Оптимізуйте робочі процеси за допомогою електронних підписів — усе в одному робочому просторі

Підписування документів онлайн за допомогою Dropbox надає багато переваг. І хоча інструменти Dropbox та eSign можна використовувати окремо, їхнє спільне використання сприяє ще більшій оптимізації вашого робочого процесу.

Оскільки ви вже зберігаєте важливі документи в Dropbox, ви можете надсилати їх на електронний підпис безпосередньо зі своєї обліковки Dropbox. Потім ви можете зберігати підписані копії та керувати всіма своїми папками та файлами в єдиному робочому просторі. Також ви можете контролювати доступ до певних файлів, упорядковувати документи, відстежувати завдання та синхронізувати дії всієї команди.

Відкрийте обліковку Dropbox у програмі для комп'ютерів і оберіть документ, який потрібно надіслати на е‑підпис. Клацніть розкривне меню Відкрити за допомогою та оберіть Dropbox Sign.

Відкрийте програму для мобільних пристроїв Dropbox на iPhone або iPad. Перейдіть до PDF-файлу, щоб відкрити вікно перегляду, а потім торкніться піктограми редагування. Нарешті, натисніть Додати текст або підпис.

По суті, юридичної різниці немає.* Електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і рукописний підпис. Закон про електронні підписи в міжнародній та національній торгівлі (ESIGN) прийнято Конгресом у 2000 році для забезпечення чинності та юридичної сили контрактів, укладених в електронному вигляді.

Запит та збір підписів в електронному вигляді відбувається швидше. Такі інструменти, як Dropbox Sign, також допомагають заощаджувати час і гроші, зменшуючи витрати, пов'язані з транспортуванням документів, що сприятливо позначається на навколишньому середовищі, а також на робочому процесі.

*Закони щодо електронного підпису відрізняються залежно від юрисдикції і можуть бути дійсними не всюди.

Так, Dropbox Sign додано в усі тарифні плани Dropbox і його можна легко активувати.

• Спочатку відкрийте обліковку Dropbox, а потім оберіть документ, який потрібно надіслати на електронний підпис.
• Далі клацніть розкривне меню Більше праворуч від імені файлу та оберіть Надіслати на підпис.
• Потім додайте поля для перетягування та клацніть Надіслати, щоб безкоштовно скористатися можливостями на кшталт необмеженої кількості підписів і трьох запитів е‑підписів на місяць.

Коли ви надсилатимете або отримуватимете документи на е‑підпис, вони синхронізуватимуться з вашою обліковкою Dropbox.

Хоча інструменти Dropbox та електронного підпису можна використовувати окремо, їхнє спільне використання сприяє оптимізації вашого робочого процесу. Оскільки ви вже зберігаєте важливі документи в Dropbox, ви можете надсилати їх на електронний підпис просто зі своєї обліковки Dropbox, зберігати підписані копії та керувати всіма своїми папками й файлами в єдиному робочому просторі. Також ви маєте можливість контролювати доступ до певних файлів, упорядковувати документи, відстежувати справи й синхронізувати дії цілої команди.

Так, у нас є кілька попередньо створених шаблонів на вибір, зокрема відмова від претензій з приводу публікації фотографій та політики щодо соціальних мереж. Або можете перетворити часто використовувані угоди на шаблони, щоб прискорити робочий процес е-підписів.