Dropbox มาพร้อมการสร้างและจัดระเบียบโฟลเดอร์ที่ง่ายดาย ก่อนอื่น ให้คิดว่าคุณหรือทีมของคุณทำงานกับเนื้อหาอย่างไร ลองถามตัวเองว่าคุณต้องการโฟลเดอร์ประเภทใด และภายในนั้นมีไฟล์ใดบ้าง เมื่อคุณวางแผนโครงสร้างของโฟลเดอร์แล้ว ให้สร้างโฟลเดอร์ใหม่สำหรับการจัดกลุ่มแต่ละรายการใน Dropbox จากนั้น ให้ตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงของคุณ และเริ่มจัดระเบียบไฟล์ของคุณตามลำดับชั้นของการแบ่งปันโฟลเดอร์ที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น

โฟลเดอร์ที่แบ่งปันใน Dropbox คือโฟลเดอร์ใดๆ ที่คุณได้เชิญให้บุคคลอื่นเข้ามาดูหรือแก้ไขได้ แม้ว่าบุคคลเหล่านี้จะไม่ได้อยู่ในทีมของคุณหรือไม่มีบัญชีผู้ใช้ของ Dropbox ก็ตาม ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์ที่แบ่งปันจะสามารถดูไฟล์ทั้งหมดในโฟลเดอร์นั้นได้ แต่จะไม่สามารถดูไฟล์อื่นๆ ที่อยู่นอกโฟลเดอร์นั้นได้ ผู้ใช้แผนบริการ Dropbox Business ยังสามารถตั้งค่าโฟลเดอร์ทีม ซึ่งเป็นโฟลเดอร์ที่แบ่งปันประเภทหนึ่งที่ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางของการทำงานร่วมกันสำหรับผู้ใช้ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มที่ได้รับมอบหมายของโฟลเดอร์ทีมดังกล่าว

การสร้างโฟลเดอร์ที่แบ่งปันใน Dropbox นั้นง่ายดาย หากมีโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแบ่งปันอยู่แล้ว สิ่งที่คุณต้องทำคือสร้างลิงก์ที่แบ่งปันสำหรับโฟลเดอร์นั้น แล้วส่งลิงก์ดังกล่าวไปยังบุคคลที่คุณต้องการแบ่งปันด้วย หากไม่มีโฟลเดอร์ที่แบ่งปันอยู่ก่อน คุณจะต้องสร้างโฟลเดอร์ใหม่ในบัญชี Dropbox ของคุณก่อนที่จะสร้างลิงก์ที่แบ่งปัน

สำหรับผู้ใช้ Dropbox Business ที่ต้องการใช้โฟลเดอร์ทีม ผู้ดูแลระบบ Dropbox ในทีมของคุณจะต้องสร้างโฟลเดอร์ทีมเริ่มแรกและตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงในกลุ่มของคุณ

ได้ คุณสามารถควบคุมผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์ที่แบ่งปันใน Dropbox ได้ ลิงก์ที่แบ่งปันไปยังโฟลเดอร์มีระดับสิทธิ์เป็นแบบดูได้เท่านั้น ดังนั้นคุณจะดูและดาวน์โหลดสิ่งที่อยู่ในโฟลเดอร์ได้ แต่จะไม่สามารถแก้ไขสิ่งใดๆ ในโฟลเดอร์ดังกล่าวได้เลย ผู้ใช้ Dropbox Professional และ Business สามารถใช้ตัวเลือกในการแบ่งปันขั้นสูงได้ เช่น การป้องกันด้วยรหัสผ่านสำหรับลิงก์ต่างๆ และผู้ใช้ Business ยังสามารถจำกัดการเข้าถึงลิงก์ที่แบ่งปันให้กับผู้คนที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้นได้อีกด้วย