ファイル権限を設定してセキュリティを強化

あなたの共有ファイルを守ります

ファイル権限のきめ細かい管理

データを共有した相手にどのような操作を許可し何を禁止するのかを決められるというのは、とても重要なことです。Dropbox では権限を細かく設定できるので、フォルダやファイルに誰がアクセスできるか、各ファイルにどのようなアクセスを許可するのかを調整できます。

たとえば、「デザイン」という名前のフォルダにある 1 つの画像をチームと共有したいけれど、フォルダ内の他のファイルは見られたくない。Dropbox ならこうしたニーズにも応えられます。

ファイル権限の管理

読み取り専用権限でファイルを送る

メールに添付されたファイルを受信者がどのように扱うのか、送信者側で管理することはできません。そもそも動画や CAD 図面などは、サイズが大きすぎて送れないことも多いのです。

Dropbox なら読み取り専用権限を設定したリンクを送ることが可能です。受信者はファイルを閲覧し、コメントを付けたりダウンロードしたりできますが、元のファイルは編集できないようにするなど、きめ細かい権限を付与することができます。さらにリンクにパスワードや有効期限を設定すれば、プロジェクト完了後にリンクを無効にすることができます。Dropbox Showcase を使うという選択肢もあります。Showcase では、受信者に元のファイルを編集させたりファイル共有権限を与えたりすることなく、プロジェクト全体をカスタム プレゼンテーションとして披露することができます。

読み取り専用権限でファイルを送信

ファイルの変更をリアルタイムで把握

どんなプロジェクトでも、ファイルの変更状況を把握することが重要です。Dropbox なら、他のユーザーによる閲覧、編集、削除、フォルダ間の移動など、ファイルに何らかの操作が行われたときに通知を受け取ることができます。他の人が加えた変更を元に戻したい場合もあるでしょう。そんなときは、ファイルの復元やバージョン履歴の機能を使って以前の状態に簡単に戻せます。

ファイルにコメントが付いたときにも通知を受け取ることができます。メールや別の文書を使ってやり取りすることなく、手軽にフィードバックを 1 か所にまとめることができます。

ファイルの変更をリアルタイムで追跡

はい。ファイルやフォルダへの共有リンクを作成し、アクセス権限を[リンクを知っている全ユーザー]に設定すれば、Dropbox のファイルやフォルダを公開設定にすることができます。この共有リンクを知っているすべてのユーザーがコンテンツを閲覧できますが、元のファイルを編集することはできません。

Dropbox 共有フォルダへのアクセス権限を削除することは可能です。共有リンクを作成して Dropbox フォルダを共有した場合は、リンクを無効にすることで、以前に共有したフォルダへのアクセス権限を削除することができます。

誰かを共有フォルダに招待している場合は、招待済みユーザーのリストからその共同編集者を削除することで(自分の削除も可)、フォルダへのアクセス権限を削除できます。また、共同編集者が次回インターネットに接続したときに、そのデバイスからフォルダを削除するオプションもあります。

はい。Dropbox の共有リンクには有効期限を設定できます。Dropbox Professional および Dropbox Business プランでは、有効期限を設定した共有リンクを作成できます。共有リンクの作成時に[有効期限]を選択し、リンクの有効期限を設定します。Dropbox Basic および Plus のプランでは、共有リンクに有効期限を設定することはできませんが、いつでも自分の判断でアクセス権限やリンクを削除することができます。

Dropbox の共有フォルダから送信される通知はご自身でカスタマイズできます。共有フォルダで行われた変更を常に把握しておきたいという場合は、デスクトップ通知をオンにして、受信したい通知の種類を選択または変更できます。他のユーザーからの @メンション、ファイルへのコメントまたは編集、タスクの割り当て、ファイルやフォルダの閲覧や共有などの操作が行われたときに通知を受け取ることができます。