓工作團隊能有條不紊地檢視檔案。您可隨意選擇歸檔資料夾和子資料夾的方式,如此一來,團隊中的所有人皆可清楚知道資料存放的位置和搜尋方法。透過簡單明瞭的檔案整理分類系統,可以減少耗費在團隊技術支援上的時間,以更充裕的時間完成工作。

資料夾結構

輕鬆安全地協作

若以電子郵件附件的方式來共享多個版本的檔案,不但處理起來繁瑣,也會讓收件人感到困惑。而您對檔案所作的任何變更,Dropbox 都會自動與共享檔案的成員同步,讓協作更輕鬆

此外,Dropbox 會在有人檢視、編輯、刪除或在資料夾之間移動檔案時,對您發出通知,讓您得以追蹤檔案動態。您和工作團隊成員可以直接在工作檔案旁交換評論,無需用電子郵件來回溝通意見。

只需要和團隊成員共享幾個檔案,又不想開放資料夾其他檔案的權限?沒問題。透過細部檔案使用權限設定,就能保護重要文件安全。您可以和任何人分享特定檔案,同時不讓他們存取資料夾或上層資料夾結構。

檔案和資料夾協作

資料夾層級是您結構化硬碟、伺服器或 Dropbox 帳戶中資料夾的方式。資料夾層級可為每個檔案指定存放位置,進而簡化檔案組織。資料夾層級可精簡檔案系統,因此可讓您快速又簡單地找到需要的內容。這種整理資訊的方式也會讓其他使用者更容易理解內容。

用 Dropbox 輕鬆整理檔案和資料夾。首先,您需要根據工作團隊平常的工作模式,設立資料夾結構。例如,他們可能是獨立作業或團隊合作,檔案是由個人持有或多名合作者共有,接著依據不同習慣來對所有檔案和資料夾建立命名慣例。最後,還須設立群組,以便簡化內容在工作團隊中共享的方式。使用我們提供的組織小提示,建立 Dropbox 中的結構化團隊協作空間

沒錯,您可以使用我們的選擇性同步功能,從 Windows 或 Mac 裝置移除 Dropbox 檔案或資料夾,而不會從 Dropbox 帳戶中刪除。通常,Dropbox 會在所有裝置與 dropbox.com 上同步所有檔案變更。透過選擇性同步,您可以選擇要從電腦中移除的資料夾,但同時在您的 dropbox.com 帳戶中保留這些資料夾,以釋放儲存空間。