Dispositivos
de armazenamento

Como configurar dispositivos de armazenamento para torná-los uma solução de compartilhamento de arquivos?

Assim como acontece com o e-mail, a implementação de uma solução de compartilhamento de arquivos através de dispositivos de armazenamento não requer configurações adicionais. No entanto, você precisa dedicar certo tempo para refletir sobre que tipo de dispositivo de armazenamento usar.

Dispositivos
de armazenamento

  • Comprar a quantidade necessária de dispositivos de armazenamento.
  • Disponibilizar esses dispositivos para a equipe.

Dropbox

  • Assinar o Dropbox
  • Baixar o aplicativo do Dropbox

A capacidade de armazenamento é uma característica fundamental, mas também é importante lembrar que esses dispositivos provavelmente serão passados de mão em mão. Assim, dispositivos com partes móveis, como unidades de disco rígido que não sejam de estado sólido, ficam suscetíveis a danos.

Para começar a utilizar o Dropbox, você só precisa configurar uma conta e baixar o aplicativo do Dropbox. A conveniência de poder compartilhar arquivos pela internet compensa esse trabalho inicial.


Como compartilhar um arquivo com um membro da equipe?

Usar um dispositivo de armazenamento como solução de compartilhamento de arquivos é bem parecido com usar um FTP, só que, em vez de fazer upload e download de arquivos, você precisa passá-los fisicamente pelo “servidor”. Sendo assim, os dispositivos de armazenamento têm os mesmos problemas que as soluções de FTP no que se refere a manter arquivos sincronizados.

Dispositivos
de armazenamento

  • Conectar o dispositivo de armazenamento ao computador.
  • Copiar o arquivo do computador para o dispositivo de armazenamento.
  • Ejetar o dispositivo de armazenamento com segurança.
  • Caminhar até o membro da equipe que precisa do arquivo e conectar o dispositivo ao computador desse colega.
  • Copiar o arquivo do dispositivo de armazenamento para o computador do colega.
  • Ejetar o dispositivo de armazenamento com segurança.
  • Repetir o processo sempre que você quiser compartilhar uma atualização.

Dropbox

  • Criar uma nova pasta dentro do seu Dropbox para compartilhar documentos com sua equipe
  • Clicar na pasta com o botão direito e compartilhá-la com os membros da equipe
  • Colocar um arquivo na pasta compartilhada no seu computador, e o arquivo aparecerá automaticamente nas pastas do Dropbox dos membros da equipe.
  • Sempre que alguém editar o arquivo, a cópia de cada membro da equipe será sincronizada automaticamente.

Os dispositivos de armazenamento são uma opção muito mais intuitiva que um sistema como FTP, pois não precisam de nenhum software especial (ou de conexão com a internet). No entanto, também pode ser difícil lidar com dispositivos de armazenamento em espaços de trabalho que usam diversas plataformas. Como PCs e Macs requerem formatações de disco diversas, nem sempre é fácil compartilhar arquivos entre diferentes sistemas operacionais.

Configurar uma pasta compartilhada do Dropbox requer um pouco de esforço, mas, depois de criada, a pasta substitui dispositivos de armazenamento com muita eficiência. Uma pasta compartilhada também atualiza automaticamente os arquivos de seus colegas sempre que você fizer uma alteração. Isso significa que você não precisa se levantar e caminhar o escritório inteiro cada vez que quiser compartilhar uma atualização.


Como compartilhar um arquivo com um cliente?

Os dispositivos de armazenamento podem ser uma solução viável para a colaboração interna, mas as limitações ficam evidentes quando você tenta compartilhar documentos com um cliente que não esteja no mesmo lugar que a sua equipe.

É bem fácil entregar pendrives ou cartões SD a clientes, mas, se eles precisarem de relatórios de progresso frequentes, a necessidade da presença física desses dispositivos a cada transferência de arquivo se torna inconveniente demais.

Dispositivos
de armazenamento

  • Conectar o dispositivo de armazenamento ao computador.
  • Copiar o arquivo desejado para o dispositivo de armazenamento.
  • Ejetar o dispositivo de armazenamento com segurança.
  • Entregar o dispositivo de armazenamento ao cliente.

Dropbox

  • Clicar com o botão direito no arquivo na sua pasta do Dropbox
  • Selecionar o item de menu Compartilhar link do Dropbox para gerar um link de compartilhamento
  • Enviar o link ao seu cliente. O link pode ser visto ou baixado em qualquer navegador de internet

O Dropbox facilita muito o compartilhamento de arquivos com clientes. Como a transferência de arquivos se dá pela internet, você não precisa visitar clientes para mantê-los atualizados.


Como compartilhar arquivos grandes?

Um dos pontos fortes de dispositivos de armazenamento é lidar com arquivos grandes. Diferentemente do que acontece com servidores de e-mail (que impõem limites de tamanho de arquivo) e servidores de FTP (que precisam de software especializado), compartilhar documentos grandes através de um dispositivo de armazenamento é muito intuitivo.

Dispositivos
de armazenamento

  • Dispositivos formatados com um sistema de arquivos FAT32 impõem tamanho máximo de arquivo de 4 GB.
  • O outro único limite de tamanho é a capacidade do dispositivo de armazenamento.
  • Arquivos grandes devem ser copiados por inteiro após cada edição.

Dropbox

  • Não há restrições de tamanho de arquivo ao carregar pelo aplicativo do Dropbox
  • Quando você atualiza um arquivo enviado anteriormente, apenas as partes alteradas são enviadas ao Dropbox.

Como não é preciso ter conexão de rede, a transferência de arquivos através de dispositivos de armazenamento é incrivelmente rápida se o destinatário estiver num local próximo. No entanto, PCs e Macs requerem formatações de disco diversas, e cada formato tem diferentes limitações de volume e tamanho de arquivos.

O Dropbox combina as vantagens dos dispositivos de armazenamento com a conveniência da internet. Documentos grandes são tratados da mesma forma que documentos pequenos, então você pode trabalhar em equipe usando arquivos grandes sem nem pensar duas vezes. Embora o envio inicial possa demorar mais do que copiar um arquivo para um dispositivo de armazenamento, depois disso, o Dropbox só envia as partes do arquivo que sofreram alterações, o que agiliza as atualizações posteriores.


Como colaborar com outras pessoas usando o mesmo arquivo?

Duas pessoas estão trabalhando com o mesmo arquivo na mesma hora, o que normalmente resulta em conflitos: quais são as edições devem ser aceitas? Há formas bem diferentes de lidar com esse problema quando uma equipe trabalha com dispositivos de armazenamento em vez de usar o Dropbox.

Dispositivos
de armazenamento

  • Dispositivos de armazenamento não comportam resolução de conflitos
  • A cópia mais recente do arquivo substitui o trabalho de todos os outros usuários.
  • A solução costuma ser a restrição de apenas uma pessoa com acesso a um arquivo num dado momento.

Dropbox

  • Quando surge um conflito, o Dropbox salva as duas cópias do arquivo.
  • Isso permite que você veja as edições dos dois usuários e decida como devem ser mescladas.

A gestão de conflitos com um dispositivo de armazenamento está propensa a erro humano. Uma vez que há apenas uma cópia "ativa" do documento no dispositivo de armazenamento, é fácil perder alterações substituindo o arquivo. Sua equipe precisa ser muito cuidadosa para se certificar que apenas uma pessoa edita os arquivos de cada vez.

O procedimento em relação a cópias em conflitono Dropbox não deixa você sobrescrever o trabalho de outra pessoa.Se duas pessoas por acaso editarem o mesmo arquivo simultaneamente, o Dropbox avisa que há um conflito e deixa você decidir como integrar as mudanças de ambas as cópias.


Como gerenciar versões antigas de um arquivo?

Como ocorre em um servidor FTP, os dispositivos de armazenamento não acompanham as revisões dos arquivos. Essa característica introduz o risco de perda de alterações importantes, porque não há como voltar atrás e recuperar uma cópia mais antiga de um arquivo que tenha sido substituído por engano.

Dispositivos
de armazenamento

  • Dispositivos de armazenamento não comportam o acesso a versões de arquivos
  • Uma solução comum é o usuário copiar e renomear um arquivo para incluir o número de cada versão.

Dropbox

  • Clicar com o botão direito no arquivo na sua pasta do Dropbox
  • Selecionar a opção Visualizar versões anteriores no menu para listar o histórico de um arquivo.
  • Selecionar a versão desejada e clicar em Restaurar.

O Dropbox oferece um recurso integrado de versões de arquivos para que você não se preocupe com perda de informações. Cada edição salva é registrada nos bastidores, e você pode acessar o histórico completo de um arquivo com poucos cliques.