Speichergeräte

Wie verwende ich Speichergeräte als Lösung für den gemeinsamen Dateizugriff?

Ebenso wie beim Datenaustausch per E-Mail sind zum Austausch von Dateien mithilfe von Speichergeräten keine besonderen Implementierungsschritte erforderlich. Sie sollten sich lediglich etwas Zeit für die Auswahl der richtigen Speichergeräte nehmen.

Speichergeräte

  • Sie kaufen die Anzahl der benötigten Speichergeräte.
  • Sie stellen sie Ihrem Team zur Verfügung.

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  • Registrieren Sie sich bei Dropbox
  • Laden Sie die Dropbox-Anwendung herunter

Die Speicherkapazität ist dabei von entscheidender Bedeutung. Bedenken Sie aber auch, dass die Geräte sicherlich viel herumgereicht werden. Geräte mit beweglichen Bauteilen, z. B. herkömmliche Magnetspeicherfestplatten, werden dadurch schnell für Schäden anfällig.

Um gleich bei Dropbox loslegen zu können, müssen Sie lediglich ein Konto erstellen und die Dropbox-Anwendung herunterladen. Diese paar Schritte sind nur einmal erforderlich und sicherlich die Mühe wert – denn dadurch können Sie Dateien einfach und unkompliziert über das Internet freigeben.


Wie gebe ich eine Datei für ein Teammitglied frei?

Die Verwendung von Speichergeräten für die gemeinsame Nutzung von Dateien gleicht dem Einsatz eines FTP-Servers, mit dem einzigen Unterschied, dass der „Server“ herumgereicht wird und die Dateien nicht hoch- bzw. heruntergeladen werden. Demzufolge können wie beim FTP-Server Probleme mit der Dateisynchronisierung auftreten.

Speichergeräte

  • Sie verbinden das Speichergerät mit Ihrem Computer.
  • Dann kopieren Sie die Datei von Ihrem Computer auf das Speichergerät.
  • Sie trennen die Verbindung zum Speichergerät durch sicheres Entfernen.
  • Jetzt gehen Sie zu Ihrem Teamkollegen und schließen das Speichergerät an seinen Computer an.
  • Die Datei muss nun vom Speichergerät auf den Computer des Kollegen kopiert werden.
  • Sie trennen die Verbindung zum Speichergerät durch sicheres Entfernen.
  • Diesen Vorgang wiederholen Sie jedes Mal, wenn Sie eine Änderung für Ihr Team verfügbar machen wollen.

Dropbox

  • Sie erstellen in Ihrer Dropbox einen neuen Ordner zur gemeinsamen Nutzung durch das gesamte Team.
  • Sie klicken mit der rechten Maustaste auf den Ordner und geben ihn für Teammitglieder frei.
  • Sie speichern eine Datei im freigegebenen Ordner auf Ihrem Computer. Die Datei wird automatisch in den Dropbox-Ordnern aller Teammitglieder angezeigt.
  • Wenn jemand die Datei bearbeitet hat, werden die Änderungen automatisch für alle Nutzer synchronisiert.

Speichergeräte sind als Lösung viel intuitiver als FTP-Server, da sie keine besondere Software und nicht einmal eine Internetverbindung erfordern. In plattformübergreifenden Arbeitsumgebungen kann es bei Speichergeräten jedoch zu Problemen kommen. PCs und Macs erfordern eine unterschiedliche Formatierung, wodurch die gemeinsame Nutzung von Dateien in unterschiedlichen Betriebssystemen oftmals erschwert wird.

Das Konfigurieren eines freigegebenen Dropbox-Ordners dauert zwar ein wenig länger; sobald das aber erledigt ist, können Sie Ihre Speichergeräte vollständig durch Dropbox ersetzen. Alle Änderungen, die Sie vornehmen, werden überdies automatisch für Ihre Kollegen aktualisiert. Sie müssen also nicht mehr jedes Mal durch das ganze Büro wandern, wenn Sie eine Änderung für Ihre Kollegen verfügbar machen wollen.


Wie gebe ich eine Datei für einen Kunden frei?

Speichergeräte sind sicherlich eine brauchbare Lösung für die interne Zusammenarbeit. Sobald Sie jedoch mit Kunden an entfernten Standorten gemeinsam auf Dokumente zugreifen möchten, zeigen sich die Grenzen einer solchen Lösung.

Es ist nicht sonderlich schwer, einem Kunden einen Speicherstick oder eine SD-Karte zukommen zu lassen. Sobald aber ein Kunde regelmäßige Fortschrittsberichte benötigt und Sie dazu jedes Mal persönlich die aktualisierten Dateien abliefern müssen, wird es unverhältnismäßig umständlich.

Speichergeräte

  • Sie verbinden das Speichergerät mit Ihrem Computer.
  • Dann kopieren Sie die gewünschte Datei auf das Speichergerät.
  • Sie trennen die Verbindung zum Speichergerät durch sicheres Entfernen.
  • Nun überreichen Sie Ihrem Kunden das Speichergerät.

Dropbox

  • Sie klicken mit der rechten Maustaste auf die Datei in Ihrem Dropbox-Ordner.
  • Sie wählen die Menüoption Dropbox-Link freigeben aus, um einen Freigabelink zu erstellen.
  • Sie senden den Link an Ihren Kunden. Die Datei kann über einen beliebigen Webbrowser angezeigt oder heruntergeladen werden.

Mit Dropbox können Sie Dateien sehr viel leichter für Kunden freigeben. Da die Dateien über das Internet übertragen werden, müssen Sie Ihre Kunden nicht jedes Mal persönlich besuchen, um sie auf dem Laufenden zu halten.


Wie gebe ich große Dateien frei?

Mit Speichergeräten können auch große Dateien übertragen werden – das ist einer ihrer wichtigsten Vorteile. Anders als bei E-Mail-Servern, die Größenbeschränkungen für Dateien vorgeben, oder bei FTP-Servern, die eine spezielle Software erfordern, können große Dateien mithilfe von Speichergeräten relativ unkompliziert ausgetauscht werden.

Speichergeräte

  • Speichergeräte mit einem FAT32-Dateisystem verfügen über eine Dateigrößenbeschränkung von 4 GB.
  • Die einzige weitere Größenbeschränkung ist die Speicherkapazität des Speichergeräts.
  • Große Dateien müssen bei jeder Änderung vollständig auf das Speichergerät kopiert werden.

Dropbox

  • Bei der Dropbox-Anwendung gibt es keine Größenbeschränkungen für das Hochladen von Dateien.
  • Bei der Aktualisierung einer bereits hochgeladenen Datei werden nur die geänderten Teile der Datei an Dropbox gesendet.

Es ist keine Netzwerkverbindung erforderlich. Mit einem Speichergerät können Sie Dateien daher sehr schnell weitergeben, wenn sich die Person, an die Sie die Datei übermitteln möchten, in Ihrer Nähe befindet. PCs und Macs erfordern jedoch eine unterschiedliche Formatierung und für jede Formatierung gibt es wiederum variierende Beschränkungen für Datei- und Volumegrößen.

Dropbox vereint die Stärken von Speichergeräten mit den Vorteilen des Internets. Umfangreiche Dokumente können genauso effizient übertragen werden wie kleine Dateien. Sie können also problemlos auch an großen Dateien mit anderen zusammenarbeiten. Das erstmalige Hochladen einer großen Datei dauert zwar unter Umständen etwas länger als das Kopieren einer Datei auf ein Speichergerät – alle darauffolgenden Aktualisierungen sind jedoch um einiges effizienter, da Dropbox nur die aktualisierten Teile der Datei hochlädt.


Wie arbeite ich gemeinsam mit anderen an derselben Datei?

Wenn zwei Nutzer gleichzeitig an derselben Datei arbeiten, kommt es häufig zu einem Konflikt: Wessen Änderungen sollen akzeptiert werden? Beim Vergleich von Speichergeräten und Dropbox zeigt sich für dieses Problem eine Vielzahl verschiedener Lösungswege.

Speichergeräte

  • Speichergeräte bieten keine Unterstützung für die Lösung von Dateikonflikten.
  • Durch die neueste Dateiversion werden die Änderungen aller anderen Nutzer überschrieben.
  • Ein Großteil der Lösungen behilft sich mit dem „Auschecken“ von Dateien, wodurch sichergestellt wird, dass nur jeweils eine Person eine Datei bearbeiten kann.

Dropbox

  • Tritt ein Dateikonflikt auf, speichert Dropbox beide Versionen der Datei.
  • Dadurch können Sie sich die Änderungen beider Nutzer ansehen und dann entscheiden, wie sie in der Datei zusammengeführt werden sollen.

Irren ist menschlich – daher kann es bei der Arbeit mit Speichergeräten leicht zu Dateikonflikten kommen. Da auf dem Speichergerät nur eine einzige Version der Datei vorhanden ist, können Änderungen schnell versehentlich überschrieben werden und verloren gehen. Ihr Team muss sorgfältig darauf achten, dass immer nur jeweils eine Person an einer Datei arbeitet.

Mit der Dropbox-Funktion für in Konflikt stehende Kopien gehört das versehentliche Überschreiben einer Datei der Vergangenheit an. Wenn Sie und ein anderer Nutzer gleichzeitig an derselben Datei arbeiten, werden Sie von Dropbox über den Dateikonflikt benachrichtigt und können entscheiden, wie Ihre Änderungen und die des anderen Nutzers integriert werden sollen.


Wie verwalte ich alte Dateiversionen?

Wie bei FTP-Servern gibt es auch für Speichergeräte keinerlei Funktionen zur Nachverfolgung von Änderungen, die an einer Datei vorgenommen werden. Daher besteht das Risiko, wichtige Daten zu verlieren. Wenn Sie z. B. eine Datei versehentlich überschreiben, gibt es keine Möglichkeit, eine frühere Version der Datei wiederherzustellen.

Speichergeräte

  • Speichergeräte bieten keine Unterstützung für die Dateiversionierung.
  • Zur Lösung dieses Problems werden häufig Dateikopien erstellt und umbenannt, damit die jeweilige Versionsnummer aus dem Dateinamen ersichtlich ist.

Dropbox

  • Sie klicken mit der rechten Maustaste auf die Datei in Ihrem Dropbox-Ordner.
  • Sie wählen die Menüoption Frühere Versionen, um den Versionsverlauf der Datei anzusehen.
  • Sie wählen die gewünschte Version und klicken auf Wiederherstellen.

Dropbox bietet einen integrierten Versionsverlauf und eliminiert damit das Datenverlustrisiko. Jede gespeicherte Änderung wird im Hintergrund aufgezeichnet und mit nur wenigen Mausklicks können Sie den gesamten Änderungsverlauf einer Datei aufrufen.