儲存裝置

我該怎麼藉由儲存裝置分享檔案?

如同電子郵件,您不需要安裝任何東西,便可透過儲存裝置分享檔案。不過,您還是得考慮一下要用哪一種類型的儲存裝置。

儲存裝置

  • 購買所需的儲存硬碟
  • 發給團隊成員使用

Dropbox

  • 註冊 Dropbox
  • 下載 Dropbox 應用程式

儲存空間通常是最主要的考量,但也別忘了,您必須經常傳遞這些裝置。所以像是非固態硬碟等包含可動零件的裝置,很可能用不了多久就會壞掉。

開始使用 Dropbox 前唯一要做的事,就是註冊帳號及下載 Dropbox 應用程式。接著就可以在網路上盡情分享檔案了!


我要如何與團隊成員分享檔案?

使用儲存裝置來分享檔案就跟 FTP 的作用差不多,差別僅在於上傳和下載檔案時,您必須真的走來走去地「傳遞」檔案。但是這個方法也跟使用 FTP 一樣,無法提供檔案同步的功能。

儲存裝置

  • 將儲存裝置連接至電腦
  • 將電腦上的檔案複製至儲存裝置
  • 安全退出儲存裝置
  • 將儲存裝置拿給您的工作夥伴,並插入他們的電腦
  • 將儲存裝置中的檔案複製到他們的電腦上
  • 安全退出儲存裝置
  • 每次要分享新版本都要重複以上步驟

Dropbox

  • 在您的 Dropbox 中建立新資料夾,專門用來與團隊分享檔案
  • 在資料夾上按右鍵,與團隊成員共享
  • 將檔案放入電腦上的共享資料夾,它便會自動出現在團隊成員的 Dropbox 資料夾中
  • 若有人編輯檔案,所有人手上的複本都會自動同步

儲存裝置比起 FTP 來說好駕馭得多,您不需要額外學習特殊軟體 (甚至不需要網路連線)。不過,若您要在不同作業系統上傳遞檔案,使用儲存裝置也可能會碰到問題。因為 Mac 和 PC 使用的硬碟格式不同,有的時候可能會踢到鐵板。

建立共享資料夾需要花多一點點心思,但是一旦建立完成便一勞永逸,它可以完全取代所有儲存裝置的功用。除此之外,每每有新的編輯內容,共享資料夾便會自動更新所有同事手上的複本。也就是說,您再也不必在辦公室裡繞來繞去,分享檔案的新版本了!


我要如何與客戶分享檔案?

在公司內部分享檔案時,使用儲存裝置也許還行,但若是要跟不坐在同一間辦公室裡的客戶分享檔案時,那就行不通了。

您可能會說,要把隨身碟或 SD 記憶卡拿給客戶也沒什麼難的,但是如果他們要求您時常提供進度報告,每次都要當面將檔案交給他們,那可就非常麻煩了。

儲存裝置

  • 將儲存裝置連接至電腦
  • 把要分享的檔案複製至儲存裝置
  • 安全退出儲存裝置
  • 把儲存裝置拿給客戶

Dropbox

  • 在您的 Dropbox 資料夾中,右鍵點選該檔案
  • 選擇選單上的分享 Dropbox 連結,產生分享連結
  • 將連結傳送給客戶。客戶可以使用任何網頁瀏覽器瀏覽或下載連結內容

Dropbox 讓您可以輕輕鬆地與客戶分享檔案。由於檔案都是透過網路傳送,您不必成天辛苦拜訪客戶,便能立即提供最新資料。


我要如何分享大型檔案?

儲存裝置的優點是可以快速傳遞大型檔案。它不像電子郵件有檔案大小限制,也不需要 FTP 伺服器的專用軟體,使用儲存裝置傳遞大型檔案省事得多。

儲存裝置

  • 以 FAT 32 檔案系統格式化的裝置最大只能承載 4 GB 的檔案
  • 儲存裝置唯一的檔案大小限制就是它的儲存空間
  • 內容只要有變更,就必須重新複製整個檔案

Dropbox

  • 透過 Dropbox 應用程式上傳檔案,完全沒有檔案大小限制
  • 更新之前已經上傳過的檔案時,系統只會把有變更的部分上傳至 Dropbox

使用儲存裝置時並不需要網路連線,所以如果您要分享的對象就在您身邊,檔案傳遞速度自是相當快速。但是,Mac 和 PC 使用的硬碟格式不同,分別有不同的檔案和磁區大小限制。

Dropbox 不僅具有儲存裝置的優點,還搭載了網路的便利。系統處理大小檔案的方式都一樣,就算您要協作的是大型檔案也不必操額外的心。雖然第一次上傳新檔案時,可能要花比複製檔案到儲存裝置更久一點的時間;但是由於 Dropbox 只會上傳檔案中有變更的部分,所以後續的更新作業都會加倍有效率。


我該如何與他人一同編輯相同檔案?

兩人一起編輯同一個檔案時,可能會產生衝突:到底應該儲存誰的編輯內容?這時,您使用的是儲存裝置還是 Dropbox,處理方法就會相當不同。

儲存裝置

  • 儲存裝置無法解決檔案衝突問題
  • 檔案的最新版本會覆寫其他人的編輯內容
  • 解決辦法是使用者必須不時檢查有沒有其他人在編輯檔案,確保同一時段只有一個人在編輯

Dropbox

  • 發生編輯衝突時,Dropbox 會將兩份複本都保存下來
  • 您可以瀏覽兩個使用者的編輯內容,再決定該如何合併兩個版本

透過儲存裝置管理衝突的檔案版本,很容易發生人為疏失。由於儲存裝置上只有一個「即時」檔案版本,複寫檔案時很容易遺失原有的變更內容。您的團隊必須費心確保每次只有一人在編輯檔案。

Dropbox 的衝突複本功能讓您再也不必擔心覆寫其他人的心血。如果有兩人正在編輯同一檔案,Dropbox 會提醒您檔案版本有所衝突,讓您決定如何整合兩邊的編輯內容。


我該如何管理檔案的舊版本?

儲存裝置和 FTP 伺服器一樣,不會追蹤檔案修訂紀錄。這可能會導致重要的編輯內容遺失,因為檔案複寫後,就再也沒辦法復原。

儲存裝置

  • 儲存裝置不支援檔案版本控制
  • 常見的解決辦法是複製檔案,然後將它重新命名,註明版本編號

Dropbox

  • 在您的 Dropbox 資料夾中,右鍵點選該檔案
  • 在選單中選取檢視過去版本,查看檔案的歷史版本列表
  • 選擇您要的版本,然後按一下還原

Dropbox 內建版本控制支援,讓您再也不必擔心遺失資訊。系統會自動記下每次編輯,只要按幾下滑鼠,就能看見檔案的完整歷程紀錄。