การแบ่งปันโฟลเดอร์ที่ปลอดภัยและไร้กังวลสำหรับทั้งทีม

การสร้างและจัดระเบียบโฟลเดอร์ใน Dropbox นั้นเป็นเรื่องง่าย ก่อนอื่น ให้คิดว่าคุณหรือทีมของคุณทำงานกับเนื้อหาอย่างไร ลองถามตัวเองว่าคุณต้องการโฟลเดอร์ประเภทใด และภายในนั้นมีไฟล์ใดบ้าง เมื่อคุณวางแผนโครงสร้างของโฟลเดอร์แล้ว ให้สร้างโฟลเดอร์ใหม่สำหรับการจัดกลุ่มแต่ละรายการใน Dropbox จากนั้น ให้ตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงของคุณ และเริ่มจัดระเบียบไฟล์ของคุณในลำดับชั้นของโฟลเดอร์ที่สร้างขึ้นใหม่ 

โฟลเดอร์ที่แบ่งปันใน Dropbox คือโฟลเดอร์ที่คุณเชิญให้บุคคลอื่นดูหรือแก้ไขได้ แม้ว่าบุคคลเหล่านี้จะไม่ได้อยู่ในทีมของคุณหรือไม่มีบัญชี Dropbox ก็ตาม ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์ที่แบ่งปันสามารถดูไฟล์ทั้งหมดในโฟลเดอร์นั้น แต่ไม่สามารถดูไฟล์อื่นๆ ที่อยู่นอกโฟลเดอร์นั้นได้ ผู้ใช้แผนบริการ Dropbox Business ยังสามารถตั้งค่าโฟลเดอร์ทีม ซึ่งเป็นโฟลเดอร์ที่แบ่งปันประเภทหนึ่งที่ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางของการทำงานร่วมกันสำหรับผู้ใช้ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มที่ได้รับมอบหมายของโฟลเดอร์ทีมดังกล่าว 

การสร้างโฟลเดอร์ที่แบ่งปันใน Dropbox นั้นง่ายดาย หากมีโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแบ่งปันอยู่แล้ว สิ่งที่คุณต้องทำคือสร้างลิงก์ที่แบ่งปันสำหรับโฟลเดอร์นั้น แล้วจึงส่งลิงก์ดังกล่าวไปยังบุคคลที่คุณต้องการแบ่งปันด้วย หากไม่มีโฟลเดอร์ที่แบ่งปันอยู่ก่อน คุณจะต้องสร้างโฟลเดอร์ใหม่ในบัญชี Dropbox ก่อนที่จะสร้างลิงก์ที่แบ่งปัน 

สำหรับผู้ใช้ Dropbox Business ที่ต้องการใช้โฟลเดอร์ทีม ผู้ดูแลระบบ Dropbox ในทีมของคุณจะต้องสร้างโฟลเดอร์ทีมเริ่มแรกและตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงในกลุ่มของคุณ

ได้ คุณสามารถควบคุมผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์ที่แบ่งปันใน Dropbox ได้ ลิงก์ที่แบ่งปันไปยังโฟลเดอร์เป็นแบบดูได้อย่างเดียว ดังนั้นคุณจะดูและดาวน์โหลดสิ่งที่อยู่ในโฟลเดอร์แต่ไม่สามารถแก้ไขทุกสิ่งภายในนั้นได้เลย ผู้ใช้ Dropbox Professional และ Business สามารถใช้รหัสผ่านป้องกันลิงก์ที่แบ่งปัน และผู้ใช้ Business สามารถจำกัดการเข้าถึงลิงก์ที่แบ่งปันให้กับทีมของตนเองเท่านั้นได้