Пропустить и перейти к основному содержимому

Простое и безопасное хранение документов

Облачное хранилище файлов Dropbox помогает упростить хранение, организацию и отправку документов в Интернете.

Управление онлайн-хранилищем документов
Онлайн-хранилище документов

Хранение, систематизация и доступ к цифровым файлам, фотографиям и видео в защищенном централизованном хранилище может оказаться непростой задачей. Зачастую бывает сложно эффективно хранить документы, не занимая при этом много места для хранения и не используя ценные ресурсы для ведения документооборота.

В результате цифровые системы управления документами были перенесены в системы облачного хранения файлов, которые также включают инструменты для сканирования документов и встроенные функции хранения документов. Поскольку все больше людей предпочитают электронные носители информации или работу исключительно в облаке, онлайн-хранилище документов может стать решением, которое обеспечит систематизацию файлов и доступ к ним отовсюду.

Хранилище документов, доступное в любом месте
Облачная система документооборота

Dropbox — это облачное решение для работы с электронными документами, предназначенное как для индивидуального, так и для коллективного использования. Оно может использоваться в качестве хранилища документов, а также для упрощения систематизации, поиска и работы с цифровыми файлами.

Используя Dropbox в качестве онлайн-хранилища документов, вы и ваши рабочие группы можете:

  • Создавайте системы организации документов для повышения эффективности совместной работы.
  • Оптимизируйте рабочие процессы за счет объединения файлов в одном удобном общем рабочем пространстве.
  • выполнять резервное копирование любых файлов, папок или жесткого диска в безопасное место для хранения вне офиса;
  • защищать свои документы, используя услугу для обмена файлами и контроля доступа.
Сортируйте, находите и работайте с цифровыми файлами
Лучший способ работы с облачными файлами

При использовании организованной системы хранения облачных файлов вы сможете получить доступ к электронным файлам в хранилище документов с любого устройства и в любом месте, что позволит повысить показатели эффективности работы. Создайте общее пространство для рабочей группы и сортируйте онлайн-документы по отделам, клиентам или проектам.

Администраторы могут создавать особые подгруппы, чтобы упростить обмен файлами между участниками рабочей группы с помощью общего пространства. Это особенно полезно, если определенные участники регулярно делятся файлами друг с другом. Просто используйте консоль администратора для настройки разрешений, контроля доступа и управления просмотром общих папок.

Предоставляйте общий доступ и управляйте онлайн-документами на рабочем месте

Часто задаваемые вопросы

Онлайн-хранилище файлов или документов вне офиса — это способ хранения и систематизации цифровых файлов с помощью приложения или веб-сайта. Онлайн-хранилище документов позволяет получать доступ к файлам в любое время и в любом месте.

Существует множество способов хранения цифровых файлов, но наиболее простым и надежным является использование облачных технологий. Облачные хранилища, такие как Dropbox, помогают обеспечить сохранность ваших файлов, а также облегчить редактирование, обмен и сотрудничество.

Облачное хранилище дает многочисленные преимущества для работы с документами и документооборота.

Во-первых, можно сократить ресурсы, используемые для обработки и хранения документов на бумажных носителях, дома, в шкафах и ящиках для документов в офисе и других физических хранилищах. Отказ от бумажных документов позволяет сократить расходы и способствует сохранению окружающей среды. Результат — сплошная польза.

Во-вторых, вы всегда будете уверены, что копии важных рабочих документов и конфиденциальной информации сохранятся в надежном облачном хранилище даже в случае стихийных бедствий и иных непредвиденных обстоятельств. И, наконец, облачные хранилища документов позволяют оптимизировать рабочие процессы, обеспечивая единую систематизированную среду для совместной работы.

Чтобы создать эффективную электронную систему для удаленного хранения документов, следует задать себе вопрос о том, как вы (или ваша рабочая группа) хотите работать с документами в онлайн-хранилище. Ответив на этот вопрос, вы сможете быстро настроить Dropbox и систематизировать документы в онлайн-хранилище с учетом собственных требований к организации общего доступа и сотрудничества.

Dropbox позволяет устанавливать разрешения доступа, добавлять теги для удобства поиска и даже настраивать автоматическое резервное копирование и синхронизацию документов, чтобы они всегда оставались актуальными и доступными. Оптимизированная система электронного документооборота позволяет с легкостью управлять цифровыми файлами и документами.

Необходимо больше рекомендаций? Ознакомьтесь с нашими идеями в отношении организации файлов.

Другие возможности

Совместная работа над документами онлайн

Совместное использование содержимого

Легко работайте, редактируйте и обменивайтесь содержимым с коллегами

Восстановите потерянные файлы

Восстановление файлов

Восстановление потерянных файлов, случайных изменений или удаленных рабочих данных

Аннотируйте файлы и документы PDF

Примечания

Оставляйте отзывы и примечания прямо в файлах без специального программного обеспечения

Инструмент для управления задачами

Управление задачами

Более эффективно управляйте списком заданий с Dropbox Paper