Dispositivos de almacenamiento

¿Cómo se configura un dispositivo de almacenamiento como solución para compartir archivos?

Al igual que el correo electrónico, implementar una solución para compartir archivos mediante dispositivos de almacenamiento no requiere una configuración adicional. Sin embargo, necesitas dedicar cierto tiempo a considerar qué tipo de dispositivos de almacenamiento deseas usar.

Dispositivos de almacenamiento

  • Compra el número necesario de dispositivos de almacenamiento.
  • Ponlos a disposición de tu equipo.

Dropbox

  • Regístrate en Dropbox.
  • Descarga la aplicación de Dropbox.

La capacidad de almacenamiento es una función clave, pero ten en cuenta que los dispositivos se mueven de un sitio a otro. Por tanto, los dispositivos con piezas móviles, como los discos duros de estado no sólido, pueden sufrir daños.

Para empezar a usar Dropbox, solo tienes que registrarte en una cuenta y descargar la aplicación de Dropbox. Pero merecerá la pena gracias a la facilidad de compartir archivos a través de Internet.


¿Cómo se comparten archivos con los miembros del equipo?

Utilizar un dispositivo de almacenamiento como solución para compartir archivos es muy parecido a un servidor FTP, pero en vez de subir y descargar archivos, distribuyes físicamente el "servidor". Por tanto, estos tienen el mismo problema a la hora de mantener archivos sincronizados que los servidores FTP.

Dispositivos de almacenamiento

  • Conecta el dispositivo de almacenamiento a tu ordenador.
  • Copia el archivo de tu ordenador en el dispositivo de almacenamiento.
  • Expulsa de manera segura el dispositivo de almacenamiento.
  • Camina hasta la mesa de tu compañero y conéctalo a su ordenador.
  • Copia el archivo del dispositivo de almacenamiento en su ordenador.
  • Expulsa de manera segura el dispositivo de almacenamiento.
  • Repite el proceso cada vez que desees compartir una actualización.

Dropbox

  • Crea una carpeta nueva dentro de tu Dropbox para compartir documentos con tu equipo.
  • Haz clic con el botón derecho en la carpeta, y compártela con miembros del equipo.
  • Coloca un archivo en la carpeta compartida de tu ordenador. El archivo aparecerá de forma automática en las carpetas de Dropbox de los miembros de tu equipo.
  • Cuando alguien modifica el archivo, la copia de los demás se sincroniza automáticamente.

Los dispositivos de almacenamiento son una opción mucho más intuitiva que los sistemas tipo FTP, pues no requieren ningún software especial (ni si quiera una conexión a Internet). Sin embargo, los dispositivos de almacenamiento también pueden ser difíciles de utilizar en áreas de trabajo multiplataforma. Debido a que los equipos PC y Mac requieren diferentes tipos de formato de disco, no siempre es fácil compartir archivos entre sistemas operativos diferentes.

Configurar una carpeta compartida de Dropbox requiere un poco más de esfuerzo, pero después de hacerlo, sustituye de forma eficaz tus dispositivos de almacenamiento. También actualiza de forma automática los archivos de tus compañeros cada vez que realizas cambios. Esto significa que no tienes que levantarte y atravesar la oficina cada vez que quieres compartir una actualización.


¿Cómo se comparten archivos con clientes?

Los dispositivos de almacenamiento son una solución factible para colaborar de forma interna, pero sus limitaciones se hacen evidentes cuando intentas compartir documentos con un cliente si no se encuentra en la misma ubicación que tu equipo.

Es muy fácil darle a un cliente una unidad USB o una tarjeta SD. Pero si necesita informes periódicos acerca de los progresos realizados, resultaría inoportuno requerir su presencia física cada vez que tengáis que transferir un archivo.

Dispositivos de almacenamiento

  • Conecta el dispositivo de almacenamiento a tu ordenador.
  • Copia el archivo deseado en el dispositivo de almacenamiento.
  • Expulsa de manera segura el dispositivo de almacenamiento.
  • Facilita el dispositivo de almacenamiento a tu cliente.

Dropbox

  • Haz clic con el botón derecho en el archivo de tu carpeta de Dropbox.
  • Selecciona el elemento del menú Compartir enlace a Dropbox para generar un enlace que se pueda compartir.
  • Envía el enlace a tu cliente. Puede visualizarse o descargarse con cualquier navegador web.

Con Dropbox, compartir documentos con clientes es mucho más fácil. Como los archivos se transfieren a través de Internet, no tienes que visitar a tus clientes para mantenerlos al día.


¿Cómo se comparten archivos grandes?

Gestionar archivos grandes es una de las ventajas de los dispositivos de almacenamiento. Al contrario que los servidores de correo electrónico, que imponen límites de tamaño de archivos o servidores FTP que requieren un software especial, compartir documentos de gran tamaño mediante un dispositivo de almacenamiento es un proceso muy intuitivo.

Dispositivos de almacenamiento

  • Los dispositivos formateados con un sistema de archivos FAT32 tienen un tamaño máximo de archivo de 4 GB.
  • El otro límite de tamaño de archivo es la capacidad del dispositivo de almacenamiento.
  • Los archivos grandes tienen que copiarse al completo cada vez que se realiza un cambio.

Dropbox

  • No existen restricciones en el tamaño de archivos cuando se suben mediante la aplicación de Dropbox.
  • Cuando se actualiza un archivo subido anteriormente, solo se envía a Dropbox la parte modificada.

Los dispositivos de almacenamiento no requieren conexión a Internet, por lo que la transferencia de archivos puede realizarse de forma muy rápida si la persona con la que los vas a compartir se encuentra cerca. Sin embargo, los PC y los Mac requieren diferentes formatos de disco y cada formato tiene diferentes límites de tamaño de archivo y de volumen.

Dropbox aúna los beneficios de los dispositivos de almacenamiento y las ventajas de Internet. Los documentos grandes se gestionan igual que los pequeños, así que podrás colaborar en archivos grandes sin pensarlo dos veces. Aunque la subida inicial tarde un poco más que copiar un archivo en un dispositivo de almacenamiento, Dropbox solo sube las partes del archivo que se han modificado, así que las siguientes subidas son más eficientes.


¿Cómo se colabora con otras personas en el mismo archivo?

Cuando dos personas trabajan en el mismo archivo de forma simultánea, pueden surgir conflictos: ¿cuáles son las modificaciones finales? Existen diferentes formas de solucionar este problema en función de si se trabaja con un dispositivo de almacenamiento o Dropbox.

Dispositivos de almacenamiento

  • Los dispositivos de almacenamiento no ofrecen soluciones a los conflictos.
  • La copia más reciente del archivo sobrescribe el trabajo de los demás.
  • Las soluciones giran en torno a "controlar" archivos para que solo una persona pueda editarlos a la vez.

Dropbox

  • Cuando se produce un conflicto, Dropbox guarda ambas copias del archivo.
  • Esto permite ver las modificaciones de ambos usuarios y decidir cómo deben fusionarse.

Es fácil que se produzcan errores humanos cuando se gestionan conflictos con un dispositivo de almacenamiento. Puesto que solo hay una copia “viva” del documento en el dispositivo de almacenamiento, si se sobrescribe, se perderán los cambios que se hubieran hecho. El equipo debe tener cuidado de que solo una persona edite el archivo a la vez.

Gracias a cómo gestiona Dropbox las copias en conflicto , ya no tendrás que preocuparte de sobrescribir el trabajo de otros. Si, por casualidad, dos personas editan el mismo archivo al mismo tiempo, Dropbox te avisa de que existe un conflicto y te permite decidir cómo integrar los cambios de ambas copias.


¿Cómo se gestionan las versiones antiguas de archivos?

Al igual que un servidor FTP, los dispositivos de almacenamiento no registran las distintas versiones de los archivos. Esto hace que puedan perderse cambios importantes porque no hay forma de volver atrás y recuperar una copia antigua del archivo si se hubiera sobrescrito por error.

Dispositivos de almacenamiento

  • Los dispositivos de almacenamiento no guardan distintas versiones de archivos.
  • Una solución habitual es copiar el archivo y darle un nombre que incluya el número de la versión.

Dropbox

  • Haz clic con el botón derecho en el archivo de tu carpeta de Dropbox.
  • Selecciona el elemento Ver versiones anteriores para mostrar el historial de un archivo.
  • Selecciona la versión deseada y haz clic en Restaurar.

Dropbox ofrece compatibilidad integrada de versiones para que no tengas que preocuparte de perder información. Cada cambio guardado se registra y puedes echar mano del historial completo de un archivo en pocos clics.