ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อปรับปรุงขั้นตอนการทำงานในที่เดียว

การลงนามในเอกสารทางออนไลน์โดยใช้ Dropbox นั้นมีประโยชน์หลายประการ แม้ว่าคุณจะสามารถใช้ Dropbox แยกกับเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ แต่หากคุณใช้งานร่วมกันก็จะช่วยปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณได้อย่างมาก เพราะว่าคุณจัดเก็บเอกสารสำคัญเอาไว้ใน Dropbox อยู่แล้ว คุณจึงส่งเอกสารดังกล่าวเพื่อขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จากบัญชี Dropbox ของคุณโดยตรงได้ บันทึกสำเนาเอกสารที่เซ็นแล้วได้ และจัดการโฟลเดอร์และไฟล์ทั้งหมดของคุณได้ในที่เดียว นอกจากนี้ คุณยังสามารถควบคุมได้ว่าใครสามารถเข้าถึงไฟล์ใดได้อีกด้วย รวมถึงจัดระเบียบเอกสาร ติดตามรายการที่ต้องทำ และอัพเดทให้ทุกคนในทีมมีข้อมูลตรงกันอยู่เสมอ

ให้เปิดบัญชี Dropbox บนเดสก์ท็อปของคุณ จากนั้นคลิกเอกสารที่คุณต้องการส่งเพื่อขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ คลิกเมนูแบบดรอปดาวน์ “เปิดด้วย” แล้วเลือกสัญลักษณ์ Dropbox

บน iPhone หรือ iPad เพียงแค่เปิดแอป Dropbox สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ ไปที่ไฟล์ PDF และแตะเพื่อเปิดดูตัวอย่าง จากนั้นแตะที่ไอคอนแก้ไข สุดท้ายให้แตะที่ Add Text or Signature (เพิ่มข้อความหรือลายเซ็น)

จริงๆ แล้วไม่มีความแตกต่างกันเท่าไรในทางกฎหมาย* ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลผูกพันทางกฎหมายเหมือนกับลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ รัฐบัญญัติว่าด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เชิงพาณิชย์แห่งชาติและสากล (ESIGN) ได้รับการบรรจุเป็นกฎหมายโดยรัฐสภา Congress ในปี 2000 เพื่อรับรองความถูกต้องและผลทางกฎหมายของสัญญาที่ทำขึ้นเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

*กฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะแตกต่างกันไปตามเขตอำนาจศาลและอาจไม่มีการบังคับใช้ในบางพื้นที่

การเปิดใช้งาน Dropbox Sign ใน Dropbox นั้นทำได้ง่ายดาย และ Dropbox Sign สามารถใช้ได้กับทุกแผนบริการของ Dropbox ขั้นแรก ให้เปิดบัญชี Dropbox ของคุณ จากนั้นเลือกเอกสารที่ต้องการส่งเพื่อขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ขั้นตอนต่อไป ให้คลิกที่เมนูแบบดรอปดาวน์ “เพิ่มเติม” ทางด้านขวาของชื่อไฟล์ที่คุณต้องการ แล้วเลือก “ส่งเพื่อขอลายเซ็น” จากนั้นให้เพิ่มฟิลด์ลากแล้ววาง และคลิก “ส่ง” เพื่อใช้ประโยชน์จากการลงนามเองแบบไม่จำกัดจำนวนและการขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สามครั้งต่อเดือน เมื่อคุณส่งหรือรับเอกสารเพื่อลงนามอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารจะซิงค์กลับมาที่บัญชี Dropbox ของคุณ

แม้ว่าคุณจะสามารถใช้ Dropbox แยกกับเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ แต่หากคุณใช้งานร่วมกันก็จะช่วยปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณได้ เนื่องจากคุณจัดเก็บเอกสารสำคัญเอาไว้ใน Dropbox อยู่แล้ว คุณจึงส่งเอกสารดังกล่าวเพื่อขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จากบัญชี Dropbox ของคุณโดยตรงได้ บันทึกสำเนาเอกสารที่เซ็นแล้วได้ และจัดการโฟลเดอร์และไฟล์ทั้งหมดของคุณได้ในที่เดียว นอกจากนี้ คุณยังสามารถควบคุมได้ว่าใครสามารถเข้าถึงไฟล์ใดได้อีกด้วย รวมถึงจัดระเบียบเอกสาร ติดตามสิ่งที่ต้องทำ และอัพเดทให้ทุกคนในทีมมีข้อมูลตรงกันอยู่เสมอ