Es ist wichtig, dass Sie die Kontrolle darüber behalten, was andere mit den von Ihnen geteilten Dateien tun – und nicht tun können. Durch die detaillierten Dateiberechtigungen von Dropbox bestimmen Sie, wer mit welchen Zugriffsberechtigungen auf Ordner und Dateien zugreifen kann.
Mit Dropbox können Sie zum Beispiel Gruppenberechtigungen festlegen – so können Sie ein bestimmtes Bild mit Ihrem Team teilen, ohne ihm eine Lese- oder Bearbeitungsberechtigung für den umfassenden Ordner oder den darin enthaltenen privaten Ordner zu geben.
Große Dateiformate wie Videos oder CAD-Zeichnungen können Sie nur schwer über E-Mail-Anhänge versenden. Außerdem ist es fast unmöglich zu steuern, was nach dem Versenden mit den Dateianhängen passiert.
Mit Dropbox ist das anders: Wenn Sie Dropbox als Ihr Clouddateisystem nutzen, haben Sie von Anfang an die Kontrolle über die von Ihnen verschickten Anhänge. Mit Dropbox können Sie Links teilen, die nur den Lesezugriff erlauben – damit erhalten die Empfänger differenzierte Berechtigungen, die Originaldateien anzusehen, zu kommentieren, herunterzuladen, jedoch nicht zu bearbeiten. Sie können den Link außerdem durch ein Passwort schützen und eine Gültigkeitsdauer für den Link festlegen, sobald Ihr Projekt abgeschlossen ist.
Inhaltsänderungen nachzuvollziehen, ist ein wichtiger Teil bei jedem Projekt. Mit Dropbox werden Sie benachrichtigt, wenn jemand Dateien angesehen, bearbeitet, gelöscht oder in andere Verzeichnisse verschoben hat. Sind Sie mit einer Änderung nicht einverstanden? Mit Dateiwiederherstellung und Versionsverlauf können Sie ganz einfach eine alte Version Ihrer Datei wiederherstellen. Außerdem erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn jemand eine Datei kommentiert hat, sodass Sie Feedback an einem zentralen Ort sammeln können, ohne Kommentare per E-Mail oder in separaten Dokumenten austauschen zu müssen.
Häufig gestellte Fragen
Ja, Sie können Dropbox-Dateien und -Ordner öffentlich zugänglich machen, indem Sie einen freigegebenen Link zur Datei oder zum Ordner erstellen. Dann legen Sie die Berechtigung auf „Alle Nutzer mit dem Link“ fest. Alle, die den freigegebenen Link erhalten, können Ihre Inhalte einsehen, die Originaldatei jedoch nicht bearbeiten.
Sie können die Berechtigungen für einen freigegebenen Dropbox-Ordner ändern oder den Zugriff darauf entfernen. Sollten Sie einen Dropbox-Ordner durch Erstellen eines freigegebenen Links zugänglich gemacht haben, können Sie Ordnerberechtigungen ändern oder den Link deaktivieren, um den Zugriff auf den vorher freigegebenen Ordner zu entfernen. Wenn Sie andere Nutzer zu einem freigegebenen Ordner eingeladen haben, können Sie Lese- oder Bearbeitungsberechtigungen entfernen, indem Sie andere Nutzer – oder auch sich selbst – aus der Liste der eingeladenen Nutzer entfernen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, den Ordner von den Geräten dieser Nutzer zu löschen, wenn diese sich das nächste Mal mit dem Internet verbinden.
Ja, freigegebene Dropbox-Links können ablaufen. Nutzer von Dropbox Professional und Dropbox Business können geteilte Links mit einer bestimmten Gültigkeitsdauer festlegen. Wählen Sie beim Erstellen eines freigegebenen Links die Ablaufoption aus und legen Sie fest, wann der Link seine Gültigkeit verlieren soll. Für Nutzer von Dropbox Basic und Dropbox Plus können Sie keine Gültigkeitsdauer für geteilte Links festlegen, aber den Zugriff jederzeit widerrufen und Links löschen.
Sie können selbst festlegen, welche Benachrichtigungen Sie für freigegebene Dropbox-Ordner erhalten. Möchten Sie über Änderungen an Ihrem Ordner auf dem Laufenden gehalten werden, aktivieren Sie Desktop-Benachrichtigungen und wählen Sie aus bzw. bearbeiten Sie, welche Benachrichtigungen Sie erhalten möchten. Sie können darüber informiert werden, wenn jemand Sie @erwähnt, Ihre Dateien kommentiert oder bearbeitet, Ihnen eine Aufgabe zuweist, eine Datei oder einen Ordner öffnet oder eine Datei oder einen Ordner für Sie freigibt.
Mit Dateiberechtigungen sicher zusammenarbeiten
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