Opslagapparaten

Hoe stel ik opslagapparaten in als oplossing voor het delen van bestanden?

Net als bij e-mail is er geen speciale configuratie nodig voor het gebruik van opslagapparaten om bestanden te delen. Maar je moet wel even nadenken over welk soort opslagapparaten je wilt gebruiken.

Opslagapparaten

  • Het vereiste aantal opslagapparaten aanschaffen.
  • De apparaten beschikbaar stellen aan je team.

Dropbox

  • Registreer je bij Dropbox
  • Download de Dropbox-app

Opslagcapaciteit is een belangrijke factor, maar houd er ook rekening mee dat apparaten vaak heen en weer worden gebracht. Daarom zijn apparaten met bewegende onderdelen, zoals klassieke harde schijven, kwetsbaar voor schade.

Als je aan de slag wilt gaan met Dropbox, hoef je je alleen maar te registreren voor een account en de Dropbox-desktopapp te downloaden. Het gemak van het delen van bestanden via internet maakt deze kleine inspanning meer dan de moeite waard.


Hoe deel ik een bestand met een teamlid?

Het gebruik van een opslagapparaat als oplossing voor het delen van bestanden lijkt erg op FTP. Alleen upload en download je de bestanden niet, maar verplaats je de 'server' fysiek. Er treden dus dezelfde synchronsiatieproblemen op als bij FTP.

Opslagapparaten

  • Het opslagapparaat aansluiten op je computer.
  • Het bestand van de computer naar het opslagapparaat kopiëren.
  • Het opslagapparaat veilig verwijderen.
  • Naar een teamlid lopen en het apparaat aansluiten op zijn computer.
  • Het bestand van het opslagapparaat naar de computer kopiëren.
  • Het opslagapparaat veilig verwijderen.
  • Dit proces iedere keer herhalen wanneer je een wijziging wilt delen.

Dropbox

  • Een nieuwe map in je Dropbox maken voor het delen van bestanden met je team.
  • Met de rechtermuisknop op de map klikken en de map delen met teamleden.
  • Een bestand in de gedeelde map op je computer zetten. Het bestand wordt automatisch weergegeven in de Dropbox-map van je teamleden.
  • Wanneer iemand het bestand bewerkt, wordt het exemplaar van iedereen automatisch gesynchroniseerd.

Opslagapparaten vormen een makkelijker te begrijpen optie dan een systeem als FTP, want er is geen speciale software voor nodig (en ook geen internetverbinding). Maar opslagapparaten kunnen problemen opleveren bij bedrijven waar meerdere platforms worden gebruikt. Omdat schijven anders worden geformatteerd door pc's en Macs, is het niet altijd eenvoudig om bestanden te delen tussen verschillende besturingssystemen.

Het vraagt een beetje extra moeite om een gedeelde Dropbox-map in te stellen, maar nadat je dat hebt gedaan, vervangt de map in feite al je opslagapparaten. De map wordt ook bijgewerkt zodra een collega een wijziging aanbrengt. Zodoende hoef je niet meer op te staan en door het bedrijf te lopen als je een update wilt delen.


Hoe deel ik een bestand met een klant?

Opslagapparaten kunnen een bruikbare oplossing zijn voor interne samenwerking, maar de beperkingen worden zichtbaar zodra je documenten probeert te delen met een klant die zich op een andere plek bevindt dan je team.

Het is niet moeilijk om een USB-stick of een SD-kaart aan een klant te geven. Maar als klanten regelmatig voortgangsrapporten willen ontvangen, is het erg onhandig als ze steeds fysiek aanwezig moeten zijn voor het overhandigen van een bestand.

Opslagapparaten

  • Het opslagapparaat aansluiten op je computer.
  • Het gewenste bestand kopiëren naar het opslagapparaat.
  • Het opslagapparaat veilig verwijderen.
  • Het opslagapparaat aan de klant geven.

Dropbox

  • Met de rechtermuisknop op het bestand in je Dropbox-map klikken.
  • De menuoptie Dropbox-link delen selecteren om een deelbare link te genereren.
  • De link naar de klant verzenden. Het bestand kan worden bekeken of gedownload met elke internetbrowser.

Dropbox maakt het delen van bestanden met klanten veel makkelijker. Omdat bestanden via internet worden verzonden, hoef je niet bij klanten op bezoek te gaan om ze op de hoogte te houden.


Hoe deel ik grote bestanden?

Het verwerken van grote bestanden is een van de sterke punten van opslagapparaten. In tegenstelling tot mailservers met een limiet voor de grootte van bijlagen en FTP-servers waarvoor speciale software nodig is, is het delen van grote documenten via een opslagapparaat erg makkelijk.

Opslagapparaten

  • Op apparaten die zijn geformatteerd met een FAT32-bestandssysteem is de maximale bestandsgrootte 4 GB.
  • De enige andere beperking voor de bestandsgrootte is de capaciteit van het opslagapparaat.
  • Grote bestanden moeten iedere keer volledig worden gekopieerd als er iets is veranderd.

Dropbox

Omdat je geen netwerkverbinding nodig hebt, verloopt bestandsoverdracht via opslagapparaten snel als de ontvanger naast je staat. Maar schijven worden anders geformatteerd door pc's en Macs. Bovendien zijn er verschillende limieten voor de grootte van bestanden en volumes.

Dropbox combineert de voordelen van opslagapparaten met het gemak van internet. Grote documenten worden op dezelfde manier behandeld als kleine documenten. Je kunt dus samenwerken aan grote bestanden zonder erover na te denken. De eerste keer dat je een bestand uploadt kan het langer duren dan wanneer je een bestand kopieert naar een opslagapparaat. Omdat daarna alleen de gewijzigde delen van een bestand worden geüpload door Dropbox, verlopen alle volgende updates veel efficiënter.


Hoe kan ik met anderen samenwerken aan hetzelfde bestand?

Wanneer twee mensen tegelijkertijd samenwerken aan één bestand, leidt dit vaak tot een conflict: welke bewerkingen moeten worden geaccepteerd? Als je met Dropbox werkt, wordt dit probleem op een heel andere manier opgelost dan bij opslagapparaten.

Opslagapparaten

  • Opslagapparaten ondersteunen het oplossen van conflicten niet.
  • Het werk van iedereen wordt overschreven door het meest recente exemplaar.
  • Oplossingen vereisen dat bestanden worden 'uitgecheckt', zodat slechts één persoon ze tegelijk kan bewerken.

Dropbox

  • Als er een conflict optreedt, worden beide exemplaren bewaard.
  • Op die manier kun je de wijzigingen van beide gebruikers bekijken en kiezen hoe ze moeten worden samengevoegd.

Het beheren van conflicten met een opslagapparaat is vatbaar voor menselijke fouten. Aangezien er slechts één actief exemplaar van het document op een opslagapparaat staat, kun je gemakkelijk wijzigingen kwijtraken door het bestand te overschrijven. Je team moet zorgvuldig opletten dat maar één persoon per keer het bestand bewerkt.

Dankzij het gebruik van exemplaren met conflicten in Dropbox hoef je je geen zorgen te maken dat je het werk van anderen overschrijft. Als twee mensen tegelijk hetzelfde bestand bewerken, waarschuwt Dropbox dat er een conflict is en kun je kiezen hoe de wijzigingen van beide exemplaren worden samengevoegd.


Hoe beheer ik oude versies van een bestand?

Net als een FTP-server houden opslagapparaten wijzigingen in bestanden niet bij. Hierdoor loop je het risico belangrijke wijzigingen kwijt te raken. Een ouder exemplaar van een bestand kun je niet terughalen nadat het per ongeluk is overschreven.

Opslagapparaten

  • Versiebeheer wordt niet ondersteund door opslagapparaten.
  • Een veelgebruikte oplossing is het bestand kopiëren en een versienummer aan de bestandsnaam toevoegen.

Dropbox

  • Met de rechtermuisknop op het bestand in je Dropbox-map klikken.
  • De menuoptie Vorige versies weergeven selecteren om de geschiedenis van het bestand te bekijken.
  • De gewenste versie selecteren en op Herstellen klikken.

Dropbox biedt ingebouwd versiebeheer, zodat je je geen zorgen hoeft te maken over het kwijtraken van gegevens. Elke opgeslagen bewerking wordt op de achtergrond vastgelegd. Je kunt de volledige geschiedenis van een bestand met een paar muisklikken ophalen.