Dateiberechtigungen und Dateimanagement bei Dropbox

Schützen Sie die Arbeit, die Sie freigeben.

Dateiberechtigungen gezielt verwalten

Es ist wichtig, dass Sie die Kontrolle darüber behalten, was andere mit den von Ihnen freigegebenen Dateien tun – und nicht tun können. Durch die Dateiberechtigungen von Dropbox bestimmen Sie, wer mit welchen Rechten auf Verzeichnisse und Dateien zugreifen kann. 

Zum Beispiel können Sie mit Dropbox eine bestimmte Grafik mit Ihrem Team teilen – ohne dass Ihr Team Zugriff auf das Verzeichnis „Design“ erhält, in dem die Grafik liegt.

Dateiberechtigungen verwalten

Dateien senden, die nur Lesezugriff erlauben

Bei E-Mail-Anhängen haben Sie keine Kontrolle darüber, was mit Ihrem Anhang nach dem Versenden geschieht, und es ist oftmals nicht möglich, große Dateien wie Videos oder CAD-Entwürfe zu verschicken.

Mit Dropbox haben Sie die Möglichkeit, Links freizugeben, die nur Lesezugriff erlauben  –  damit erhalten die Empfänger gezielte Berechtigungen, die Originaldateien anzusehen, zu kommentieren, herunterzuladen, jedoch nicht zu bearbeiten. Sie können den Link außerdem durch ein Kennwort schützen und eine Gültigkeitsdauer für den Link festlegen, sobald Ihr Projekt abgeschlossen ist. Sie können außerdem ein komplettes Projekt mit Dropbox Showcase als maßgeschneiderte Präsentation freigeben  –  ohne dass die Empfänger die Originaldateien bearbeiten können.  

Dateien senden, die nur Lesezugriff erlauben

Dateiänderungen in Echtzeit verfolgen

Dateiänderungen nachzuvollziehen ist essentieller Teil eines jeden Projekts. Mit Dropbox werden Sie benachrichtigt, wenn jemand Dateien angesehen, bearbeitet, gelöscht oder in andere Verzeichnisse verschoben hat. Ihnen gefällt eine Dateiänderung nicht? Durch Datenwiederherstellung und Versionsverlauf können Sie eine ältere Dateiversion kinderleicht wiederherstellen.

Sie erhalten außerdem eine Benachrichtigung, wenn jemand eine Datei kommentiert hat. Dadurch wird es einfacher, Feedback an einem zentralen Ort zu sammeln, und Kommentare in E-Mails oder verschiedenen Dokumenten sind überflüssig.

Dateiänderungen in Echtzeit nachverfolgen

Ja, Sie können Dropbox-Dateien und -Ordner öffentlich zugänglich machen. Erstellen Sie dazu einfach einen Link zur Datei bzw. zum Ordner und legen Sie die Zugriffsrechte auf „Alle mit Link“ fest. Alle, die den freigegebenen Link erhalten, können Ihre Inhalte einsehen, die Originaldatei jedoch nicht bearbeiten. 

Es ist möglich, Zugriffsrechte für freigegebene Dropbox-Ordner zu widerrufen. Sollten Sie einen Dropbox-Ordner durch Erstellen eines freigegebenen Links zugänglich gemacht haben, können Sie den Link deaktivieren, um den Zugriff auf den ehemals freigegebenen Ordner zu unterbinden. 

Wenn Sie andere Nutzer in einen freigegebenen Ordner eingeladen haben, können Sie deren Zugriff widerrufen, indem Sie sie (oder sogar sich selbst) aus der Liste der eingeladenen Nutzer löschen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, den Ordner von den Geräten dieser Nutzer zu löschen, wenn diese sich das nächste Mal mit dem Internet verbinden.

Ja, freigegebene Dropbox-Links können ablaufen. Nutzer von Dropbox Professional und Dropbox Business können freigegebene Links mit einer bestimmten Gültigkeitsdauer festlegen. Wählen Sie bei Erstellung eines freigegebenen Links die Ablaufoption aus und legen Sie fest, wann der Link seine Gültigkeit verlieren soll. Nutzer von Dropbox Basic und Dropbox Plus können keine Gültigkeitsdauer für freigegebene Links erstellen, können aber den Zugriff jederzeit auf Wunsch widerrufen und Links löschen. 

Sie können selbst bestimmen, welche Benachrichtigungen Sie für freigegebene Dropbox-Ordner erhalten. Möchten Sie über Änderungen an Ihrem Ordner auf dem Laufenden gehalten werden, aktivieren Sie Desktop-Benachrichtigungen und wählen Sie aus bzw. bearbeiten Sie, welche Benachrichtigungen Sie erhalten möchten. Sie können darüber informiert werden, wenn jemand Sie @erwähnt, Ihre Dateien kommentiert oder bearbeitet, Ihnen eine Aufgabe zuweist, eine Datei oder einen Ordner öffnet oder eine Datei oder einen Ordner für Sie freigibt.