Organizza facilmente documenti, file e cartelle

Un sistema migliore per archiviare tutti i tuoi contenuti

Mantieni i file del team organizzati in un unico posto

Risparmia tempo nella ricerca dei contenuti e nella gestione dei file e dedicane di più al tuo lavoro. Con Dropbox, tutti i tuoi contenuti sono accessibili da un unico posto centralizzato e strutturato. Immagina questo spazio come uno schedario online, in cui non hai l'ingombro della carta. Puoi impostare la struttura delle cartelle e il sistema organizzativo per trovare subito ciò che cerchi esattamente quando ne hai bisogno.

Stai collaborando a un progetto e devi dare l'accesso ai file al tuo team? Con Dropbox, puoi invitare chi vuoi in una cartella condivisa e decidere se concedergli l'autorizzazione in sola visualizzazione o con modifica ai file e alle sottocartelle. Tutti gli invitati possono visualizzare la cartella, le sottocartelle e i file, e accedervi dal loro account Dropbox: in questo modo troveranno facilmente ciò di cui hanno bisogno.

Aiuta il tuo team o il tuo reparto a trovare esattamente ciò che cercano in qualsiasi momento. Crea cartelle di gruppo con membri designati per organizzare un sistema di archiviazione più semplice ed efficace. Quando inviti interi gruppi alle cartelle condivise, tutti i membri avranno accesso immediato alle versioni più recenti dei file presenti all'interno.

organizzazione file

Crea una gerarchia delle cartelle

Con la gerarchia delle cartelle di Dropbox puoi creare una struttura di file e cartelle semplice per archiviare i documenti, in modo che il tuo team possa visualizzare i file in maniera organizzata. Scegli come desideri strutturare le cartelle e sottocartelle per consentire a tutti i membri del team di sapere esattamente dove salvare il materiale e dove trovarlo. I semplicissimi sistemi di organizzazione dei file permettono di perdere meno tempo in assistenza tecnica e di dedicarne di più al lavoro.

struttura cartelle

Collaborazione facile e sicura

La condivisione di diverse versioni dei file in allegato alle e-mail può essere parecchio tediosa e confondere i destinatari. Con Dropbox, qualunque modifica apporti a un file sarà automaticamente sincronizzata con tutti gli utenti con cui l'hai condiviso, per semplificare la collaborazione.

Inoltre, riceverai una notifica quando qualcuno visualizza, modifica, elimina o sposta i file tra le cartelle, così potrai agire immediatamente. E anziché continuare a scambiarsi e-mail di feedback, i membri del team possono scambiarsi commenti direttamente nei file su cui stanno lavorando.

Devi condividere con i membri del team solo alcuni file di una cartella, ma desideri che il resto della cartella resti privato? Mantieni i tuoi documenti più importanti al sicuro con le autorizzazioni dettagliate delle cartelle. Condividi un file specifico con chiunque, senza concedergli l'accesso alla cartella in cui è inserito.

collaborazione su file e cartelle

La gerarchia delle cartelle è il modo in cui sono strutturate le cartelle in un hard disk, in un server o in un account Dropbox. Le gerarchie delle cartelle semplificano l'organizzazione dei file assegnando una posizione designata a ciascun file. La gerarchia delle cartelle semplifica l'archiviazione dei file, in modo da rendere più rapida ed efficiente la ricerca delle informazioni e dei contenuti di cui hai bisogno. Inoltre, organizza le informazioni in modo da essere facilmente comprensibile anche per gli altri utenti.

Organizzare file e cartelle con Dropbox è facile. Innanzitutto, devi impostare una struttura dei cartelle in base al modo in cui generalmente lavora il tuo team. Ad esempio, se i membri del team lavorano da soli o in gruppo e se i file saranno di proprietà di singoli utenti o di più collaboratori. Da lì, creerai una convenzione di denominazione per tutti i file e le cartelle. Infine creerai dei gruppi, in modo da semplificare la condivisione dei contenuti tra i vari membri. Usa i nostri suggerimenti sull'organizzazione per creare uno spazio del team strutturato in Dropbox.

Sì, è possibile rimuovere file o cartelle dai dispositivi Mac o Windows senza eliminarli dall'account Dropbox utilizzando la sincronizzazione selettiva. Solitamente, Dropbox sincronizza tutte le modifiche apportate ai file su tutti i dispositivi e su dropbox.com. Con la sincronizzazione selettiva, puoi liberare spazio selezionando le cartelle da escludere per alleggerire il computer, mentre quelle stesse cartelle rimangono salvate nel tuo account su dropbox.com.