Organisatie van bestanden voor werken zonder stress

Een beter systeem voor al je materiaal

Houd de bestanden van je team geordend op één plek

Besteed minder tijd aan het vinden van je materiaal en het beheren van je bestanden en meer tijd aan het afmaken van je werk. Met Dropbox zit al je materiaal op een centrale, gestructureerde locatie, met geordende mappen en bestanden waardoor het makkelijk wordt om te vinden wat je nodig hebt, wanneer je het nodig hebt.

Werk je samen aan een project en moet je je team toegang geven tot bestanden? Met Dropbox kun je mensen uitnodigen voor een gedeelde map en het is aan jou of je hun voor de bestanden in de map machtigingen voor alleen lezen of voor bewerken wilt geven. Iedereen die je uitnodigt kan de map, submappen en bestanden van hun Dropbox-account bekijken en openen, waardoor het gemakkelijk voor hen is om te vinden wat ze nodig hebben. 

Je kunt ook groepen maken met toegewezen leden en groepsmappen om bestanden en mappen te organiseren op basis van een team, een afdeling of een andere logische groepering. Als je hele groepen tot gedeelde mappen uitnodigt, krijgen alle leden onmiddellijk toegang tot de nieuwste versies van de bestanden uit die mappen. En als je projectbestanden wilt delen die in verschillende mappen zijn opgeslagen, laat Dropbox Showcase je deze makkelijk aan klanten presenteren in gepersonaliseerde lay-outs, zonder dat je bestanden hoeft te verplaatsen.

organisatie van bestanden

Maak een mappenhiërarchie

Met de mappenhiërarchie van Dropbox kan je team bestanden op een geordende manier bekijken. Kies hoe je je bestanden en mappen wilt organiseren, zodat iedereen in je team precies weet waar ze dingen moeten plaatsen en hoe ze te vinden. De eenvoudige organisatie van bestanden betekent minder tijd verspild aan technische support voor je team en meer tijd om dingen te doen.

mappenstructuur

Werk eenvoudig en veilig samen

Het delen van meerdere versies van bestanden zoals e-mailbijlagen kan vervelend zijn voor jou en verwarrend voor de ontvangers. Met Dropbox worden bestandswijzigingen die je aanbrengt automatisch gesynchroniseerd met iedereen die het bestand deelt, waardoor samenwerking eenvoudig wordt.

Daarnaast word je op de hoogte gehouden wanneer iemand bestanden heeft bekeken, bewerkt, verwijderd of verplaatst tussen mappen, zodat je dit meteen kunt opvolgen. En in plaats van feedback heen en weer te sturen via e-mail, kun je opmerkingen uitwisselen met je team direct naast de bestanden waarmee je bezig bent.

Hoef je alleen een aantal bestanden uit een map met je team te delen en wil je de rest van de map privé houden? Met gedetailleerde machtigingen voor mappen kun je een specifiek bestand delen met iedereen, zonder ze toegang te geven tot de bijbehorende map.

samenwerken aan bestanden en mappen

Een maphiërarchie is hoe je de mappen op een harde schijf, server of Dropbox-account structureert. Met maphiërarchieën kun je bestandsopslagplaatsen organiseren en elk bestand een plek toewijzen. Door gebruik te maken van een maphiërarchie kun je de informatie die en het materiaal dat je nodig hebt snel en op efficiënte wijze vinden en informatie organiseren op een manier die gemakkelijk te begrijpen is voor verschillende soorten gebruikers. 

Met Dropbox kun je eenvoudig bestanden en mappen organiseren en de productiviteit verbeteren. Stel eerst mappen in op basis van hoe je team werkt en het type materiaal waarmee ze werken. Maak vervolgens een gestandaardiseerd naamgevingssysteem voor je bestanden en mappen en stel groepen in om het delen van materiaal onder je teamleden te vereenvoudigen. Ontdek hoe je een georganiseerde teamruimte kunt creëren in Dropbox.

Het is mogelijk om een bestand of map van je Windows- of Mac-apparaat te verwijderen zonder dat bestand of die map uit je Dropbox-account te verwijderen door gebruik te maken van onze functie Selectieve synchronisatie. Dropbox synchroniseert doorgaans alle bestandswijzigingen op alle apparaten en dropbox.com. Met Selectieve synchronisatie kun je opslagruimte vrijmaken door mappen te selecteren die je niet op je computer wilt hebben, terwijl dezelfde mappen in je dropbox.com-account blijven.