저장 장치

저장 장치를 파일 공유 솔루션으로 사용하려면 어떻게 해야 하나요?

이메일처럼 저장 장치를 통해 파일을 공유할 경우 별도의 설치가 필요하지 않습니다. 하지만 어떤 저장 장치가 필요한지 고민해야 할 때가 있습니다.

저장 장치

  • 필요한 만큼 저장 장치 구매
  • 직원들에게 배포

Dropbox

  • Dropbox 가입
  • Dropbox 애플리케이션 다운로드

저장 장치에서는 저장 용량이 가장 중요하며, 또한 장치를 많은 사람들이 돌려가며 사용한다는 점에 유의해야 합니다. 솔리드 상태가 아닌 하드 드라이브처럼 회전부가 있는 장치는 쉽게 손상될 수 있기 때문입니다.

Dropbox를 시작하려면 계정에 가입하고 Dropbox 애플리케이션을 다운로드하기만 하면 됩니다. 인터넷에서 파일을 쉽게 공유할 수 있는 편의성을 고려한다면 약간의 수고 정도는 그만큼의 가치가 있습니다.


직원과 파일을 공유하려면 어떻게 해야 하나요?

저장 장치를 파일 공유 솔루션으로 사용하면 파일을 업로드 및 다운로드, 즉 '서버'에 파일을 물리적으로 올리고 내리는 것만 제외하고 FTP를 사용하는 것과 매우 비슷합니다. 따라서 저장 장치도 FTP와 마찬가지로 파일이 동기화되지 않는다는 문제가 있습니다.

저장 장치

  • 저장 장치를 컴퓨터에 연결
  • 파일을 컴퓨터에서 저장 장치로 복사
  • 컴퓨터에서 저장 장치를 꺼냄
  • 직원에게 장치를 갖다 주면 직원이 컴퓨터에 꽂음
  • 저장 장치에 담긴 파일을 컴퓨터로 복사
  • 컴퓨터에서 저장 장치를 꺼냄
  • 파일을 변경할 때마다 이 과정을 매번 반복해야 함

Dropbox

  • 직원들과 문서를 공유하기 위해 Dropbox에 새 폴더를 만듦
  • 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 직원들과 폴더를 공유함
  • 컴퓨터에서 Dropbox 공유 폴더에 파일을 올리면 해당 파일이 다른 직원들의 Dropbox 폴더에 자동으로 나타남
  • 누군가 파일을 수정할 때마다 모든 사람들의 공유 폴더에서 파일이 자동으로 동기화됨

저장 장치는 특별한 소프트웨어를 설치해야 하거나 인터넷 연결이 필요하지 않으므로 FTP와 같은 시스템보다 훨씬 사용하기가 쉽습니다. 하지만 다양한 플랫폼에서 사용하기가 어렵습니다. PC와 Mac 컴퓨터는 디스크 포맷 방식이 달라 서로 다른 운영 체제 간에 파일을 공유하는 게 늘 쉽지만은 않습니다.

Dropbox에서는 공유 폴더를 만들어야 해서 약간의 수고가 필요하지만 공유 폴더는 일단 만들고 나면 저장 장치보다 훨씬 월등하게 일을 해냅니다. 또한 공유 폴더에서는 파일을 변경할 경우 다른 직원들의 공유 폴더에서 파일이 자동으로 업데이트됩니다. 따라서 파일을 변경할 때마다 일일이 직원들에게 파일을 갖다 줄 필요가 없습니다.


고객과 파일을 공유하려면 어떻게 해야 하나요?

저장 장치는 사내에서 직원들 간에 파일 공유 목적으로 사용할 경우 별 문제가 없을 수 있지만 고객과 파일을 공유하게 되면 곧바로 한계가 드러납니다.

고객에게 USB 메모리나 SD 카드를 넘기는 건 간단합니다. 하지만 경과 보고서와 같이 자료를 자주 보내야 한다면 매번 직접 넘기는 건 굉장히 불편합니다.

저장 장치

  • 저장 장치를 컴퓨터에 연결
  • 필요한 파일을 저장 장치에 복사
  • 컴퓨터에서 저장 장치를 꺼냄
  • 저장 장치를 고객에게 직접 전달

Dropbox

  • Dropbox에서 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭
  • 'Dropbox 링크 공유'를 선택하여 공유 링크 생성
  • 고객에게 링크를 보내면 고객이 웹 브라우저에서 파일을 보거나 다운로드할 수 있음

Dropbox에서는 고객과 훨씬 쉽게 문서를 공유할 수 있습니다. 파일은 인터넷 상에서 전송되므로 고객에게 직접 문서를 갖다 주지 않아도 됩니다.


대용량 파일을 공유하려면 어떻게 해야 하나요?

저장 장치의 큰 장점 중 하나는 대용량 파일을 공유할 때 편하다는 것입니다. 파일 크기가 제한된 이메일 서버나, 전용 소프트웨어가 필요한 FTP 서버와 달리 저장 장치를 사용하면 큰 파일을 아주 쉽게 공유할 수 있습니다.

저장 장치

  • FAT32 파일 시스템으로 포맷된 장치의 경우, 파일 크기가 4GB로 제한되어 있음
  • 이 외에 저장 장치 용량으로 인해 파일 크기가 제한됨
  • 대용량 파일은 변경될 때마다 파일 전체를 저장 장치에 다시 복사해야 함

Dropbox

  • Dropbox 애플리케이션을 통해 파일을 업로드할 때 파일 크기에 제한이 없음
  • 이미 Dropbox에 올린 파일을 나중에 다시 변경할 경우 변경된 부분만 Dropbox에 업로드됨

저장 장치는 네트워크 연결이 필요하지 않으므로 상대방이 가까이에 있다면 바로 건네줄 수 있어 속도가 상당히 빠릅니다. 하지만 PC와 Mac 컴퓨터는 디스크 포맷 방식이 다르며, 각 포맷의 파일 크기와 볼륨 크기 제한값도 다릅니다.

Dropbox는 저장 장치의 장점과 인터넷 전송 방식의 장점을 두루 갖췄습니다. 파일이 크건 작건 상관 없으므로 직원 또는 고객들과 대용량 파일을 공유할 때 고민할 필요가 전혀 없습니다. 처음에 Dropbox에 파일을 올릴 경우 저장 장치에 담을 때보다 시간이 더 걸릴 수 있으나 이후 파일을 변경할 경우 Dropbox에 변경된 부분만 업로드되므로 한 번 올리고 나면 저장 장치보다 더 효율적입니다.


여러 사람이 한 파일에서 동시에 작업하려면 어떻게 해야 하나요?

두 명이 한 파일에서 동시에 작업할 경우 충돌이 발생할 수 있습니다. 이 경우 누가 작업한 내용이 저장될까요? 저장 장치와 달리 Dropbox에서는 이 문제를 해결할 수 있습니다.

저장 장치

  • 저장 장치에서는 충돌 문제를 해결할 수 없음
  • 파일에서 가장 마지막에 수정한 사람이 이전에 다른 사람들이 수정한 내용을 덮어씀
  • 파일을 매번 '확인'하고 한 번에 한 사람만 수정해야 함

Dropbox

  • 파일에서 내용이 충돌될 경우 Dropbox는 충돌되는 두 버전을 모두 저장함
  • 따라서 두 사람이 각각 수정한 내용을 서로 합의하여 필요한 내용만 병합할 수 있음

저장 장치에서 충돌이 발생하는 경우 이를 사람이 직접 관리하기가 힘듭니다. 장치에는 '마지막으로 저장한 내용만' 남아 있기 때문에 이전 내용을 덮어쓸 경우 중요한 정보를 잃어버리기 쉽습니다. 따라서 한 번에 한 명만 파일을 수정하도록 해서 조심하는 수밖에 없습니다.

Dropbox에서는 충돌된 사본을 만들므로 다른 사람이 변경한 내용을 자신이 덮어쓸까 봐 걱정하지 않아도 됩니다. 두 명이 파일 하나를 동시에 수정할 경우, Dropbox는 서로 간에 내용이 충돌됨을 알려 주므로 두 사람이 충돌되는 내용을 어떻게 합칠 것인지 결정할 수 있습니다.


파일을 변경할 때마다 그 이전 내용을 관리하려면 어떻게 해야 하나요?

FTP 서버와 마찬가지로 저장 장치는 파일이 변경될 때마다 변경 내용을 기록하지 않습니다. 만일 누군가 파일에서 실수로 중요한 내용을 삭제했다면 이전 내용을 되돌릴 수 있는 방법이 없으므로 중요한 정보를 잃어버릴 수 있습니다.

저장 장치

  • 저장 장치는 파일이 변경될 때마다 이를 기록하지 않음
  • 대개 파일을 변경할 경우 기존 내용을 보관하기 위해 기존 파일에서 직접 수정하지 않고 파일을 복사하여 이름을 바꿔 새 파일을 만든 후에 수정함

Dropbox

  • Dropbox에서 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭
  • '이전 버전 보기'를 선택하면 그 동안 파일에서 변경된 기록을 볼 수 있음
  • 기록에서 원하는 버전을 선택하고 '복원' 클릭

Dropbox에서는 파일이 변경될 때마다 백그라운드에서 기록되는 기능이 기본적으로 제공됩니다. 따라서 중요한 정보를 잃어버릴 염려가 없습니다. 마우스만 몇 번 클릭하면 파일에서 지금까지 변경되었던 기록을 모두 볼 수 있습니다.