¿Cómo organizo mis archivos y documentos digitales?

Una gestión documental externa eficaz comienza con una simple pregunta: "¿Cómo trabajas tú (o tu equipo) con documentos online?". Puedes personalizar y organizar tus documentos en carpetas y subcarpetas en Dropbox en función de tus necesidades de colaboración y uso compartido. Dropbox te permite establecer permisos, etiquetar documentos para facilitar la búsqueda e incluso configurar tu sistema para realizar copias de seguridad y <a href="https://www.dropbox.com/features/sync">sincronizar documentos</a> automáticamente. De esa manera, siempre están actualizados y accesibles. Con un sistema de archivo electrónico optimizado, puedes administrar fácilmente tus archivos y documentos digitales. ¿Quieres más orientación? <a href="https://www.dropbox.com/lp/business/organizing-your-folders">Consulta nuestras ideas de organización de archivos.</a>

Almacenamiento de documentos simple y seguro

El almacenamiento de archivos basado en la nube con Dropbox facilita el almacenamiento, la organización y el acceso a tus documentos online

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Almacenamiento de documentos online

Almacenar, organizar tus archivos digitales, fotos y videos en un espacio de almacenamiento central y seguro, y acceder a ellos puede presentar dificultades. Suele ser difícil almacenar documentos de manera eficiente sin ocupar grandes cantidades de espacio físico para el almacenamiento de registros ni usar recursos valiosos para la administración de registros.

Como resultado, los sistemas de administración de documentos digitales se han trasladado online a sistemas de almacenamiento de archivos en la nube, que también incluyen herramientas de análisis de documentos y características integradas de retención de documentos. Con más personas que optan por trabajar sin papel o hacerlo exclusivamente en la nube, el almacenamiento de documentos online puede ser la solución que te proporciona archivos organizados y accesibles dondequiera que te encuentres.

Explora el almacenamiento en la nube

Almacenamiento de documentos accesible en cualquier lugar

Sistema de gestión documental en la nube

Dropbox es una solución de software en la nube que administra documentos electrónicos tanto para individuos como para equipos. Puede servir como repositorio de documentos, pero también puede simplificar la forma de organizar, encontrar y trabajar con archivos digitales.

Con Dropbox como solución de almacenamiento de documentos online, tú y tus equipos pueden hacer lo siguiente:

Crear un sistema de organización de documentos que aumente la colaboración
Optimiza tu flujo de trabajo reuniendo tus archivos en un cómodo espacio de trabajo compartido
Realizar una copia de seguridad de cualquier archivo, carpeta o disco duro en una ubicación de almacenamiento segura y externa
Protege tus documentos con el uso compartido de archivos y los controles de acceso

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Organiza y encuentra archivos digitales, y trabaja con ellos

Una mejor manera de trabajar con archivos en la nube

Con un sistema organizado de almacenamiento de archivos en la nube, el acceso a tus archivos electrónicos en el repositorio de documentos puede ocurrir en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, lo que hace que el trabajo sea más eficiente y productivo. Crea espacios para compartir con los equipos y administra tus documentos online por departamento, cliente o proyecto.

Los espacios de equipo permiten a los administradores configurar grupos y simplificar el intercambio entre los miembros del equipo. Son especialmente útiles para los miembros del equipo que regularmente comparten archivos entre ellos. Simplemente usa la consola de administración para establecer permisos, controlar el acceso y administrar quién ve qué en las carpetas compartidas.

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Comparte y administra tus documentos online en el trabajo

Preguntas frecuentes

El almacenamiento de archivos online o externo es una forma de almacenar y organizar los archivos digitales mediante una aplicación o sitio web. Con el almacenamiento de documentos online, puedes acceder a tus archivos desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Hay una variedad de formas diferentes de almacenar archivos digitales, pero el método más simple y seguro es la tecnología en la nube. Los proveedores de almacenamiento en la nube como Dropbox mantienen tus archivos seguros y al mismo tiempo te facilitan la edición, el uso compartido y la colaboración en esos archivos.

El almacenamiento en la nube para la administración de documentos y registros tiene muchas ventajas.

En primer lugar, puedes reducir los recursos utilizados para trabajar con documentos físicos en papel en casa, en gabinetes de archivos y cajas de almacenamiento o en otras instalaciones, y para almacenarlos. La eliminación del papel no solo ahorra dinero, sino que no causa daño al medio ambiente. Ventajas.

También puedes estar tranquilo al saber que siempre tendrás una copia de tu trabajo importante y la información confidencial guardada en el almacenamiento seguro de documentos en la nube, incluso durante desastres naturales y otras circunstancias imprevistas. Por último, pero ciertamente no por ello menos importante, los servicios de almacenamiento en la nube optimizan los flujos de trabajo al proporcionar a los equipos un espacio de trabajo central, organizado y colaborativo.

Una gestión documental externa eficaz comienza con una simple pregunta: "¿Cómo trabajas tú (o tu equipo) con documentos online?". Puedes personalizar y organizar tus documentos en carpetas y subcarpetas en Dropbox en función de tus necesidades de colaboración y uso compartido.

Dropbox te permite establecer permisos, etiquetar documentos para facilitar la búsqueda e incluso configurar tu sistema para realizar copias de seguridad y sincronizar documentos automáticamente. De esa manera, siempre están actualizados y accesibles. Con un sistema de archivo electrónico optimizado, puedes administrar fácilmente tus archivos y documentos digitales.

¿Quieres más orientación? Consulta nuestras ideas de organización de archivos.