Простое и безопасное хранение документов

Онлайн-хранилище файлов или документов вне офиса — это способ хранения и систематизации цифровых файлов с помощью приложения или веб-сайта. Онлайн-хранилище документов позволяет получать доступ к файлам в любое время и в любом месте.

Существует множество способов хранения цифровых файлов, но самым простым и безопасным является облачные технологии. Поставщики облачных хранилищ, такие как Dropbox, обеспечивают безопасность ваших файлов и упрощают для вас редактирование, обмен и совместную работу над этими файлами.

Облачное хранилище дает многочисленные преимущества для работы с документами и документооборота.

Во-первых, вы можете сэкономить ресурсы и сократить расходы за счет отказа от использования бумажных документов дома, в офисе или на серверах хранения. Отказ от бумажных копий экономичен и экологически безопасен, а значит, вы получите взаимовыгодное решение!

Во-вторых, вы всегда будете уверены, что копии ваших важных рабочих документов и конфиденциальной информации сохранятся в надежном облачном хранилище даже во время стихийных бедствий и иных непредвиденных обстоятельств. И, наконец, облачные хранилища документов оптимизируют рабочие процессы, обеспечивая единую систематизированную среду для взаимодействия с коллегами, партнерами и заказчиками.

Чтобы создать эффективную электронную систему для удаленного хранения документов, следует задать себе вопрос о том, как вы (или ваша рабочая группа) хотите работать с документами в онлайн-хранилище. Ответив на этот вопрос, вы сможете быстро настроить Dropbox и систематизировать документы в онлайн-хранилище с учетом собственных требований к организации общего доступа и сотрудничества. 

Dropbox позволяет устанавливать разрешения доступа, добавлять теги для удобства поиска и даже настраивать автоматическое резервное копирование и синхронизацию документов, чтобы они всегда оставались актуальными и доступными. Оптимизированная система электронного документооборота позволяет с легкостью управлять цифровыми файлами и документами.

Необходимо больше рекомендаций? Ознакомьтесь с нашими идеями в отношении организации файлов.

Ограничение на размер файлов, которые можно хранить с документами в Dropbox, зависит от вашего тарифного плана Dropbox. Например, в тарифном плане Dropbox Plus объем места составляет 2 ТБ, а в тарифном плане Advanced от 15 ТБ для рабочей группы. Узнайте подробнее о том, как хранить файлы и сколько места в 1 ТБ, чтобы выбрать подходящий тарифный план.

С помощью Dropbox можно легко и быстро делиться сохраненными документами, даже если у получателя нет аккаунта Dropbox. Просто создайте общую ссылку в приложении Dropbox для компьютера или в мобильном приложении и поделитесь ею через чат, SMS или эл. почту. Получатель может использовать ссылку для мгновенного просмотра или скачивания файла, что упрощает совместную работу и обмен файлами.