フォルダやファイルをパスワードで保護してセキュリティをさらに強固に
Dropbox には、設計段階で複数のセキュリティ対策が組み込まれており、特に機密性の高いデータも安全な状態でクラウドに保存されるので安心です。さらにファイルをパスワードで保護することで、Dropbox 経由でファイルにアクセスできる人を確実に限定することができます。つまり、設定したパスワードを入力した人だけが、ドキュメントの閲覧やダウンロードをできるようになります。
Dropbox のパスワード保護で誰が何を閲覧できるかをコントロール
Dropbox では、サードパーティのソフトウェアを使用せずに、PDF やその他のファイルを簡単にパスワードで保護することができます。Dropbox アカウントにある PDF や Word 文書などのファイルやフォルダは、リンクを共有する際にパスワードを設定できます。リンクを共有された相手は、そのパスワードを入力することではじめて、ファイルやフォルダを開くことができます。Dropbox Business をご利用の場合は、パスワードを設定した機密ファイルにアクセスできる人を制限できます。チーム外の人が、パスワードで保護されたフォルダやファイルへのリンクを何らかの方法で入手した場合でも心配ありません。そのリンクのパスワードがなければ、コンテンツの表示もダウンロードもできません。
共有リンクに有効期限を設定してファイルへのアクセスを管理
ファイルは共有した後でもしっかりと管理できます。dropbox.com やモバイル アプリで共有リンクに有効期限を設定すると、リンクを受け取った相手は有効期限内に限りそのコンテンツにアクセスできるようになります。有効期限を過ぎるとリンクは無効になり、どのユーザーも閲覧できなくなります。ファイルのダウンロードを防ぐためのもう 1 つの方法は、共有リンクでダウンロードを無効にすることです。リンクを受け取った相手は dropbox.com でファイルをプレビューすることができますが、自分のパソコンにダウンロードすることはできなくなります。
2 段階認証でセキュリティをさらに強化
パスワード保護は、ファイルやフォルダを共有する際のセキュリティを高め、機密情報の漏洩を防ぐのに有効な手段です。Dropbox ユーザー全員におすすめするもう 1 つのセキュリティ機能が、2 段階認証です。簡単に設定できるだけでなく、Dropbox アカウントと保存されているすべてのデータを保護するために非常に重要な機能です。
2 段階認証を有効にすると、アカウントにログインする際や、新しいパソコン、スマートフォン、タブレットにアカウントをリンクする際に、パスワードの他に 6 桁のコードやセキュリティ キーといった 2 つ目の認証方法が必要になります。この設定を有効にすることで、アカウントへの不正アクセスが格段に難しくなります。
よくある質問
たとえば、ファイルが何者かによって傍受された場合や、ファイルを保存しているディスク自体が盗まれた場合でも、ファイルを暗号化しているとデータを読み取ることができません。一方のパスワード保護は、Dropbox サービスでファイルを共有する際に有効にできる機能で、共有のセキュリティをさらに高めることができます。Dropbox にアップロードするデータは常に暗号化されており、ファイルを共有する際には、パスワードで保護するかどうかをユーザーが選択できます。
パスワードを設定することで、本来の共有相手だけにファイルへのアクセスを許可できます。意図しないユーザーが共有リンクを入手した場合でも、パスワードを知らなければファイルにアクセスできません。さらにセキュリティを高めるには、パスワードで保護した共有リンクに有効期限を設定します。これで、意図した相手に意図した期間だけ、ファイルへのアクセスを許可できます。
パスワード保護により、Dropbox 経由で Word ファイルにアクセスできるユーザーを限定することができます。つまり、設定したパスワードを入力したユーザーのみが、Word 文書の閲覧やダウンロードをできるようになります。
Dropbox で PDF にパスワードを設定するのは簡単です。dropbox.com にログインして、PDF ファイル名の横にある［共有］ボタンをクリックします。リンク設定でその PDF の共有リンクにパスワードを追加できます。送信した PDF の閲覧やダウンロードができるのは、設定したパスワードを入力したユーザーのみです。
Dropbox Professional または Dropbox Business をご利用の場合に、dropbox.com と Dropbox モバイル アプリでファイルの共有リンクにパスワードを設定できます。各プランを比較して最適なプランをお選びください。
