データを共有する相手にどのような操作を許可し何を禁止するのかを決められるというのは、とても重要なことです。Dropbox ではファイルの権限を細かく設定できるので、フォルダやファイルに誰がアクセスできるか、各ファイルにどのような権限を許可するのかを調整できます。
たとえば、Dropbox ではグループに権限を設定できるため、他のファイルと同じフォルダまたはプライベートなフォルダに保存されている特定の画像ファイルを、フォルダへの読み込みや書き込みの許可を与えることなくチームに共有できます。
容量の大きな動画や CAD 図面などのファイルをメールに添付することは困難です。さらに、送信した添付ファイルの取り扱いをコントロールすることはほぼ不可能です。
Dropbox でこうした状況が解決します。Dropbox をクラウド ファイル システムとして使用すれば、送信する添付ファイルを最初からコントロールできます。読み取り専用権限のリンクを共有すれば、受信者はファイルの閲覧、コメントの追加、ダウンロードはできますが、元のファイルは編集できないようにするなど、きめ細かい権限を付与することができます。さらにリンクに有効期限やパスワードを設定すれば、プロジェクト完了後にリンクを無効にすることができます。
どんなプロジェクトでも、コンテンツの変更状況を把握することが重要です。Dropbox なら、他のユーザーによる閲覧、編集、削除、フォルダ間の移動など、ファイルに何らかの操作が行われたときに通知を受け取ることができます。他の人が加えた変更を元に戻したい場合もあるでしょう。そんなときは、ファイルの復元やバージョン履歴の機能を使って以前の状態に簡単に戻せます。
ファイルにコメントが付いたときにも通知を受け取ることができます。メールや別の文書を使ってやり取りすることなく、手軽にフィードバックを 1 か所にまとめることができます。
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