Организация файлов и папок

Более эффективная система для хранения данных

Упорядочьте все файлы рабочей группы в одном месте

Тратьте меньше времени на поиск содержимого и систематизацию файлов и посвящайте больше времени непосредственно работе. В Dropbox все ваше содержимое хранится в едином структурированном централизованном хранилище. Представьте себе, что это ваш сетевой шкаф для документов, в котором наведен порядок. Вы можете настраивать структуру папок и систему организации, с которыми вам будет удобно находить нужные материалы.

Работаете над коллективным проектом и вам нужно предоставить рабочей группе доступ к файлам? В Dropbox можно направлять пользователям приглашения в общие папки и самостоятельно устанавливать  разрешение только для просмотра или редактирования для файлов и вложенных папок в общей папке. Каждый пользователь, у которого есть приглашение, сможет просматривать и открывать папки, вложенные папки и файлы через аккаунт Dropbox и быстро находить то, что ему нужно.

Помогайте своей рабочей группе найти именно то, что ей постоянно нужно. Создавайте папки для групп пользователей с более простой и удобной системой хранения. При приглашении групп пользователей в общие папки каждый участник группы сразу получит доступ к последним версиям файлов в таких папках.

сортировка файлов

Создайте структуру папок

Иерархическая структура папок Dropbox позволяет создавать простые и удобные системы хранения файлов и структуры папок для всех документов с возможностью просмотра файлов в отсортированном виде. Выберите такую структуру папок и вложенных папок с файлами, которая позволит всей рабочей группе знать, куда сохранять и где искать документы. Простая система организации файлов обеспечивает экономию времени на помощь членам рабочей группы, которое можно потратить на работу над проектами.

структура папок

Работайте в команде легко и безопасно

Обмен многочисленными версиями файлов через вложения в сообщения по электронной почте отнимает много времени у отправителя и приводит к путанице у получателей. В Dropbox все изменения файла автоматически синхронизируются для всех получателей, у которых есть доступ к файлу, что упрощает коллективную работу.

Дополнительно вы будете получать уведомления о каждом просмотре, редактировании, удалении или перемещении файлов, благодаря чему сможете контролировать динамику процесса. А вместо переписки по электронной почте можно обмениваться комментариями с участниками рабочей группы прямо в рабочих файлах.

Нужно открыть коллегам доступ к нескольким файлам без возможности просмотра остального содержимого папки? Это очень просто. Защитите свои самые важные документы при помощи многоуровневой системы разрешений на действия с папками. Просто откройте доступ к конкретному файлу нужным пользователям без права доступа к корневой папке или вложенным в нее папкам.

работа с общими файлами и папками

Иерархическая структура папок — это порядок их организации на жестком диске, сервере или в аккаунте Dropbox. Иерархия папок просто означает сохранение файлов в отдельных папках. Использование иерархической структуры помогает систематизировать хранение файлов и быстро находить нужное содержимое. Это также помогает другим пользователям понять, где хранится нужная информация.

В Dropbox удобно организовывать работу с файлами и папками. В первую очередь нужно создать структуру папок исходя из общих условий работы ваших рабочих групп. Например, нужно определить, какой характер носит работа — индивидуальный или коллективный — и сколько человек будут работать над файлом — один или несколько. После этого создается система наименования всех файлов и папок. На последнем этапе для упрощения обмена содержимым между участниками создаются группы. Воспользуйтесь нашими советами по организации структурированного общего пространства рабочей группы в Dropbox.

Да, при помощи выборочной синхронизации можно удалить файлы или папки с устройства Windows или Mac, не удаляя их из аккаунта Dropbox. Как правило, Dropbox выполняет синхронизацию всех изменений файла на всех устройствах и на сайте dropbox.com. При использовании выборочной синхронизации можно освободить место на жестком диске, выбрав папки, которые нужно удалить с вашего компьютера с сохранением в аккаунте на сайте dropbox.com.