Przejdź do głównej zawartości

Bezpieczne i proste przechowywanie dokumentów

Rozwiązanie Dropbox do przechowywania plików w chmurze umożliwia zapisywanie, porządkowanie i uzyskiwanie dostępu do dokumentów online

Zarządzanie przechowywaniem dokumentów w trybie online
Przechowywanie dokumentów online

Przechowywanie, organizowanie i uzyskiwanie dostępu do plików cyfrowych, zdjęć i filmów w centralnej i bezpiecznej przestrzeni dyskowej może stanowić nie lada wyzwanie. Często trudno jest przechowywać dokumenty w efektywny sposób – albo zajmują dużo przestrzeni na dysku, albo wykorzystują cenne zasoby do zarządzania dokumentacją.

W rezultacie systemy zarządzania dokumentami cyfrowymi zostały przeniesione online do systemów przechowywania plików w chmurze, zawierających również narzędzia do skanowania dokumentów i wbudowane funkcje służące do ich przechowywania. A ponieważ coraz więcej osób chce pracować wyłącznie z dokumentami elektronicznymi lub w chmurze, przechowywanie dokumentów w trybie online jest rozwiązaniem, które zapewni Ci dostęp do każdego pliku z dowolnego miejsca na świecie.

Dostępne przechowywanie dokumentów w dowolnym miejscu
Oparty na chmurze system zarządzania dokumentami

Dropbox to oprogramowanie w chmurze do zarządzania dokumentami elektronicznymi, zarówno dla osób indywidualnych, jak i zespołów. Może służyć jako repozytorium dokumentów, ale może również pomóc Ci uprościć sposób organizowania plików cyfrowych, wyszukiwania ich i pracy z nimi.

Korzystając z Dropbox jako rozwiązania do przechowywania dokumentów w trybie online, Ty i Twoje zespoły możecie:

  • stworzyć system organizacji dokumentów, który podniesie jakość współpracy;
  • usprawnić przepływ pracy dzięki zebraniu plików w jednym dogodnym, współdzielonym obszarze roboczym;
  • stworzyć kopię zapasową dowolnego pliku, folderu lub dysku twardego celem zapewnienia im bezpiecznej lokalizacji poza siedzibą firmy;
  • zabezpieczyć dokumenty za pomocą funkcji udostępniania plików i kontroli dostępu.
Organizowanie i wyszukiwanie plików cyfrowych oraz praca z nimi
Lepszy sposób pracy z plikami w chmurze

Dzięki zorganizowanemu systemowi przechowywania plików w chmurze dostęp do plików elektronicznych w repozytorium dokumentów możesz uzyskać z dowolnego miejsca i urządzenia, więc praca jest bardziej wydajna. Utwórz dla zespołu obszary do współdzielenia i zarządzaj dokumentami w trybie online według działów, klientów lub projektów.

Obszary zespołów umożliwiają administratorom tworzenie grup i upraszczają udostępnianie wewnątrz zespołów. Są one szczególnie przydatne członkom zespołu, którzy regularnie udostępniają sobie nawzajem pliki. Wystarczy użyć konsoli administratora, aby ustawić uprawnienia, kontrolować dostęp i zarządzać widocznością plików w folderach udostępnionych dla poszczególnych użytkowników.

Udostępnianie dokumentów online i zarządzanie nimi w pracy

Często zadawane pytania

Przechowywanie plików online lub dokumentów poza komputerami firmy to sposób na przechowywanie i organizowanie plików cyfrowych za pomocą aplikacji lub witryny internetowej. Dzięki przechowywaniu dokumentów w trybie online możesz uzyskiwać dostęp do plików z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.

Istnieje wiele różnych sposobów przechowywania plików cyfrowych, ale najprostszą i najbezpieczniejszą metodą jest technologia chmury. Dostawcy usług przechowywania plików w chmurze tacy jak Dropbox dbają o ich bezpieczeństwo, ułatwiając jednocześnie edycję i udostępnianie tych plików oraz współpracę nad nimi.

Przechowywanie w chmurze w celu zarządzania dokumentacją ma wiele zalet.

Po pierwsze można ograniczyć zasoby wykorzystywane w trakcie pracy i zrezygnować z przechowywania dokumentów papierowych w domu, w szafkach i pudłach w biurze lub w innych miejscach. Praca wyłącznie z dokumentami elektronicznymi nie tylko pozwala oszczędzić pieniądze – jest także przyjazna dla środowiska.

Co więcej, możesz spać spokojnie, wiedząc, że zawsze będziesz mieć kopię ważnego raportu czy poufnych informacji dzięki ich bezpiecznemu przechowywaniu w chmurze, i to nawet podczas klęsk żywiołowych czy innych nieprzewidzianych okoliczności. I ostatni, ale z pewnością nie mniej ważny aspekt: usługi przechowywania w chmurze usprawniają przepływ pracy, zapewniając zespołom centralną, zorganizowaną przestrzeń do współpracy.

Skuteczne zarządzanie dokumentami poza siedzibą firmy zaczyna się od odpowiedzenia na proste pytanie: w jaki sposób Ty lub Twój zespół lubicie pracować z dokumentami online? Następnie w zależności od potrzeb w zakresie udostępniania i współpracy możesz dostosować i uporządkować dokumenty w folderach i podfolderach w Dropbox.

Dropbox pozwala ustawiać uprawnienia, tagować dokumenty w celu ich łatwego wyszukiwania, a nawet tak skonfigurować system, aby automatycznie tworzył kopie zapasowe i synchronizował dokumenty. Dzięki temu będą one zawsze aktualne i dostępne. Usprawniony elektroniczny system porządkowania plików umożliwia łatwe zarządzanie cyfrowymi plikami i dokumentami.

Potrzebujesz więcej wskazówek? Zapoznaj się z naszymi pomysłami na organizację plików.

Zobacz więcej funkcji

Współpraca online nad dokumentami

Współpraca nad zawartością

Współpracuj z członkami zespołu oraz udostępniaj im zawartość.

Odzyskiwanie utraconych plików

Odzyskiwanie danych

Odzyskuj i przywracaj utracone pliki lub usunięte materiały oraz cofaj przypadkowe zmiany.

Dodawanie adnotacji do plików i dokumentów PDF

Adnotacje

Dziel się opiniami i dodawaj komentarze bezpośrednio do plików – bez dodatkowego oprogramowania.

Narzędzie do zarządzania zadaniami

Zarządzanie zadaniami

Zarządzaj swoją listą zadań wydajniej dzięki Dropbox Paper.