フォルダを上手に活用して整理されたチーム スペースを作れます

フォルダをわかりやすく構造化して設定しておけば、誰でも必要なものをすぐに見つけることができます。チームのファイルを 1 か所にまとめるスペースを作るためのベスト プラクティスといくつかの例をご紹介します。

チームの作業のしかたを理解する

フォルダの作成を始める前に、チームのワークフローについて一度改めて考えてみるとよいかもしれません。拡張しやすい構造とフォルダ命名の規則を作ると、メンテナンス作業が少なくて済みます。以下のポイントを考慮してみましょう。

  • ユーザーは 1 人で作業することが多いですか、それともチームで作業することが多いですか?
  • 各ファイルは 1 人が扱うものですか、それとも複数のユーザーが互いに編集し合うものですか?
  • Dropbox Business チーム以外のユーザーと頻繁にファイルを共有する予定はありますか?
  • 既存システムを Dropbox に置き換える場合、既存のフォルダ構造をコピーしてそのまま使う予定ですか?
  • 部署ごとのファイルのグループ分け方法はどのように違いますか?

グループを作成して共有を簡単に行う

グループを作成すれば、あらかじめリストアップしたメンバーとフォルダをすぐに共有できます。メンバー同士が日常的にファイルを共有している部署の場合、グループを作成することで、その都度メンバーを招待するよりも簡単に、部署内でフォルダ共有を行うことができます。新しいメンバーが加わったら、グループに追加することでそのメンバーは自動的に部署の共有フォルダにアクセスできるようになります。

ビジネス開発グループが共有するチーム スペースに新しいフォルダを作成

フォルダ名を標準化して整理する

フォルダ構造とグループを決定したら、チーム メンバーにファイルやフォルダの命名規則を伝えます。効果的な命名規則を決めておけば、誰もが必要なものを簡単に探すことができます。チーム スペース内のファイル数が増えればなおさらです。いくつかのヒントをご紹介しましょう。

  • 月別フォルダに YYYY-MM (年月)形式で名前を指定すると、時系列で表示されます。
  • クライアント別にフォルダを整理していて、会社でクライアント コードを使用している場合、各クライアントのフォルダ名の前にコードを付けることで、必要な情報を探しやすくなります。
Marketing サブフォルダをクリックし、一番上のフォルダ名を Design に変更し、2 つのファイルをドラッグして移動

誰が何を見られるかを管理する

チーム スペースに作成したフォルダはチーム全員に表示されますが、全員がアクセスできるわけではありません。管理者は、管理コンソールからメンバーやグループをフォルダに追加したりフォルダから削除したりでき、フォルダの編集または閲覧専用のどちらかの権限をメンバーに付与することもできます。

[管理]をクリックしてフォルダにアクセスできるメンバーを確認し、閲覧または編集権限のあるメンバーを追加

フォルダを活用してアクセスを管理する

ビルのアイコン付き青色フォルダ

チーム フォルダ

チーム全体に自動的に共有されますが、メンバーの閲覧権限と編集権限を管理でき、チーム外とも共有できます。

マイナスのアイコン付き青色フォルダ

制限付きフォルダ

チーム スペース内のフォルダに特定のユーザーまたはグループを招待したときに作成されます。管理者が指定したユーザーまたはグループのみがその内容を閲覧または編集できます。

人のアイコン付き紫色フォルダ

チーム メンバー フォルダ

​​チーム メンバー全員には、自分専用の非公開フォルダがデフォルトで用意されています。このフォルダにはユーザー名が付けられ、ユーザーの選択により、その中のファイルやフォルダを共有することができます。

2 人のアイコン付き青色フォルダ

共有フォルダ

自分のチーム メンバー フォルダ内のコンテンツを共有できるフォルダです。招待されたユーザーは、このフォルダを自分のメンバー フォルダに追加して非公開にしておくことも、チーム フォルダに追加して他のメンバーと最新情報を共有することもできます。

チーム スペースを管理する

チーム メンバーを招待し、メンバーがチーム スペースにコンテンツを追加した後は、以下のヒントを参考にしてチーム スペースの整理整頓を保ちましょう。

  • 完了したプロジェクトをアーカイブ フォルダに移動します。その後、Dropbox スマート シンクを使用してそのフォルダを[オンラインのみ]に設定し、チーム メンバーのハード ドライブの空き容量を増やします。
  • 管理者はチーム メンバーの代理でログインし、ユーザーが共有したフォルダに対する権限を必要に応じて操作できます。
  • ユーザーが別のチームに移動したら、グループ メンバーシップを更新します。
  • 退職したチーム メンバーを使用停止にするか、削除することで、会社のデータへのアクセス権を取り消します。
いくつかのファイルをハイライト表示し、[スマート シンク]から[オンラインのみ]を選択すると、ローカル ハード ドライブの容量が消費されなくなります

例を見てみましょう

このフォルダ構造は、Dropbox Business のお客様から共有していただいた例をヒントに作成したものです。青色の人のアイコンはチームのメンバーであり、灰色の人のアイコンは社外のメンバーを表します。

会社全体のフォルダ階層。部署、クライアント、プロジェクト別にフォルダが整理されていて、誰にどの権限があるかを示している