하나의 안전한 중앙 저장 공간에 디지털 파일과 사진, 동영상을 모두 저장해 자료를 체계적으로 정리하고 액세스하기란 쉽지 않습니다. 기록을 저장하는 데 실질적인 디스크 용량의 대부분을 사용하거나, 기록 관리를 위해 귀중한 자원을 사용하지 않고서는 문서를 효율적으로 보관하기가 어려울 때가 많죠.
그 결과, 디지털 문서 관리 시스템이 문서 스캔 도구와 문서 보존 기능이 탑재된 온라인 클라우드 파일 스토리지 시스템으로 전환되었습니다. 페이퍼리스 환경과 클라우드 업무 환경이 갈수록 보편화되는 오늘날, 장소의 구애 없이 체계적으로 정리된 파일에 액세스할 수 있는 온라인 문서 스토리지는 기존 문서 관리 시스템의 해결책이 될 수 있습니다.
Dropbox는 개인과 팀 모두가 전자 문서를 간편하게 관리할 수 있는 클라우드 기반 소프트웨어 솔루션입니다. Dropbox는 문서 저장소의 역할을 하는 동시에 디지털 파일 작업, 정리, 검색을 간소화해줍니다.
Dropbox를 온라인 문서 스토리지 솔루션으로 활용하면 다음과 같은 이점이 있습니다.
Dropbox를 사용하여 문서를 저장하면 장치와 위치에 구애받지 않고 문서에 액세스하고 검색할 수 있으므로 업무의 효율성과 생산성이 향상됩니다. Dropbox Dash를 사용하면 연결된 모든 앱을 검색하고, 관련 파일과 폴더의 스마트 컬렉션인 스택을 쉽게 공유하며 부서, 고객 또는 프로젝트별로 문서를 정리할 수 있습니다. Dropbox Dash는 강력한 데이터 거버넌스 제어 기능을 제공합니다. 또한 관리자는 팀 보기를 통해 데이터를 보고 사용할 수 있는 사람을 제어합니다. 이러한 기능은 정기적으로 서로 파일을 공유하는 팀원들에게 유용합니다. 또한 관리 콘솔을 사용해 간편하게 권한을 설정하고, 액세스를 제어하며, 공유 폴더에서 누가 어떤 파일을 볼 수 있는지 관리할 수 있습니다.
온라인 파일 또는 오프사이트 문서 스토리지는 앱이나 웹사이트를 사용하여 디지털 파일을 저장하고 정리하는 방법입니다. 온라인 문서 스토리지를 사용하면 언제 어디서나 파일에 액세스할 수 있습니다.
디지털 파일을 저장하는 방법은 다양하지만, 가장 간단하고 안전한 방법은 클라우드 기술입니다. Dropbox와 같은 클라우드 스토리지 제공업체를 사용하면 파일을 안전하게 보관할 수 있고 해당 파일을 더 쉽게 편집하고 공유 및 협업할 수 있습니다.
클라우드 스토리지와 기록 관리에는 많은 이점이 있습니다.
첫째, 집, 사무실, 보관 시설에서 종이 문서를 사용하지 않아도 되므로 자원을 절약하고 비용을 절감할 수 있습니다. 페이퍼리스 환경을 구축하면 경제적인 동시에 환경에도 도움이 됩니다.
또한 중요한 업무 파일과 민감한 정보가 클라우드에 안전하게 저장되어 있기 때문에 자연재해나 기타 예측할 수 없는 상황이 발생하더라도 언제나 안심할 수 있습니다. 마지막으로, 클라우드 스토리지 서비스는 팀에 체계적으로 정리된 협업 공간을 제공하여 워크플로를 간소화합니다.
효율적인 오프사이트 문서 관리는 본인 또는 팀이 어떤 방식으로 온라인 문서 작업을 할 것인지 질문을 던지는 것에서부터 시작합니다. 그다음, 공유와 협업에 필요한 요건을 기준으로 문서를 Dropbox 폴더와 하위 폴더로 정리할 수 있습니다.
Dropbox를 사용하면 권한을 설정하고, 문서에 태그를 지정해 간편하게 검색하는 것은 물론, 문서를 자동으로 동기화하고 백업하도록 시스템을 설정할 수도 있습니다. 그러면 문서 액세스가 간편하고 문서가 항상 최신 상태로 유지되죠. 간소화된 전자 파일 정리 시스템을 구축해 놓으면 디지털 파일과 문서를 간편하게 관리할 수 있습니다.
더 자세한 설명이 필요하신가요? Dropbox 파일 정리 아이디어를 살펴보세요.
Dropbox에 문서를 저장할 수 있는 파일 크기 제한은 사용 중인 Dropbox 요금제 에 따라 다릅니다. 예를 들어 Dropbox Plus 요금제는 2TB의 용량을 제공하지만 Advanced 요금제는 15TB부터 시작합니다. 파일 스토리지에 대해 자세히 알아보고 1TB의 용량을 제공하여 적합한 요금제를 선택하세요.
Dropbox 계정이 없는 사람도 Dropbox를 사용하면저장된 문서를 다른 사람들과 쉽고 빠르게 공유할 수 있습니다. Dropbox 데스크톱 또는 모바일 앱에서 공유 링크를 만들어 채팅, 문자 메시지 또는 이메일로 공유하면 됩니다. 링크를 받은 사람은 링크를 통해 바로 파일을 보거나 다운로드할 수 있어 협업과 파일 공유가 원활하고 편리해집니다.
