ファイル権限を管理
データを共有した相手にどのような操作を許可し何を禁止するのかを決められるというのは、とても重要なことです。Dropbox では権限を細かく設定できるので、フォルダやファイルに誰がアクセスできるか、各ファイルにどのようなアクセスを許可するのかを調整できます。
たとえば、「デザイン」という名前のフォルダにある 1 つの画像をチームと共有したいけれど、フォルダ内の他のファイルは見られたくない。Dropbox ならこうしたニーズにも応えられます。
読み取り専用権限でファイルを送る
メールに添付されたファイルを受信者がどのように扱うのか、送信者側で管理することはできません。そもそも動画や CAD 図面などは、サイズが大きすぎて送れないことも多いのです。
Dropbox なら読み取り専用権限を設定したリンクを送ることが可能です。受信者はファイルを閲覧し、コメントを付けたりダウンロードすることができますが、元のファイルを編集することはできません。さらにリンクにパスワードや有効期限を設定すれば、プロジェクト完了後にリンクを無効にすることができます。Dropbox Showcase を使うという選択肢もあります。Showcase では、受信者に元のファイルを編集させることなく、プロジェクト全体をカスタム プレゼンテーションとして披露することができます。
ファイルの変更をリアルタイムで把握
どんなプロジェクトでも、ファイルの変更状況を把握することが重要です。Dropbox なら、他のユーザーによる閲覧、編集、削除、フォルダ間の移動など、ファイルに何らかの操作が行われたときに通知を受け取ることができます。他の人が加えた変更を元に戻したい場合もあるでしょう。そんなときは、ファイルの復元やバージョン履歴の機能を使って以前の状態に簡単に戻せます。
ファイルにコメントが付いたときにも通知を受け取ることができます。メールや別の文書を使ってやり取りすることなく、手軽にフィードバックを 1 か所にまとめることができます。
