データを共有する相手にどのような操作を許可し何を禁止するのかを決められるというのは、とても重要なことです。Dropbox ではファイルの権限を細かく設定できるので、フォルダやファイルに誰がアクセスできるか、各ファイルにどのような権限を許可するのかを調整できます。
たとえば、Dropbox ではグループに権限を設定できるため、他のファイルと同じフォルダまたはプライベートなフォルダに保存されている特定の画像ファイルを、フォルダへの読み込みや書き込みの許可を与えることなくチームに共有できます。
容量の大きな動画や CAD 図面などのファイルをメールに添付することは困難です。さらに、送信した添付ファイルの取り扱いをコントロールすることはほぼ不可能です。
Dropbox がこうした状況を改善します。Dropbox をクラウド ファイル システムとして使用すれば、送信する添付ファイルを最初からコントロールできます。読み取り専用権限のリンクを共有すれば、受信者はファイルの閲覧、コメントの追加、ダウンロードはできますが、元のファイルは編集できないようにするなど、きめ細かい権限を付与することができます。さらにリンクに有効期限やパスワードを設定すれば、プロジェクト完了後にリンクを無効にすることができます。
どんなプロジェクトでも、コンテンツの変更状況を把握することが重要です。Dropbox なら、他のユーザーによる閲覧、編集、削除、フォルダ間の移動など、ファイルに何らかの操作が行われたときに通知を受け取ることができます。他の人が加えた変更を元に戻したい場合もあるでしょう。そんなときは、ファイルの復元やバージョン履歴の機能を使って以前の状態に簡単に戻せます。ファイルにコメントが付いたときにも通知を受け取ることができるので、メールや別の文書を使ってやり取りすることなく、手軽にフィードバックを 1 か所にまとめることができます。
はい。ファイルやフォルダへの共有リンクを作成し、アクセス権限を［リンクを知っている全ユーザー］に設定すれば、Dropbox のファイルやフォルダを公開設定にすることができます。この共有リンクを知っているすべてのユーザーがコンテンツを閲覧できますが、元のファイルを編集することはできません。
権限を変更し、Dropbox 共有フォルダへのアクセス権限を削除することは可能です。共有リンクを作成して Dropbox フォルダを共有した場合は、フォルダ権限を変更するか、リンクを無効にすることで、以前に共有したフォルダへのアクセス権限を削除することができます。誰かを共有フォルダに招待している場合は、権限を変更して読み込みや書き込み権限を削除するか、招待済みユーザーのリストからその共同編集者を削除することで（自分の削除も可）、フォルダへのアクセス権限を削除できます。また、共同編集者が次回インターネットに接続したときに、そのデバイスからフォルダを削除するオプションもあります。
はい。Dropbox の共有リンクには有効期限を設定できます。Dropbox Professional および Dropbox Business プランでは、有効期限を設定した共有リンクを作成できます。共有リンクの作成時に［有効期限］を選択し、リンクの有効期限を設定します。Dropbox Basic および Plus のプランでは、共有リンクに有効期限を設定することはできませんが、いつでも自分の判断でアクセス権限の変更やリンクの削除ができます。
Dropbox の共有フォルダから送信される通知はご自身でカスタマイズできます。共有フォルダで行われた変更を常に把握しておきたいという場合は、デスクトップ通知をオンにして、受信したい通知の種類を選択または変更できます。他のユーザーからの @メンション、ファイルへのコメントまたは編集、タスクの割り当て、ファイルやフォルダの閲覧や共有などの操作が行われたときに通知を受け取ることができます。
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