Gebruik elektronische handtekeningen om workflows te stroomlijnen: alles op één plaats

Online documenten ondertekenen met Dropbox heeft vele voordelen. En hoewel je Dropbox- en eSign-tools afzonderlijk kunt gebruiken, kun je ze ook samen gebruiken om je workflow nog meer te stroomlijnen.

Doordat je jouw belangrijke documenten al in Dropbox opslaat, kun je ze rechtstreeks vanuit je Dropbox-account voor digitale ondertekening verzenden. Vervolgens kun je de ondertekende exemplaren opslaan en op één plek al je mappen en bestanden beheren. Je kunt ook bepalen wie toegang heeft tot specifieke bestanden, je documenten organiseren, takenlijsten bijhouden en je hele team op één lijn houden.

Open je Dropbox-account vanaf je desktop en klik op een document dat je wilt doorsturen voor digitale ondertekening. Klik op het vervolgkeuzemenu Openen met en selecteer Dropbox Sign.

Open gewoon de mobiele Dropbox-app op je iPhone of iPad. Navigeer naar een PDF-bestand, tik om het voorbeeld te openen en tik vervolgens op het pictogram Bewerken. Tik ten slotte op Tekst of handtekening toevoegen.

In wezen is er geen juridisch verschil*. Een elektronische handtekening is net zo juridisch bindend als een handgeschreven handtekening. De Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) is in 2000 door het Congres aangenomen om de geldigheid en het juridische effect van elektronisch ingevoerde contracten te waarborgen.

Het aanvragen en verzamelen van handtekeningen gaat elektronisch sneller. Daarnaast besparen tools als Dropbox Sign je tijd en geld door de kosten voor het versturen van documenten te verlagen, wat niet alleen goed is voor het milieu, maar ook voor je workflow.

*Wetgeving met betrekking tot digitale handtekeningen verschilt per rechtsgebied en is mogelijk niet overal geldig.

Je kunt Dropbox Sign eenvoudig inschakelen in Dropbox en ja, de functie is beschikbaar met alle Dropbox-abonnementen.

• Open eerst je Dropbox-account en selecteer vervolgens het document dat je wilt verzenden voor elektronische ondertekening.
• Klik daarna aan de rechterkant van de bestandsnaam op het vervolgkeuzemenu Meer en kies daar Verzenden voor ondertekening.
• Voeg dan velden toe door ze naar het document te slepen en klik op Verzenden om gebruik te maken van je gratis onbeperkte aanvragen voor zelfondertekening en drie e-handtekeningaanvragen per maand.

Wanneer je documenten verstuurt of ontvangt voor elektronische ondertekening, worden ze opnieuw gesynchroniseerd met je Dropbox-account.

Hoewel je Dropbox en tools voor elektronisch ondertekenen afzonderlijk kunt gebruiken, kun je ze ook samen gebruiken om je workflow te stroomlijnen. Omdat je je belangrijke documenten al opslaat in Dropbox, kun je deze direct voor ondertekening doorsturen vanuit je Dropbox-account, ondertekende kopieën opslaan en al je mappen en bestanden op één plaats beheren. Je kunt ook bepalen wie er toegang heeft tot specifieke bestanden, je documenten organiseren, takenlijsten bijhouden en je hele team op één lijn houden.

Ja, we hebben verschillende kant-en-klare sjablonen om uit te kiezen, waaronder afstandsverklaringen van het portretrecht en beleid voor sociale media. Of je kunt ook je veelgebruikte contracten omzetten in sjablonen om je workflow voor de e-handtekening te versnellen.