Dispositivos de almacenamiento

¿Cómo puedo configurar dispositivos de almacenamiento como una solución de uso compartido de archivos?

Al igual que el correo electrónico, la implementación de una solución de uso compartido de archivos a través de dispositivos móviles no requiere una configuración adicional. Sin embargo, debes considerar exhaustivamente qué tipos de dispositivos de almacenamiento deseas usar.

Dispositivos de almacenamiento

  • Comprar la cantidad necesaria de dispositivos de almacenamiento
  • Ponerlos a disponibilidad de tu equipo

Dropbox

  • Registrarse en Dropbox
  • Descargar la aplicación de Dropbox

La capacidad de almacenamiento es una característica fundamental, pero recuerda también que probablemente los dispositivos se compartan bastante. Por eso, los dispositivos con piezas móviles, como los discos duros que no son de estado sólido, podrían dañarse.

Para comenzar a usar Dropbox, simplemente tienes que registrarte y descargar la aplicación de Dropbox. La practicidad de compartir archivos por Internet hace que esta tarea valga la pena.


¿Cómo hago para compartir un archivo con otro miembro del equipo?

El uso de un dispositivo de almacenamiento como una solución de uso compartido de archivos es muy similar al FTP, excepto que, en lugar de cargar y descargar archivos, el "servidor" se desplaza físicamente. En consecuencia, los dispositivos de almacenamiento comparten el inconveniente del FTP respecto de mantener sincronizados los archivos.

Dispositivos de almacenamiento

  • Conectar el dispositivo de almacenamiento a tu computadora
  • Copiar el archivo de tu computadora al dispositivo de almacenamiento
  • Expulsar de forma segura el dispositivo de almacenamiento
  • Llegar hasta la ubicación física del otro miembro del equipo y conectar el dispositivo en su computadora
  • Copiar el archivo del dispositivo de almacenamiento a la computadora
  • Expulsar de forma segura el dispositivo de almacenamiento
  • Repetir el proceso cada vez que desees compartir una actualización

Dropbox

  • Crear una nueva carpeta en tu Dropbox para compartir documentos con tu equipo
  • Hacer clic con el botón secundario en la carpeta y compartirla con los demás miembros del equipo
  • Guardar un archivo en la carpeta compartida de tu computadora; el archivo se muestra automáticamente en la carpeta de Dropbox de los demás miembros de tu equipo
  • Cuando alguien edite el archivo, la copia de todos los demás se sincroniza automáticamente

Los dispositivos de almacenamiento son una opción mucho más intuitiva que un sistema como el FTP, ya que no requieren software especial (ni conexión a Internet). Sin embargo, puede ser difícil lidiar con dispositivos de almacenamiento en entornos de trabajo en los que se usan distintas plataformas. Debido a que las Mac y las PC exigen distintos formatos de disco, no siempre es fácil compartir archivos entre distintos sistemas operativos.

La configuración de una carpeta compartida de Dropbox requiere algo de esfuerzo adicional, pero, después de hacerlo, reemplaza eficientemente a tus dispositivos de almacenamiento. Además, actualiza automáticamente los archivos de tus compañeros cuando llevas a cabo una modificación. Esto significa que no es necesario que camines a la otra punta de la oficina cada vez que deseas compartir una actualización.


¿Cómo puedo compartir un archivo con un cliente?

Los dispositivos de almacenamiento pueden resultar una solución factible para la colaboración interna, pero las limitaciones se tornan evidentes al intentar compartir documentos con un cliente si no está en el mismo espacio físico que tu equipo.

Es bastante fácil entregar a un cliente una unidad USB o una tarjeta SD. Pero, si el cliente necesita informes frecuentes del progreso del proyecto, la presencia física de cada transferencia de archivos es muy poco práctica.

Dispositivos de almacenamiento

  • Conectar el dispositivo de almacenamiento a tu computadora
  • Copiar el archivo deseado en el dispositivo de almacenamiento
  • Expulsar de forma segura el dispositivo de almacenamiento
  • Entregar el dispositivo de almacenamiento al cliente

Dropbox

  • Hacer clic con el botón secundario en el archivo en tu carpeta de Dropbox
  • Seleccionar el elemento del menú Compartir vínculo de Dropbox para generar un vínculo que pueda compartirse
  • Enviar el vínculo al cliente, quien puede verlo o descargarlo con cualquier explorador de Internet

Dropbox facilita considerablemente el uso compartido de archivos con los clientes. Debido a que los archivos se transfieren a través de Internet, no es necesario que visites a tus clientes para mantenerlos al tanto de todo.


¿Cómo puedo compartir archivos de gran tamaño?

El procesamiento de archivos de gran tamaño es una de las ventajas de los dispositivos de almacenamiento. A diferencia de los servidores de correo electrónico con límite de tamaño o de los servidores FTP que requieren un software dedicado, compartir documentos de gran tamaño a través de un dispositivo de almacenamiento es un proceso muy intuitivo.

Dispositivos de almacenamiento

  • Los dispositivos con un sistema de archivos de formato FAT32 tienen un tamaño máximo para los archivos de 4 GB
  • El único límite de tamaño adicional es la capacidad del dispositivo de almacenamiento
  • Los archivos de gran tamaño deben volver a copiarse completos cada vez que se lleva a cabo una modificación

Dropbox

  • No hay restricciones de tamaño al cargar archivos a través de la aplicación de Dropbox
  • Al actualizar un archivo ya cargado, solamente las partes modificadas se envían a Dropbox

Con los dispositivos de almacenamiento, debido a que no se requiere una conexión de red, la transferencia de archivos es muy rápida si la persona con quien compartes elementos está cerca. Sin embargo, las Mac y las PC exigen formatos de disco diferentes, y cada formato tiene limitaciones distintas de tamaño de archivos y volúmenes.

Dropbox combina los beneficios de los dispositivos de almacenamiento con la comodidad de Internet. Los documentos de gran tamaño se procesan de la misma forma que los pequeños, de modo que podrás colaborar en archivos pesados sin tener que pensar dos veces. Aunque la carga inicial podría demorar más que copiar un archivo en un dispositivo de almacenamiento, Dropbox carga únicamente las partes del archivo que se modificaron; por lo tanto, las actualizaciones posteriores son más eficientes.


¿Cómo puedo colaborar con otras personas en el mismo archivo?

Cuando hay dos personas trabajando en el mismo archivo en simultáneo, con frecuencia hay un conflicto: ¿qué modificaciones deben aceptarse? Hay distintas formas de lidiar con este problema al trabajar con dispositivos de almacenamiento o con Dropbox.

Dispositivos de almacenamiento

  • Los dispositivos de almacenamiento no admiten la resolución de conflictos
  • La copia más reciente del archivo sobrescribe el trabajo de todos los demás
  • Las soluciones consisten en confirmar el uso de los archivos para que una persona por vez pueda editarlos

Dropbox

  • Cuando hay un conflicto, Dropbox conserva ambas copias del archivo
  • Esto te permite ver las ediciones de ambos usuarios y decidir de qué forma deben combinarse

La administración de conflictos con dispositivos de almacenamiento es susceptible a errores humanos. Debido a que hay solamente una copia "publicada" del documento en el dispositivo de almacenamiento, es fácil extraviar los cambios al sobrescribirla. Tu equipo debe prestar mucha atención para que únicamente una persona a la vez edite el archivo.

El comportamiento de Dropbox ante las copias en conflicto te permite estar tranquilo: no es posible sobrescribir el trabajo de otra persona. Si dos personas editan el mismo archivo al mismo tiempo, Dropbox te advierte del conflicto y te permite decidir cómo integrar los cambios de ambas copias.


¿Cómo puedo administrar versiones anteriores de un archivo?

Al igual que los servidores FTP, los dispositivos de almacenamiento no hacen un seguimiento de las revisiones de los archivos. Esto conlleva el riesgo de perder cambios importantes puesto que no hay forma de volver atrás y recuperar una copia anterior del archivo si involuntariamente se guardaron otras versiones.

Dispositivos de almacenamiento

  • Los dispositivos de almacenamiento no admiten la administración de versiones
  • Una solución común es copiar el archivo y cambiarle el nombre para incluir el número de versión

Dropbox

  • Hacer clic con el botón secundario en el archivo en tu carpeta de Dropbox
  • Seleccionar el elemento del menú Ver versiones anteriores para consultar el historial del archivo
  • Seleccionar la versión que desees y hacer clic en Restaurar

Dropbox incorpora la administración de versiones para que no te preocupes por perder información. Cada edición guardada se registra en segundo plano, y puedes recuperar todo el historial del archivo en unos pocos clics.