하나의 안전한 중앙 저장 공간에 디지털 파일과 사진, 동영상을 모두 저장해 자료를 체계적으로 정리하고 액세스하기란 쉽지 않습니다. 기록을 저장하는 데 실질적인 디스크 용량의 대부분을 사용하거나, 기록 관리를 위해 귀중한 자원을 사용하지 않고서는 문서를 효율적으로 보관하기가 어려울 때가 많죠.
그 결과, 디지털 문서 관리 시스템이 문서 스캔 도구와 문서 보존 기능이 탑재된 온라인 클라우드 파일 스토리지 시스템으로 전환되었습니다. 페이퍼리스 환경과 클라우드 업무 환경이 갈수록 보편화되는 오늘날, 장소의 구애 없이 체계적으로 정리된 파일에 액세스할 수 있는 온라인 문서 스토리지는 기존 문서 관리 시스템의 해결책이 될 수 있습니다.
체계적인 클라우드 파일 스토리지 시스템을 사용하면 장소의 구애를 받지 않고 어떤 장치로든 문서 저장소의 전자 파일에 액세스할 수 있어 업무의 효율성과 생산성이 향상됩니다. 팀 공용 공간을 만들어 온라인 문서를 부서별, 클라이언트별, 프로젝트별로 관리하세요.
관리자는 팀 공간에 그룹을 설정해 팀원들 사이의 공유를 간소화할 수 있습니다. 이 기능은 서로 정기적으로 파일을 공유하는 팀원들에게 특히 유용합니다. 또한, 관리 콘솔을 사용해 간편하게 권한을 설정하고, 액세스를 제어하고, 공유 폴더에서 누가 어떤 파일을 볼 수 있는지 관리할 수 있습니다.
온라인 파일 또는 외부 문서 스토리지는 앱이나 웹사이트를 통해 디지털 파일을 저장하고 정리할 때 사용할 수 있는 방식입니다. 온라인 문서 스토리지를 사용하면 언제, 어디서나 파일에 액세스할 수 있습니다.
디지털 파일을 저장하는 방법은 다양합니다. 하지만 가장 쉽고 간편하면서도 안전한 방법은 바로 클라우드 기술을 사용하는 것이죠. Dropbox 같은 클라우드 스토리지 공급업체를 사용하면 파일을 안전하게 보관할 수 있고, 파일을 편집하고, 공유하고, 협업하는 것도 간편합니다.
클라우드 스토리지와 기록 관리에는 많은 이점이 있습니다.
먼저, 업무에 사용되는 자료의 양을 줄이고 종이 문서 실물은 집이나, 사무실의 서류 캐비닛, 보관함, 기타 저장 시설에 보관할 수 있습니다. 페이퍼리스 환경으로 전환하면 비용이 줄어들 뿐 아니라 환경에도 이로워 모두가 두루 이득을 보죠.
또한, 중요한 업무 파일과 민감한 정보의 사본이 클라우드 내 안전한 문서 스토리지에 보관되어 있어 항상 안심할 수 있습니다. 자연재해나 다른 예기치 못한 상황에서도 말이죠. 마지막으로, 클라우드 스토리지 서비스는 팀에 하나의 체계적인 중심 협업 공간을 제공해 워크플로를 최적화해줍니다.
효율적인 오프사이트 문서 관리는 본인 또는 팀이 어떤 방식으로 온라인 문서 작업을 할 것인지 질문을 던지는 것에서부터 시작합니다. 그다음, 공유와 협업에 필요한 요건을 기준으로 문서를 Dropbox 폴더와 하위 폴더로 정리할 수 있습니다.
Dropbox를 사용하면 권한을 설정하고, 문서에 태그를 지정해 간편하게 검색하는 것은 물론, 문서를 자동으로 동기화하고 백업하도록 시스템을 설정할 수도 있습니다. 그러면 문서 액세스가 간편하고 문서가 항상 최신 상태로 유지되죠. 간소화된 전자 파일 정리 시스템을 구축해 놓으면 디지털 파일과 문서를 간편하게 관리할 수 있습니다.
더 자세한 설명이 필요하신가요? Dropbox 파일 정리 아이디어를 살펴보세요.
